Quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử – Một phần tất yếu trong quy trình số của tổ chức

Những tài liệu quan trọng trong hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp như hóa đơn, hợp đồng, chứng chỉ, chứng nhận, văn bằng,… đang dần được chuyển đổi sang dạng điện tử. Theo đó, lưu trữ tài liệu điện tử dần trở thành một phần tất yếu trong quy trình số trong tổ chức. 

Những tồn tại trong lưu trữ điện tử tại Việt Nam

Tại các tổ chức, doanh nghiệp, số lượng hồ sơ, tài liệu đang dần được chuyển sang hình thức điện tử, kéo theo đó là nhu cầu lưu trữ tài liệu điện tử cũng tăng cao nhằm chuyên nghiệp hóa việc quản lý tài liệu. Những hệ thống lưu trữ điện tử, kho lưu trữ số, theo đó, cũng sẽ đóng vai trò ngày càng quan trọng, giúp hoàn thiện quy trình số không giấy tờ, thay thế những kho lưu trữ vật lý tốn kém và khó kiểm soát. 

Tuy nhiên, lưu trữ điện tử tồn tại những rủi ro về xác thực tài liệu và sự rủi ro công nghệ. Thứ nhất, hầu hết các phần mềm ký số, quản lý văn bản điều hành hiện nay các sản phẩm đầu ra đều được lưu dưới dạng PDF thay vì PDF/A theo chuẩn lưu trữ lâu dài. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc lưu trữ tài liệu lâu dài và các tổ chức vẫn phải in lại tài liệu vào cuối ngày để lưu trữ gây tốn kém và lãng phí tài nguyên.

Thứ hai, thời hạn của các phương thức xác thực điện tử như ký số cũng là một trở ngại về kỹ thuật khiến nhiều cơ quan và tổ chức đắn đo trong việc sử dụng hoàn toàn lưu trữ điện tử khi các phương thức này chỉ có giá trị tối đa trong vòng 3 năm đến 5 năm. Điều này đồng nghĩa với việc tất cả các file điện tử sẽ trở thành file rác nếu không được gia hạn hoặc có những giải pháp cho lưu trữ lâu dài, lưu trữ vĩnh viễn.

Giải pháp lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử tin cậy: Trusted Archive

Luôn tiên phong trong các giải pháp góp phần thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia cùng với quá trình nghiên cứu và tham khảo mô hình lưu trữ của châu Âu, Mỹ, SAVIS là đơn vị đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam cung cấp Giải pháp lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử tin cậy– Trusted Archive. Đây là giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tuân thủ khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – ISO 14721:2012, ký số xác thực lâu dài LTV, LTANS phục vụ lưu trữ lâu dài theo tiêu chuẩn quốc tế, đồng thời đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử giúp tối ưu nguồn lực, xây dựng, triển khai, vận hành các hệ thống xử lý dữ liệu dựa trên cơ sở nền tảng chung hợp nhất.

Trusted Archive sử dụng công nghệ xác thực lâu dài LTV/LTANS, ký số đóng dấu thời gian Trusted Timestamp… cho khả năng chống gian lận cao nhất cho tài liệu, đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và khả năng truy cập trong dài hạn 5 năm, 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn. Ngoài ra, với những đặc điểm ưu việt khác như tích hợp hệ thống, tích hợp công nghệ Search Engine – Elastic Search: tìm kiếm trên dữ liệu lớn, sao lưu nhập và xuất dữ liệu ra XML, tương thích với thiết bị số hóa hiện đại, hỗ trợ qua nhiều nền tảng ứng dụng, an toàn và bảo mật,…, Trusted Archive khắc phục hoàn toàn hạn chế đang còn tồn tại của các hệ thống lưu trữ điện tử thông thường.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn TẠI ĐÂY!

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn