Hải Phòng đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số, lưu trữ và liên thông điện tử trong chuyển đổi số lĩnh vực Giáo dục & đào tạo
Ngày 17/5, Sở Thông tin và Truyền thông Hải Phòng, Sở Giáo dục & Đào tạo và công ty SAVIS đã phối hợp tổ chức Hội thảo Ứng dụng chữ ký số, lưu trữ và liên thông điện tử trong chuyển đổi số lĩnh vực Giáo dục & đào tạo thành phố Hải Phòng. Hội thảo được tổ chức dưới cả hai hình thức là trực tiếp và trực tuyến, kết nối đến 200 điểm cầu với hơn 800 trường Đại học, Cao đẳng, THPT, THCS, Tiểu học, Mầm non, các Phòng Giáo dục quận, huyện. Hội thảo có sự tham gia, phát biểu của đại diện Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Thông tin và Truyền thông, Ban Cơ yếu Chính phủ, lãnh đạo UBND thành phố, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng. Hải Phòng đang thúc đẩy mạnh mẽ chuyển đổi số, phát triển kinh tế số với mục tiêu đến năm 2025, thành phố nằm trong nhóm tỉnh, thành dẫn đầu về chuyển đổi số, theo xu hướng dựa vào đổi mới mô hình tăng trưởng, cơ cấu lại nền kinh tế theo định hướng phát triển 03 trụ cột chủ yếu: công nghiệp công nghệ cao, cảng biển – logistics, du lịch – thương mại. Trên cơ sở đó, đổi mới hệ thống chính trị và xây dựng nền hành chính hiện đại; phát triển kinh tế – xã hội dựa trên nền tảng công nghiệp sáng tạo được tổ chức sản xuất ở trình độ cao. Trong đó, Giáo dục và Đào tạo là một trong những lĩnh vực ưu tiên hàng đầu. Trong quá trình chuyển đổi số, chữ ký số và lưu trữ, liên thông điện tử đóng vai trò là xương sống. Tài liệu được ký số giúp hình thành tài liệu điện tử có giá trị pháp lý, sau đó được đưa vào lưu trữ, chia sẻ, kết nối, liên thông trên các hệ thống giao dịch điện tử, dịch vụ công trực tuyến giúp tạo nên những quy trình số hoàn chỉnh. Trước sự phát triển của công nghệ, các công cụ số thay thế dần giấy tờ truyền thống. Trong Giáo dục, hệ thống hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, học bạ điển tử, bảng điểm điện tử, chứng chỉ, chứng nhận điện tử… trở thành những thay đổi căn bản và thiết yếu. Vì thế, xây dựng hệ thống ký số, lưu trữ điện tử sẽ tạo nền tảng vững chắc để chuyển đổi số sâu rộng trong lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo. Trong khuôn khổ Hội thảo, đại diện Bộ Giáo dục và Đào tạo, ông Tô Hồng Nam – Phó Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin đã trình bày những thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đối số trên cả nước, định hướng chuyển đổi số Giáo dục – đào tạo cùng những khuyến nghị dành riêng cho Hải Phòng. Ông đặc biệt nhấn mạnh đến quan điểm cốt lõi trong chuyển đổi số Giáo dục và Đào tạo. Đó là: Khai thác tối đa tiến bộ công nghệ để giúp thầy dạy tốt hơn, trò học dễ hơn, quản lý nhẹ nhàng hơn, lấy con người là trung tâm, đổi mới nhận thức và tư duy, đổi mới phương pháp dạy và học, đổi mới quản lý là thước đo mức độ thành công của chuyển đổi số, hình thành những nền tảng giáo dục mở phục vụ cộng đồng, dựa trên sức mạnh cộng đồng. Cùng với đó là những vấn đề đặt ra về chuyển đổi số trong lĩnh vực Giáo dục và đào tạo được ông Bùi Văn Kiệm – Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo Hải Phòng chia sẻ thẳng thắn. Trong bài trình bày Tổng quan chuyển đổi số, chữ ký số và lưu trữ điện tử trong lĩnh vực Giáo dục và đào tạo, ông Hoàng Nguyên Vân – Phó Viện trưởng Viện Sáng tạo và Chuyển đổi số, Chủ tịch HĐQT công ty SAVIS đã có những góc nhìn toàn diện về tiêu chuẩn ký số gắn liền với lưu trữ điện tử lâu dài trong tổ chức. Ông cho rằng: “Với những phương thức ký số thông thường đang được sử dụng phổ biến hiện nay, tài liệu điện tử không được bảo vệ. Chứng thư số thường chỉ có giá trị trong khoảng từ 3 năm. Sau thời gian này, nếu không được ký lại thì tài liệu sẽ không thể xác thực được và trở thành file rác. Trong trường hợp yêu cầu lưu trữ dài hạn, toàn vẹn dữ liệu, tra cứu xác thực lâu dài thì việc triển khai chữ ký số cơ bản sẽ ko đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật. Thêm nữa, thời gian ký số là thời gian của thiết bị hoặc server ký số, có thể dễ dàng bị thay đổi bởi những công cụ đơn giản, khiến những tài liệu, chứng từ nhạy cảm về thời gian như học bạ điện tử, hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử, chứng chỉ, chứng nhận điện tử… có khả năng dễ bị giả mạo, gian lận, dẫn đến việc không chứng minh được mốc thời gian tài liệu chính xác về hiệu lực chữ ký số khi xảy ra tranh chấp bất cứ vấn đề gì về pháp luật.” Để giải quyết bài toán này, chúng ta cần chú trọng xây dựng hệ thống ký số, lưu trữ điện tử chuẩn chỉnh ngay từ đầu để tránh lãng phí thời gian và chi phí khắc phục hậu quả. Đó là ký số theo tiêu chuẩn ký số nâng cao AdES, công nghệ xác thực lâu dài LTV, LTANS, gắn ký đóng dấu thời gian Timestamp cho phép kéo dài hiệu lực xác thực, đảm bảo tính toàn vẹn lâu dài của tài liệu trong 10 năm, 20 năm
SAVIS và VietinBank Capital ký kết hợp tác chiến lược
Với mục tiêu thúc đẩy hợp tác, xây dựng mối quan hệ bền vững, tạo liên kết phát triển lâu dài, phát huy thế mạnh trên các lĩnh vực hoạt động của mỗi bên, nâng cao năng lực cạnh tranh, mở rộng khả năng tiếp cận thị trường và các mô hình kinh doanh mới thông qua quá trình chuyển đổi số, công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS và công ty Quản lý Quỹ VietinBank đã quyết định ký kết hợp tác chiến lược. VietinBank Capital là Công ty 100% vốn của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Vietinbank) hoạt động trong lĩnh vực đầu tư chứng khoán, quản lý quỹ đầu tư, danh mục đầu tư và tư vấn đầu tư chứng khoán. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trên thị trường, Vietinbank Capital đã và đang khẳng định vị thế, thương hiệu của mình trên thị trường tài chính, là đối tác chiến lược của nhiều doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước. Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS nằm trong TOP 10 doanh nghiệp Công nghệ Thông tin hàng đầu Việt Nam cung cấp Nền tảng – Dịch vụ – Giải pháp chuyển đổi số và Bảo mật – An toàn thông tin. Với vị thế của một doanh nghiệp công nghệ hàng đầu, SAVIS tập trung xây dựng nền tảng số phục vụ hoàn thiện hệ thống Chính quyền số, kết nối người dân – doanh nghiệp – cơ quan quản lý nhà nước, xây dựng đồng bộ Tài chính số, Y tế số, Giáo dục số, Truyền hình – Truyền thanh thông minh… SAVIS đang là thương hiệu số một về cung cấp các giải pháp, dịch vụ ký số tại Việt Nam. Với những thế mạnh đó, hai bên thống nhất ký kết hợp tác chiến lược, hướng tới mục tiêu thúc đẩy hợp tác, xây dựng mối quan hệ bền vững, tạo liên kết phát triển lâu dài, phát huy thế mạnh trên các lĩnh vực hoạt động của mỗi bên, nâng cao năng lực cạnh tranh, mở rộng khả năng tiếp cận thị trường và các mô hình kinh doanh mới thông qua quá trình chuyển đổi số. Cụ thể, SAVIS sẽ cùng VietinBank Capital xây dựng chiến lược công nghệ thông tin giai đọan 2022 – 2025; xây dựng, triển khai, áp dụng, tư vấn pháp lý về số hóa quy trình số; xây dựng nền tảng tài chính số với tiêu chuẩn mở như: OPEN Finance, OPEN API, OPEN Platform phục vụ triển khai số hóa tổ chức cũng như mở rộng hệ sinh thái tài chính số của VietinBank Capital; tích hợp các giải pháp ký số e-Signature, e-Timestamp, Blockchain và lưu trữ điện tử trong quy trình số. Đồng thời, VietinBank Capital sẽ quản lý danh mục đầu tư, tư vấn đầu tư chứng khoán cho SAVIS. Ông Khổng Phan Đức – Chủ tịch HĐTV Vietinbank Capital tại Lễ ký kết Ông Khổng Phan Đức – Chủ tịch HĐTV Vietinbank Capital chia sẻ: “Với định hướng đẩy mạnh hơn nữa doanh thu từ mảng dịnh vụ trong giai đoạn tới, VietinBank Capital đang tái định hình lại sản phẩm của mình nhằm phục vụ và đáp ứng tốt nhất các nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng. Bên cạnh đó, VietinBank Capital cũng đang quyết tâm thực hiện chuyển đổi số một cách toàn diện, đồng bộ để hiện đại hoá các giao dịch, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng khi sử dụng hệ thống dịch vụ của VietinBank Capital. Xuất phát từ mong muốn trên, qua quá trình thương thảo, tìm kiếm cơ hội hợp tác, VietinBank Capital nhận thấy Công ty SAVIS là đối tác để VietinBank Capital có thể tin tưởng, đồng hành lâu dài trong quá trình chuyển đổi số của mình để cùng nhau tạo dựng những giá trị mới trong tương lai.” Ông Hoàng Nguyên Vân – Chủ tịch HĐQT công ty SAVIS tại Lễ ký kết Cũng tại sự kiện, đại diện SAVIS, ông Hoàng Nguyên Vân – Chủ tịch HĐQT công ty nhấn mạnh: “Chuyển đổi số sẽ giúp các tổ chức tài chính – ngân hàng tiếp cận những thị trường mới và hội nhập sân chơi quốc tế với một hệ thống giao dịch điện tử đồng bộ theo một tiêu chuẩn kỹ thuật chung. Với kinh nghiệm và cách tiếp cận sáng tạo, SAVIS đã triển khai thành công những dự án số hóa, chuyển đổi số lĩnh vực. Chúng tôi tin tưởng rằng hai bên sẽ hợp tác thành công để mang đến những thay đổi vượt bậc trong hoạt động kinh doanh, trải nghiệm khách hàng của cả VietinBank Capital và SAVIS.” Lễ ký kết hợp tác chiến lược là một khởi đầu quan trọng cho sự hợp tác toàn diện của hai công ty. Hy vọng với nền tảng, kinh nghiệm đã có cùng sự quyết tâm thay đổi, SAVIS và VietinBank Capital sớm đạt được những kết quả tích cực
Lưu trữ điện tử lâu dài với công nghệ ký số nâng cao, ký số xác thực lâu dài LTV
Công nghệ ký số nâng cao, ký số xác thực lâu dài LTV giúp đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn thông tin của tài liệu điện tử, đáp ứng những yêu cầu trong lưu trữ điện tử lâu dài 10 năm, 20 năm, 50 năm hoặc vĩnh viễn. 1.Rủi ro khi lưu trữ tài liệu điện tử Ký số đang được sử dụng phổ biến trong xác thực và đảm bảo tính toàn vẹn, chống chối bỏ của tài liệu điện tử. Với các phương thức ký số cơ bản thông thường, thời hạn chứng thư số gắn liền với giá trị bằng chứng, chứng cứ của tài liệu. Chứng thư số thường chỉ có giá trị trong khoảng từ 3 – 5 năm. Sau thời gian này, nếu không được ký lại thì tài liệu sẽ không thể xác thực được và trở thành file rác. Trong trường hợp yêu cầu lưu trữ dài hạn, toàn vẹn dữ liệu, tra cứu xác thực lâu dài thì việc triển khai chữ ký số cơ bản sẽ ko đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật. Đồng thời, đối với ký số thông thường, thời gian ký số hiển thị là thời gian của thiết bị hoặc server ký số, có thể dễ dàng bị thay đổi bởi những công cụ đơn giản, khiến những tài liệu, chứng từ nhạy cảm về thời gian như giao dịch tài chính, ngân hàng, chứng khoán, hợp đồng mua – bán, bệnh án điện tử, văn bằng chứng nhận sở hữu trí tuệ, bản quyền tác giả… có khả năng dễ bị giả mạo, gian lận, dẫn đến việc không chứng minh được mốc thời gian tài liệu chính xác về hiệu lực chữ ký số khi xảy ra tranh chấp bất cứ vấn đề gì về pháp luật. Trong trường hợp chứng thư số bị hết hạn thì việc xác minh thời gian ký số và tính toàn vẹn của tài liệu điện tử là không thể thực hiện được. Văn bản, tài liệu điện tử khi đó không những mất giá trị về mặt pháp lý mà còn mất khả năng trở thành bằng chứng, chứng cứ. Ngoài ra, văn bản điện tử thường được lưu về các định dạng phổ biến như: PDF, JPG, PNG,… Các định dạng này không đáp ứng tiêu chuẩn định dạng tài liệu trong lưu trữ tài liệu lâu dài nên không đảm bảo tính toàn vẹn và pháp lý cho các tài liệu điện tử cần lưu trữ dài hạn, lưu trữ vĩnh viễn. 2.Công nghệ xác thực lâu dài LTV trong lưu trữ điện tử Long-term Validation (LTV) là một thành phần quan trọng trong tiêu chuẩn ký số nâng cao dành cho định dạng văn bản điện tử PDF như CAdES, PadES, XadES,…. Tiêu chuẩn ký số nâng cao được thiết lập dựa trên tiêu chí cho phép các tài liệu điện tử đã ký số có thể lưu trữ, tra cứu và hữu hiệu trong vòng 20 năm, 50 năm hoặc vĩnh viễn. Trong bất cứ thời điểm nào ở tương lai, vượt qua những thay đổi của công nghệ, người dùng vẫn có thể xác thực được tài liệu điện tử và hiệu lực của chữ ký số trên tài liệu tại thời điểm ký mà không phụ thuộc vào thời hạn chứng thư số. Đặc biệt, công nghệ LTV cùng với ký số đóng dấu thời gian Timestamp xác thực cao nhất sự tồn tại của dữ liệu tại một mốc thời gian nhất định và đảm bảo sự toàn vẹn dữ liệu trong quá trình vận chuyển, lưu trữ cũng như chống gian lận, giả mạo cao nhất khi giao dịch điện tử. 3.SAVIS eArchive – Giải pháp số hóa, lưu trữ điện tử đầu tiên tích hợp công nghệ ký số nâng cao, ký số xác thực lâu dài LTV SAVIS eArchive là giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tích hợp công nghệ ký số nâng cao, ký số xác thực lâu dài LTV, ký số đóng dấu thời gian timestamp, đồng thời tuân thủ khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – ISO 14721:2012 và đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào, yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Thêm vào đó, tài liệu điện tử lưu trữ trên SAVIS eArchive được chuyển đổi và lưu trữ dưới các định dạng chuẩn cho lưu trữ lâu dài như PDF/A, XML đảm bảo khả năng truy cập, xác thực, toàn vẹn và chống chối bỏ trong dài hạn, không phải chuyển đổi định dạng, không phải ký lại khi chứng thư số hết hạn. Từ đây, các tổ chức có thể xây dựng môi trường làm việc số không giấy tờ, không phải in ấn chứng từ cuối ngày để lưu trữ tại các kho vật lý. Nhờ đó, SAVIS eArchive đã giải quyết triệt để bất cập lớn nhất trong tổ chức là xây dựng các kho lưu trữ số tiêu chuẩn phục vụ nhu cầu lưu ngày càng lớn đối với tài liệu điện tử sinh ra trong quá trình làm việc, giao dịch số. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu TẠI ĐÂY! —————- Chuyên gia về ký số và lưu trữ điện tử Nhà cung cấp số 1 về cung cấp giải pháp – dịch vụ ký số Nhà cung cấp dịch vụ ký số từ xa Remote Signing đầu tiên cung cấp đầy đủ các dịch vụ từ ký số cơ bản, ký số nâng cao, ký số xác thực lâu dài SAVIS eArchive – Giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tuân thủ khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – ISO 14721:2012 TrustCA Timestamp – Dịch vụ chứng thực điện tử cấp dấu thời gian đầu tiên và duy nhất tại
Lưu trữ điện tử – Hệ thống quan trọng của quy trình số
Lưu trữ điện tử có khả năng kết nối toàn bộ những công cụ làm việc số như phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, quản lý khách hàng CRM, quản lý doanh nghiệp ERP… để tạo thành một hệ thống số hóa hoàn thiện từ khởi tạo, ký số, truyền gửi đến lưu trữ lâu dài trong tổ chức, doanh nghiệp. Đây là một trong những hệ thống quan trọng nhất của quy trình làm việc số. 1. Lưu trữ điện tử là một trong những hệ thống quan trọng nhất của quy trình làm việc số, tại sao? Một tổ chức hay doanh nghiệp với đầy đủ các công cụ quản lý, quy trình tự động hóa, ký điện tử, ký số, nhưng lại thiếu hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử như một hệ thống lưu trữ tài liệu thiếu tủ cất giữ, lưu trữ tài liệu giấy vậy. Điều này dẫn đến việc tài liệu lưu trữ bị rời rạc, cát cứ, thiếu tập trung, dễ thất lạc, không bảo mật, gặp khó khăn trong quản lý, tìm kiếm, truy xuất, kiểm tra… Trước sự phát triển của công nghệ, các công cụ số thay thế dần giấy tờ truyền thống. Hệ thống hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, sao kê ngân hàng, thỏa thuận bảo mật thông tin, đơn đặt hàng, đề nghị mua bán, thanh toán,… đang ngày càng trở nên phổ biến. Vì thế, lưu trữ tài liệu điện tử sẽ là nhu cầu tất yếu, là hệ thống quan trọng trong một quy trình số hóa hoàn chỉnh của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, hệ thống lưu trữ điện tử trong tổ chức thường thiếu sự đồng bộ và không đáp ứng tiêu chuẩn lưu trữ cần thiết. Những định dạng file lưu trữ phổ biến như PDF hay PNG, JPG không phải là những định dạng chuẩn cho lưu trữ lâu dài, khiến tài liệu đứng trước nguy cơ không thể đọc hay truy cập được bởi sự thay đổi của công nghệ trong tương lai. Nếu không thận trọng với vấn đề này ngay từ đầu, các tổ chức sẽ mất nhiều thời gian và chi phí để chuyển đổi sang đúng định dạng chuẩn, đi kèm với đó là những rủi ro bị rò rỉ, đánh cắp thông tin. 2. Trusted Archive – Giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tuân thủ theo tiêu chuẩn quốc tế tại Việt Nam Việc xây dựng kho lưu trữ số cần được ưu tiên đầu tư và xây dựng đúng tiêu chuẩn về lưu trữ điện tử là đặc biệt quan trọng. Bởi khi tổ chức, doanh nghiệp sử dụng hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử không đạt chuẩn, các file tài liệu điện tử sẽ trở thành file rác do phương thức xác thực điện tử như ký số, ký điện tử chỉ có giá trị tối đa trong vòng 3 năm – 5 năm nếu không được gia hạn thêm thời gian hiệu lực. Với những công nghệ hiện đại cùng sự thấu hiểu nhu cầu khách hàng, giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử tin cậy – Trusted Archive là giải pháp giúp giải quyết triệt để bài toán lưu trữ tài liệu điện tử lâu dài, quản lý, phân quyền, truy xuất tài nguyên trong mọi tổ chức từ nhiều lĩnh vực: Tài chính – Ngân hàng, Bảo hiểm, Y tế, Chăm sóc sức khỏe, Giáo dục, Chính phủ – Nhà nước, … Tại Việt Nam, Trusted Archive là giải pháp đầu tiên và duy nhất tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế theo khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS và ký số xác thực lâu dài LTV, LTANS phục vụ lưu trữ lâu dài, đồng thời đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. 3. Công nghệ Big Data – Lợi thế công nghệ Với lợi thế mang lại từ công nghệ Big Data và Elasticsearch,Trusted Archive có khả năng lưu trữ hàng triệu tài liệu với nhiều định dạng khác nhau và truy tìm chính xác trong vài giây. Trusted Archive đảm bảo tính toàn vẹn, tính pháp lý, xác thực của tài liệu điện tử được lưu trữ nhờ khả năng hỗ trợ các chuẩn ký số nâng cao lâu dài như CadES, PadES, XadES; dấu thời gian TrustCA Timestamp; công nghệ xác thực lâu dài LTV, LTANS cho phép lưu trữ, quản lý tài liệu chất lượng cao từ 10 năm, 20 năm, 50 năm hoặc vĩnh viễn. Đồng thời, Trusted Archive còn có khả năng mở rộng linh hoạt, tích hợp không giới hạn với các hệ thống thông tin sẵn có của tổ chức thông qua API, từ đó người dùng có thể xây dựng một hệ thống làm việc số kết nối, xuyên suốt, quản lý tập trung, thống nhất và theo thời gian thực. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn TẠI ĐÂY!
Hợp đồng điện tử SAVIS eContract – Giao kết thông minh, an ninh mọi lúc
Trong thời đại phát triển của công nghệ thông tin, ký kết hợp đồng truyền thống đang dần được thay thế bằng hợp đồng điện tử nhờ sự tiện lợi, thông minh, nhanh chóng, không cần phải gặp mặt trực tiếp hay chờ đợi chuyển phát hồ sơ giấy thông thường, tất cả chỉ gói gọn trong cùng một hệ thống quản lý. 1. Hợp đồng điện tử là gì? Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử 2. Hợp đồng điện tử có ưu thế gì hơn so với hợp đồng giấy truyền thống?3. Giải pháp hợp đồng điện tử SAVIS eContract 1. Hợp đồng điện tử là gì? Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử Theo điều 33, Luật Giao dịch điện tử 2005, hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, thực hiện trên các phương tiện thiết bị điện tử, từ tính, công nghệ điện toán đám mây, kỹ thuật số. Hợp đồng điện tử chính là giải pháp tối ưu khi cho phép các doanh nghiệp ký kết hợp đồng từ xa, mọi lúc, mọi nơi đặc biệt trong thời điểm dịch bệnh Covid-19 đang diễn biến khá phức tạp. Tuy nhiên, để tận dụng tối ưu công cụ này, doanh nghiệp cần hiểu và nắm rõ khung pháp lý cho việc ký kết, thực hiện giao dịch hợp đồng điện tử. Về mặt giá trị pháp lý, hợp đồng điện tử có giá trị tương đương hợp đồng giấy và không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Đồng thời, hợp đồng điện tử phải đáp ứng đầy đủ những điều kiện sau: Toàn vẹn và xác thực về nội dung: hợp đồng điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn về mặt nội dung, không thể thay đổi, sửa xóa thông tin. Xác thực tài liệu: có thể xác thực thông tin người ký, thời gian ký trong dài hạn, đáp ứng yêu cầu lưu trữ với từng loại hợp đồng, chứng từ. Khả năng truy cập: Bản hợp đồng điện tử có thể đọc được, xem được bằng phương pháp mã hóa hợp pháp mà hai bên thỏa thuận với nhau. 2. Hợp đồng điện tử có ưu thế gì hơn so với hợp đồng giấy truyền thống? Hợp đồng điện tử đang chiếm ưu thế lớn so với hợp đồng giấy truyền thống, đặc biệt là trong thời điểm dịch Covid-19 bùng phát. Theo dõi bảng dưới đây để thấy rõ về những ưu thế vượt trội của hợp đồng điện tử so với hợp đồng giấy truyền thống: Hợp đồng điện tử Hợp đồng giấy truyền thống Quy trình – Quy trình trực tuyến – online– Tự động hóa quy trình, 100% không giấy tờ – Quy trình trực tiếp offline – phức tạp– Giấy tờ nhiều, khó khăn trong quá trình lưu trữ Hình thức Hệ thống điện tử, không giấy tờ Giấy tờ truyền thống Phương thức – Ký trực tiếp bằng máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh.– Ký kết từ xa, mọi lúc, mọi nơi– Có thể ký nhiều hợp đồng cùng một lúc. – Ký tay và đóng dấu đỏ trên hợp đồng giấy– Bắt buộc phải ký và đóng dấu từng hợp đồng bằng tay Nội dung Ngoài các nội dung như Hợp đồng truyền thống, các bên giao kết hợp đồng điện tử có thể thoả thuận về: Nội dung của hợp đồng truyền thống – Yêu cầu kỹ thuật– Chứng thực chữ ký điện tử– Các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật – Đối tượng của hợp đồng;– Số lượng, chất lượng;– Giá, phương thức thanh toán;– Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng;– Quyền, nghĩa vụ của các bên;-Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng;– Phương thức giải quyết tranh chấp giữa các bên Phương thức ký kết Ký điện tử, ký số Ký tay Lưu trữ hợp đồng Lưu trữ tập trung, bảo mật tối đa, dễ dàng tìm kiếm tài liệu khi cần đến. Lưu tại các kho lưu trữ vật lý truyền thống, khó đảm bảo an ninh hồ sơ, tài liệu – Lưu trữ điện tử an toàn với hệ thống bảo mật đạt tiêu chuẩn quốc tế.– Dễ dàng quản lý trạng thái, tra cứu, tìm kiếm hợp đồng theo từ khóa và các trường thông tin – Lưu trữ trực tiếp trong nhà kho tài liệu, tốn không gian và công sức cất giữ – lưu trữ tài liệu giấy– Rủi ro mất mát, thất lạc, mối mọt ăn giấy, mục nát giấy tờ,…– Khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu.– Hệ thống bảo mật không được đảm bảo, khó kiểm soát, quản lý Chi phí Tiết kiệm thời gian và chi phí lên đến 90% Thời gian để hoàn tất một bộ hợp đồng kéo dài, chi phí chuyển phát, lưu kho lớn – Không cần phải chi trả phí chuyển phát giấy tờ, in ấn, lưu kho.– Người ký có thể linh động trong thời gian và địa điểm ký kết hợp đồng. – Mất thời gian chờ đợi khách hàng phản hồi thông tin mới có thể tiếp tục quy trình giao dịch.– Phụ thuộc thời gian của lãnh đạo khi phải chờ đợi họ ký chữ ký.– Tốn thời gian chuyển phát hợp đồng qua lại hai bên, rủi ro thất lạc hợp đồng ở mức độ cao. 3. Giải pháp hợp đồng điện tử SAVIS eContract Hợp đồng điện tử có rất nhiều ưu thế nếu so sánh với hợp đồng truyền thống. Tuy nhiên, hợp đồng điện tử vẫn luôn tồn tại những rủi ro về khả năng xác thực người ký, thời gian ký (không thể xác thực người ký, thời gian ký khi chứng thư số hết hạn), khả năng truy cập, đọc, xem tài liệu
SAVIS phối hợp tổ chức Hội thảo “Chữ ký số và Lưu trữ điện tử tập trung – Nền tảng xây dựng Chính quyền số và Công dân số”
Hội thảo Chữ ký số và Lưu trữ điện tử tập trung – Nền tảng xây dựng Chính quyền số và Công dân số tổ chức tại Hải Phòng ngày 24/02/2022. Sự kiện nhằm thúc đẩy công cuộc chuyển đổi số, xây dựng dữ liệu số toàn diện, liên thông trong toàn bộ hệ thống chính trị, phục vụ người dân, doanh nghiệp trên địa bàn Hải Phòng. Hội thảo được tổ chức bởi Sở Thông tin và Truyền thông Hải Phòng, Viện Sáng tạo và Chuyển đổi số cùng Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS với sự tham gia của đại diện Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Nội vụ, Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo cùng lãnh đạo thành phố Hải Phòng. Chuyển đổi số là động lực trong phát triển thành phố Hải Phòng, là nhiệm vụ trọng tâm, xuyên suốt trong lãnh đạo của các cấp ủy đảng, trong toàn bộ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, người dân và doanh nghiệp nhằm phục vụ tốt nhất nhiệm vụ phát triển kinh tế – xã hội thành phố. Trong đó, dữ liệu số là nguồn tài nguyên, kết quả quan trọng của quá trình làm việc số, cần được xây dựng, lưu trữ, thống nhất, chia sẻ trên toàn bộ hệ thống, đồng thời bảo đảm tính bảo mật, xác thực lâu dài. Công tác lưu trữ đang ở thời khắc chuyển đổi vô cùng quan trọng mang tính cách mạng. Khác biệt với việc lưu trữ văn bản giấy, lưu trữ văn bản điện tử cần đảm bảo hạ tầng kỹ thuật và đặc biệt là yêu cầu định danh, xác thực người dùng thông qua hệ thống chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật và giá trị pháp lý khi thực hiện trên môi trường điện tử. Chữ ký số và lưu trữ tài liệu điện tử giúp hình thành những kho lưu trữ số đáp ứng tiêu chuẩn sẽ tạo nền tảng xây dựng Chính quyền số, công dân số. Tại Hội thảo, các diễn giả từ Bộ Nội vụ, Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Hậu Giang, Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS chia sẻ về các vấn đề nền tảng xây dựng Chính quyền số, Công dân số như: Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước; Thời cơ, thách thức và định hướng chuyển đổi số trong lĩnh vực Y tế, Giáo dục; Ký số, lưu trữ điện tử lâu dài và xác thực tài liệu điện tử; Ứng dụng chữ ký số trong dịch vụ công trực tuyến, giao dịch điện tử. Theo đó, các ý kiến tại Hội thảo tập trung chia sẻ về những quan điểm mới, mục tiêu về lưu trữ lịch sử, lưu trữ chuyên ngành, trách nhiệm của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; chia sẻ về các vấn đề phát triển chính phủ số, kinh tế số, xã hội số trong y tế; chuyển đổi số trong chăm sóc sức khỏe và phòng bệnh; chuyển đổi số bệnh viện; đồng thời đưa ra một số khuyến nghị trong công tác chuyển đổi số ngành giáo dục và đào tạo Hải Phòng. Về lưu trữ điện tử, ông Hoàng Nguyên Vân – Phó viện trưởng Viện Sáng tạo và Chuyển đổi số, Chủ tịch HĐQT công ty SAVIS nhấn mạnh: “Ký số, lưu trữ điện tử lâu dài và xác thực tài liệu điện tử – Nền tảng xây dựng Chính quyền số, Doanh nghiệp số và Công dân số”. Ông khẳng định: “Để xây dựng kho lưu trữ số tập trung cần đồng thời hoàn thiện hai vấn đề cốt lõi: khung pháp lý và khung kỹ thuật. Hiện nay, luật lưu trữ và các nghị định, thông tư liên quan chưa theo kịp các nhu cầu về hình thành, quản lý văn bản điện tử trong thực tiễn. Khung kỹ thuật chưa đầy đủ, chưa có quy định khung kiến trúc cho lưu trữ điện tử. Ký số và ký điện tử trên tài liệu gặp rủi ro: làm sao xác thực được nếu thời hạn chữ ký số hết hiệu lực (do bị thu hồi hay hết hạn), làm sao xác minh được tài liệu điện tử gốc không bị giả mạo sau 5 năm, 15 năm, 20 năm hoặc lâu hơn nữa”. Với quá trình nghiên cứu và tham khảo mô hình lưu trữ của châu Âu, Mỹ, ông đề xuất xây dựng Khung kiến trúc lưu trữ số Việt Nam áp dụng mô hình OAIS – ISO 14721:2012 và ISO 14721:2012. Lưu trữ điện tử là một ngành đặc thù. Lưu trữ điện tử luôn song hành với hệ thống chứng thực điện tử, ký số đóng dấu thời gian Timestamp, ký số lưu trữ lâu dài LTANS, LTV,.. đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và khả năng truy cập phục vụ lưu trữ lâu dài, lưu trữ vĩnh viễn.” Hội thảo cũng chia sẻ kinh nghiệm thực tế đã triển khai tại tỉnh Hậu Giang, tính pháp lý của hồ sơ nộp trực tuyến, khó khăn, vướng mắc và những giải pháp. Để ứng dụng chữ ký số hiệu quả trong thực tế, địa phương đã kết hợp hai giải pháp ký số truyền thống USB token và ký số từ xa, đề xuất doanh nghiệp công nghệ hỗ trợ giải pháp ký số trong giai đoạn thí điểm, tài trợ chi phí cho người dân sử dụng chữ ký số giúp hình thành thói quen, triển khai ký số hồ sơ dịch vụ công trực tuyến trên điện thoại thông minh. Hội thảo được tổ chức tại Hải Phòng là cơ hội để các Sở, ngành, quận, huyện và các đơn vị liên quan trên địa bàn thành phố được nghe và chia sẻ
Chứng nhận QTSP – Khác biệt của Dịch vụ ký số theo mô hình ký số từ xa Remote Signing từ một nhà cung cấp dịch vụ tin cậy QTSP theo quy định EU eIDAS
Chứng nhận QTSP – là một trong những chứng nhận quan trọng nhất thuộc Quy định về Định danh điện tử và Dịch vụ tin cậy của Liên minh châu Âu (eIDAS) và cũng là tiền đề cho việc hợp pháp hóa các hợp đồng điện tử, văn bản điện tử, chứng từ điện tử ký kết giữa các cá nhân, tổ chức Việt Nam với đối tác EU. Dịch vụ ký số theo mô hình ký số từ xa Remote Signing từ một nhà cung cấp dịch vụ QTSP có rất nhiều khác biệt. 1. Chứng nhận QTSP Quy định số 910/2014 của Liên minh châu Âu (còn được gọi là Quy định eIDAS) về định danh điện tử và dịch vụ tin cậy là khung pháp lý toàn diện nhất cho chữ ký điện tử, con dấu điện tử, dấu thời gian điện tử, vận chuyển điện tử và chứng thực trang điện tử. Theo đó, eIDAS công nhận tính hợp pháp của các dịch vụ tin cậy và văn bản điện tử, cho phép ứng dụng dịch vụ tin cậy điện tử, chữ ký điện tử, con dấu điện tử, dấu thời gian điện tử xuyên biên giới giữa toàn bộ các quốc gia thành viên EU. Các cá nhân, tổ chức, cơ quan chức năng của châu Âu không thể từ chối tính bằng chứng của các chứng cứ chỉ vì chúng ở dạng điện tử. Để tạo dựng niềm tin giữa các tổ chức, cá nhân trong thị trường chung châu Âu, quy định eIDAS áp dụng chứng nhận Nhà cung cấp dịch vụ tin cậy đảm bảo (QTSP) như một tiêu chuẩn cao nhất về sự an toàn, tin cậy, bảo mật trong giao dịch điện tử. Hiện nay, chỉ có chữ ký điện tử đảm bảo QES cho cá nhân, con dấu điện tử đảm bảo cho tổ chức QSeal cung cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ tin cậy đảm bảo QTSP được công nhận trên toàn lãnh thổ EU về hiệu lực pháp lý tương đương chữ ký tay hoặc dấu mộc của tổ chức mà không phải trải qua bất cứ thủ tục đánh giá hay giải trình nào khác. Để trở thành Nhà cung cấp dịch vụ tin cậy đảm bảo QTSP, các tổ chức bắt buộc trải qua các cơ chế kiểm định, đánh giá nghiêm ngặt của Cơ quan giám sát quốc gia – Supervisory Body (SB) từ khâu chuẩn bị đánh giá đến khâu hậu kiểm và duy trì dịch vụ sau đánh giá. Tất cả các danh mục quy định bởi eIDAS phải được tuân thủ tuyệt đối trước khi chính thức cung cấp dịch vụ. Trong quá trình hoạt động, nhằm duy trì mức độ tín nhiệm, các QTSP được yêu cầu thực hiện đánh giá tính tuân thủ bởi các cơ quan kiểm định – Conformity Assessment Body (CAB) của EU ít nhất 2 năm/lần. >>> Những thế mạnh giúp SAVIS dẫn đầu thị trường chữ ký số tại Việt Nam >>> Ký hợp đồng điện tử: Làm thế nào để giảm rủi ro pháp lý cho cả hai bên? >>> Những quy định pháp lý trong giao dịch điện tử của Việt Nam 2. Sự khác biệt của Dịch vụ ký số theo mô hình ký số từ xa Remote Signing từ một nhà cung cấp dịch vụ tin cậy QTSP theo quy định EU eIDAS – TrustCA Qualified Remote Signing Tháng 7/2021, SAVIS chính thức trở thành nhà cung cấp dịch vụ tin cậy QTSP về dịch vụ ký số, con dấu điện tử đảm bảo theo mô hình ký số từ xa Remote Signing, ký số HSM đầu tiên tại Việt Nam theo quy định EU eIDAS. Nghĩa là toàn bộ 27 nước châu Âu hoàn toàn công nhận dịch vụ chữ ký số,con dấu đảm bảo theo mô hình ký số từ xa do SAVIS cung cấp. Hoạt động theo cơ chế xác thực bảo mật SCAL2, hệ thống đảm bảo chỉ người ký mới có quyền kích hoạt khóa ký lưu bảo mật trên thiết bị mã hóa HSM, kiểm soát duy nhất khóa ký, tuân thủ đầy đủ yêu cầu về Module SAM với chứng nhận CC EAL4+ với EN 419 241-2. So sánh với các quy định pháp luật Việt Nam như Nghị định 130/2018/NĐ-CP và Thông tư 16/2019/TT-BTTTT, SAVIS đủ năng lực cung cấp dịch vụ ký số theo mô hình ký số từ xa, đáp ứng đầy đủ những tiêu chuẩn kỹ thuật bắt buộc về dịch vụ chứng thực điện tử và chữ ký số, đồng thời vượt trội hơn ở quy trình quản lý, vận hành, an ninh hệ thống theo các tiêu chuẩn cao nhất của Quy định eIDAS và ISO/IEC 27001. Do đó, các dịch vụ ký số do SAVIS cung cấp được chấp nhận rộng rãi không những ở Việt Nam mà cả thị trường EU cho thương mại xuyên biên giới. >>> TrustCA – Thương hiệu cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của SAVIS >>> Lưu trữ điện tử, lưu trữ số – Nền tảng xây dựng quy trình số hoàn chỉnh cho mọi doanh nghiệp >>> Đảm bảo tính pháp lý, bằng chứng chứng cứ cho tài liệu trong lưu trữ điện tử Với những đơn vị cung cấp các dịch vụ, nền tảng về thanh toán điện tử, giao dịch điện tử như các tổ chức Tài chính – Ngân hàng, việc Việt Nam có một QTSP sẽ giúp giải quyết nút thắt lớn của hệ sinh thái tài chính số, ngân hàng số, ngân hàng mở hướng đến mở rộng thị trường và hội nhập sân chơi quốc tế, đó chính là sự thống nhất, liên thông trong quy trình định danh, xác thực điện tử an toàn, tạo ra một thị trường giao dịch điện tử đồng bộ theo một tiêu chuẩn kỹ thuật chung, giảm bớt tình
Đảm bảo tính pháp lý, bằng chứng chứng cứ cho tài liệu trong lưu trữ điện tử
Lưu trữ điện tử là một trong những hệ thống quan trọng nhất trong bất kỳ quy trình số hóa nào. Tuy nhiên, làm thế nào để đảm bảo tính pháp lý, bằng chứng chứng cứ của tài liệu khi lưu trữ phát sinh những vấn đề mới so với hệ thống lưu trữ giấy truyền thống. 1. Những rủi ro khi lưu trữ tài liệu điện tử Đối với lưu trữ giấy truyền thống, tài liệu được ký, đóng dấu là có thể yên tâm đưa vào lưu trữ 5 năm, 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn mà vẫn đảm bảo tuân thủ tính pháp lý và có giá trị bằng chứng, chứng cứ theo quy định hiện hành. Trong khi, nếu chuyển sang lưu trữ điện tử, bài toán về giá trị pháp lý của tài liệu phát sinh những vấn đề rủi ro mới. Phương thức xác thực như ký số thường chỉ có giá trị tối đa trong 3 – 5 năm. Điều này đồng nghĩa rằng sau khoảng thời gian này nếu không được ký lại hoặc áp dụng những giải pháp lưu trữ lâu dài thì các file điện tử sẽ mất hoàn toàn giá trị và trở thành file rác. Chữ ký số cơ bản sẽ có vòng đời phụ thuộc vào thời hạn chứng thư số và chỉ đáp ứng giao dịch điện tử cơ bản, có thời hạn lưu trữ ngắn hạn. Trong trường hợp yêu cầu lưu trữ dài hạn, toàn vẹn dữ liệu, tra cứu xác thực lâu dài thì việc triển khai chữ ký số cơ bản sẽ ko đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật. Đồng thời, phần lớn chữ ký số, chữ ký điện tử cơ bản hiện nay đang sử dụng nguồn thời gian là nguồn thời gian của máy tính, máy chủ ký số, máy chủ ứng dụng chữ ký số có thể can thiệp sửa đổi, gây rủi ro về tính bằng chứng, chứng cứ của tài liệu, thông điệp điện tử. Bên cạnh vấn đề về tính xác thực, định danh thì bảo vệ tính toàn vẹn về nội dung đối với tài liệu lưu trữ điện tử cũng là một vấn đề cần phải đặc biệt quan tâm. Những định dạng lưu trữ phổ biến như PDF không phải định dạng dành cho lưu trữ và có thể gây ra rủi ro tài liệu không thể truy cập được sau thời gian dài do công nghệ thay đổi. 2. Những giải pháp quan trọng trong lưu trữ điện tử lâu dài Thông điệp dữ liệu gắn kèm dấu thời gian Timestamp theo quy định tại Điều 30, Nghị định 130/2018/NĐ-CP là điều kiện đảm bảo tính tin cậy, chống chối bỏ cao nhất trong giao dịch điện tử. Việc triển khai, áp dụng thiếu triệt để các quy định pháp luật của người dùng và các đơn vị cung cấp dịch vụ đã gây ra những bất lợi trong lưu trữ điện tử lâu dài khi tài liệu không thể xác thực trong dài hạn, không thể chứng minh được giá trị pháp lý khi chứng thư số hết hạn hoặc bị thu hồi. Trong trường hợp áp dụng ký số đóng dấu thời gian timestamp từ nguồn thời gian tin cậy đáp ứng Thông tư 06/2015/TT-BTTTT, tài liệu điện tử sẽ có thể đưa vào lưu trữ dài hạn trong 5 năm, 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn, dễ dàng kiểm tra trạng thái chứng thư số tại thời điểm ký mà không phụ thuộc vào thời hạn chứng thư số. Cùng với các chuẩn ký nâng cao như CAdES, PadES, XadES,… cũng như gắn đóng dấu thời gian TrustCA Timestamp, công nghệ xác thực lâu dài LTV, LTANS cho phép lưu trữ, quản lý tài liệu chất lượng cao lâu dài. Là một chuyên gia về ký số và lưu trữ điện tử, SAVIS đã phát triển thành công Giải pháp số hoá, lưu trữ điện tử tập trung trên nền tảng Big Data – SAVIS eArchive. Đây là giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tuân thủ khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – ISO 14721:2012, ký số xác thực lâu dài LTV, LTANS phục vụ lưu trữ lâu dài theo tiêu chuẩn quốc tế, đồng thời đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Đặc biệt, SAVIS là tổ chức đầu tiên và duy nhất có khả năng cung cấp đồng thời cả hai dịch vụ quan trọng nhất trong ký số đó là: Dịch vụ chứng thực điện tử cấp dấu thời gian TrustCA Timestamp và Dịch vụ ký số, con dấu điện tử đảm bảo từ mô hình ký số từ xa Remote Signing theo tiêu chuẩn EU eIDAS QTSP – TrustCA Qualified Remote Signing. Năng lực công nghệ và hạ tầng do SAVIS nghiên cứu và triển khai có khả năng đáp ứng mọi tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình quản lý, vận hành, an ninh hệ thống theo các điều khoản khắt khe nhất của Quy định eIDAS, ISO/IEC 27001 cũng như các quy định của Việt Nam tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP và Thông tư 16/2019/TT-BTTTT đã giúp SAVIS có được lợi thế dẫn đầu thị trường, từ đó phát triển hệ giải pháp ký số toàn diện nhất, đảm bảo khả năng xác thực và lưu trữ lâu dài cho tài liệu điện tử. Tham khảo thêm hệ giải pháp của chúng tôi TẠI ĐÂY! SAVIS eArchive – Giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tuân thủ khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – ISO 14721:2012 TrustCA Timestamp – Dịch vụ chứng thực điện tử cấp dấu thời gian đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam TrustCA Qualified Remote Signing – Dịch
Lưu trữ điện tử, lưu trữ số – Nền tảng xây dựng quy trình số hoàn chỉnh cho mọi doanh nghiệp
Bên cạnh những phần mềm quản trị công việc, tự động hóa quy trình, phần mềm ký số thì xây dựng những kho lưu trữ điện tử, lưu trữ số sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp hoàn thiện quy trình số, môi trường làm việc số của mình. 1. Lưu trữ điện tử – Hệ thống quan trọng trong mọi lĩnh vực Tương tự như quy trình giấy tờ truyền thống, sau bước tạo lập sẽ đến trình ký, ký – đóng dấu, hoàn thiện và đưa vào kho lưu trữ, thì khi chuyển đổi thành quy trình điện tử cũng bao gồm những bước cơ bản: tạo lập văn bản, ký số theo quy trình, đưa vào kho lưu trữ điện tử. Một tổ chức với đầy đủ các công cụ quản lý công việc, quy trình tự động, ký điện tử, ký số nhưng lại thiếu một hệ thống lưu trữ điện tử chuyên biệt sẽ giống như thiếu những tủ lưu trữ, kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu giấy. Hệ quả có thể nhìn thấy rõ là tài liệu lưu trữ rời rạc, cát cứ, thiếu tập trung, thống nhất, dễ thất lạc, đánh cắp, gây khó khăn trong quản lý, tìm kiếm, truy xuất, thanh tra, kiểm tra… >>> Xác thực tài liệu điện tử lưu trữ lâu dài như thế nào? Hiện nay, mọi thứ đều đang hướng tới môi trường số, những tài liệu quan trọng của doanh nghiệp như hoá đơn, hợp đồng, sao kê ngân hàng, đề nghị mua bán… đang dần chuyển sang dạng thức điện tử. Hợp đồng điện tử, hoá đơn điện tử, sao kê điện tử, chứng từ điện tử đã trở nên quen thuộc với mỗi tổ chức và sẽ còn phổ biến mạnh mẽ hơn trong tương lai gần. Những hệ thống lưu trữ điện tử, kho lưu trữ số, theo đó, cũng sẽ đóng vai trò ngày càng quan trọng, giúp hoàn thiện quy trình số không giấy tờ, thay thế những kho lưu trữ vật lý tốn kém và khó kiểm soát. Dần dần, lưu trữ điện tử sẽ là công cụ số bắt buộc trong mọi tổ chức, mọi lĩnh vực, từ các tổ chức Tài chính – Ngân hàng, các bệnh viện, phòng khám, trường học, cơ sở giáo dục, cơ quan Chính phủ đến các doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề,… 2. Rủi ro khi sử dụng những hệ thống lưu trữ điện tử không đạt chuẩn Khác với tài liệu giấy, sau khi ký đóng dấu có thể đưa vào lưu trữ 10 năm, 50 năm, 100 năm hoặc vĩnh viễn mà vẫn đảm bảo tính pháp lý thì theo quy định pháp luật hiện hành, các phương thức xác thực điện tử như ký số có giá trị tối đa trong vòng 3 năm đến 5 năm, nghĩa là sau khoảng thời gian đó tất cả các file điện tử nếu không được gia hạn hoặc có những giải pháp cho lưu trữ lâu dài, lưu trữ vĩnh viễn thì sẽ trở thành file rác. >>> Chứng thư số hết hạn thì tài liệu còn giá trị pháp lý không? Đồng thời, với lưu trữ điện tử, rủi ro lạc hậu công nghệ cũng hiện hữu khi những định dạng file phổ biến như PDF không phải là những định dạng cho lưu trữ lâu dài. Tổ chức không chú ý điều này ngay từ đầu sẽ mất rất nhiều thời gian và chi phí để chuyển đổi trong tương lai. Thêm nữa, lưu trữ điện tử cũng đi kèm với vấn đề bảo mật thông tin, dữ liệu, tổ chức sẽ phải trả giá trước nguy cơ rò rỉ, đánh cắp dữ liệu trên môi trường điện tử nếu không quan tâm đến vấn đề an ninh thông. >>>Định dạng lưu trữ điện tử lâu dài như thế nào? 3. Trusted Archive – Giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tuân thủ theo tiêu chuẩn quốc tế Với vai trò quan trọng của mình, xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử cần được đầu tư xây dựng chuẩn chỉnh ngày từ đầu nhằm tránh những rủi ro hay chi phí nâng cấp, chuyển đổi tốn kém. Là một chuyên gia về ký số và lưu trữ điện tử, SAVIS đã phát triển thành công Giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử Trusted Archive. Đây là giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tuân thủ khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – ISO 14721:2012, ký số xác thực lâu dài LTV, LTANS phục vụ lưu trữ lâu dài theo tiêu chuẩn quốc tế, đồng thời đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. >>> SAVIS eArchive giành Giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam 2020 Tổ chức sử dụng giải pháp này sẽ không phải lo lắng về tính pháp lý, xác thực của tài liệu điện tử nhờ được hỗ trợ các chuẩn ký nâng cao như CAdES, PadES, XadES,… cũng như gắn đóng dấu thời gian TrustCA Timestamp, công nghệ xác thực lâu dài LTV, LTANS cho phép lưu trữ, quản lý tài liệu chất lượng cao từ 10 năm, 20 năm, 50 năm hoặc vĩnh viễn. >>> Dấu thời gian Timestamp là gì? Tại sao cần sử dụng dấu thời gian? Ngoài ra, Trusted Archive còn có khả năng tích hợp không giới hạn với các hệ thống thông tin sẵn có của tổ chức qua API, khả năng mở rộng linh hoạt. Với quy trình động được hỗ trợ cài đặt sẵn, người dùng có thể dễ dàng xây dựng luồng quy trình làm việc, phân quyền truy cập, quản lý và theo dõi tình trạng của tài liệu theo thời gian thực từ khi
