Lưu trữ tài liệu điện tử 5 năm, 10 năm, 50 năm hoặc vĩnh viễn

lưu trữ tài liệu điện tử

Lưu trữ điện tử là bước quan trọng của quy trình số hoá tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, lựa chọn giải pháp nào để lưu trữ tài liệu điện tử dài hạn đến vĩnh viễn vẫn là băn khoăn của nhiều đơn vị. Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây. 

lưu trữ tài liệu điện tử

Nhu cầu lưu trữ tài liệu điện tử lâu dài 

Trong thời đại 4.0, các tài liệu, văn bản giấy truyền thống dần được thay thế và chuyển sang dạng thức điện tử. Vì thế, lưu trữ tài liệu điện tử sẽ là nhu cầu tất yếu, là hệ thống quan trọng trong quy trình số hóa hoàn chỉnh của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. 

Theo đó, hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử hiện nay đòi hỏi phải thỏa mãn các yêu cầu như: 

– Lưu trữ tài liệu lâu dài và có thể truy cập bất cứ khi nào cần 

– Nội dung của tài liệu điện tử phải được đảm bảo toàn vẹn, không bị sửa đổi kể từ khi được tạo ra 

– Đảm bảo lâu dài tính xác thực nguồn gốc của tài liệu  

– Đảm bảo tính bí mật của tài liệu điện tử và bằng chứng về thời điểm tồn tại của tài liệu 

Tuy nhiên, thực tế cho thấy có rất ít giải pháp có thể giải quyết được bài toán trên. Đối với tài liệu giấy truyền thống, đơn vị hoàn toàn có thể lưu trữ 10 năm, 20 năm hay vĩnh viễn theo quy định pháp luật hiện hành. Ngược lại, với lưu trữ điện tử, phương thức xác thực như ký số chỉ có giá trị tối đa từ 3 – 5 năm. Khi chứng thư số hết hạn, việc xác minh thời gian ký và tính toàn vẹn của tài liệu là không thể. Tài liệu khi đó sẽ mất giá trị pháp lý và trở thành file rác. 

Bên cạnh đó, công nghệ lưu trữ điện tử cũng là một thách thức đối với các tổ chức, đơn vị. Những định dạng file lưu trữ phổ biến như PDF không phải là định dạng lưu trữ lâu dài, gây rủi ro về bảo mật thông tin nếu tổ chức không có phương án bảo mật tốt.  

Lưu trữ tài liệu điện tử lâu dài với Trusted Archive 

Là một chuyên gia về ký số và lưu trữ điện tử, SAVIS đã triển khai giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử tin cậy Trusted Archive. Đây là giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tuân thủ khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – ISO 14721:2012, ký số xác thực lâu dài LTV, LTANS phục vụ lưu trữ lâu dài theo tiêu chuẩn quốc tế, đồng thời đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.   

Tuỳ nhu cầu lưu trữ tài liệu điện tử của từng đơn vị, SAVIS sẽ có các phương án khác nhau. Giải pháp áp dụng chuẩn ký số nâng cao CAdES, PadES, XadES, gắn ký đóng dấu thời gian Timestamp và chuẩn LTV, LTANS phục vụ lưu trữ lâu dài và chứng thực tài liệu điện tử. 

Như vậy, vượt qua những thay đổi của công nghệ, người dùng vẫn có thể xác thực được tài liệu điện tử trong tương lai, cũng như chứng minh được hiệu lực của chữ ký số trên tài liệu mà hoàn toàn không phụ thuộc vào chứng thư số. Công nghệ LTV và Timestamp là công nghệ cao nhất giúp xác thực sự toàn vẹn của tài liệu, đảm bảo tính an toàn, chống giả mạo, gian lận khi giao dịch điện tử. 

Giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử tin cậy Trusted Archive đã giải quyết triệt để bất cập lưu trữ lớn nhất trong các tổ chức, doanh nghiệp. Với giải pháp, đơn vị có thể xây dựng kho lưu trữ số phục vụ nhu cầu lưu trữ ngày càng nhiều với thời hạn lâu dài, vĩnh viễn. 

Vui lòng liên hệ để được tư vấn bởi các chuyên gia SAVIS TẠI ĐÂY

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn