7 tiêu chí lựa chọn giải pháp lưu trữ tài liệu hiệu quả
Trong quá trình chuyển đổi số, quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong mọi tổ chức, ở mọi quy mô. Sử dụng một giải pháp lưu trữ chuyên nghiệp, tuân thủ các quy tắc về an toàn và pháp lý giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, truy xuất tài liệu và nâng cao hiệu quả hoạt động. Dưới đây là 07 tiêu chí dựa trên các chức năng quan trọng được coi là chìa khoá của một giải pháp lưu trữ hiệu quả mà mọi doanh nghiệp nên biết. Giao diện thân thiện Giao diện thân thiện ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và năng suất làm việc của người sử dụng, bởi khi một nhân sự sử dụng phần mềm một cách dễ dàng, sẽ giúp giảm thiểu thời gian tiếp cận, làm quen với phần mềm mới, giảm sai sót và cải thiện độ chính xác khi lưu trữ, tìm kiếm dữ liệu. Có rất nhiều cách để tạo nên một giao diện thân thiện: Khả năng tìm kiếm và truy xuất mạnh mẽ Các công cụ tìm kiếm nâng cao là yếu tố cần có của mọi giải pháp lưu trữ tài liệu vì ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả truy xuất dữ liệu, đặc biệt trong trường hợp cần tạo báo cáo nhanh, kiểm toán hay truy xuất thông tin kịp thời theo yêu cầu của khách hàng. Tìm kiếm nâng cao cho phép người dùng tìm kiếm chính xác tài liệu trong số hàng ngàn hoặc thậm chí hàng triệu tệp. Các kiểu tìm kiếm thường thấy Bảo mật và tuân thủ theo các quy định pháp luật Tuân thủ các luật bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư như Quy định Chung về Bảo vệ Dữ liệu tại châu Âu (GDPR), Đạo luật Bảo vệ Thông tin Y tế Mỹ (HIPAA) hay tại Việt Nam là nghị định số 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân… là yếu tố quan trọng đảm bảo các tài liệu được lưu trữ theo tiêu chuẩn và đúng pháp luật. Không tuân thủ các quy định này là hành vi vi phạm pháp luật cũng như giảm uy tín của doanh nghiệp. Vì vậy, các giải pháp lưu trữ chất lượng cần thực sự tuân thủ và đảm bảo thực hiện theo luật pháp, giúp các tổ chức đáp ứng các yêu cầu pháp lý về quyền riêng tư, đảm bảo lưu trữ và truyền tải an toàn, chia sẻ, truy cập, xóa dữ liệu phù hợp với các quy định pháp luật. Khả năng mở rộng và quản lý lưu trữ Càng phát triển, kho dữ liệu của tổ chức, doanh nghiệp càng tăng. Một giải pháp lưu trữ lý tưởng không chỉ đáp ứng mở rộng dung lượng, mà còn cần thích ứng với số lượng người dùng lớn hơn và không làm giảm chất lượng dịch vụ. Tính năng này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tài nguyên và nhân sự, không tốn thêm nguồn lực chuyển sang một hệ thống khác. Các hình thức mở rộng và quản lý lưu trữ Lưu trữ đám mây ngày càng được đón nhận nhờ sự linh hoạt cũng như hiệu quả về chi phí; cho phép dễ dàng mở rộng, tăng dung lượng lưu trữ theo nhu cầu mà không cần đầu tư nhiều vào cơ sở hạ tầng vật lý, đáp ứng truy cập mọi lúc, mọi nơi. Đây là phương pháp lưu trữ dữ liệu trên máy chủ hoặc trung tâm dữ liệu cục bộ, thường được sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu bảo mật cao hoặc những cần xử lý thông tin nhạy cảm. Bên cạnh nhược điểm về chi phí cho phần cứng, ưu điểm của lưu trữ tại chỗ là tốc độ truy cập dữ liệu nhanh và có thể được tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu cụ thể. Phương pháp này kết hợp ưu điểm của cả lưu trữ đám mây và tại chỗ, cho phép các doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu nhạy cảm tại chỗ để đảm bảo bảo mật, trong khi tận dụng công nghệ đám mây để lưu trữ thông tin ít nhạy cảm hơn và có thể truy cập thường xuyên hơn. Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp muốn nâng cao bảo mật bằng cách lưu trữ tại chỗ và có thể khả dụng mở rộng dung lượng khi lưu trữ đám mây. Không chỉ đơn thuần lưu trữ dữ liệu thông thường, quản lý lưu trữ hiệu quả còn cần tối ưu hóa dữ liệu như loại bỏ dữ liệu trùng lặp, quét virus, nén dữ liệu và phân cấp tự động giúp quản lý chi phí lưu trữ và cải thiện hiệu suất. Bên cạnh đó, tích hợp thêm các công cụ để giám sát và quản lý việc sử dụng dữ liệu cũng sẽ giúp doanh nghiệp nắm được tình trạng lưu trữ của mình. Tích hợp với các hệ thống hiện có Tích hợp liền mạch với các phần mềm khác trong hệ thống cũng là một yếu tố quan trọng để tạo ra một quy trình làm việc thống nhất và hiệu quả, cho phép các hệ thống khác nhau có thể “nói chuyện” với nhau, nâng cao năng suất tổng thể, giảm nhập liệu thủ công và lỗi của người dùng do các dữ liệu riêng lẻ. Tích hợp có nghĩa là hệ thống lưu trữ có thể dễ dàng kết nối với các phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng mà không cần tuỳ chỉnh phức tạp hay phải can thiệp thủ công, cho phép dữ liệu tự động luân chuyển giữa các hệ thống, nâng cao hiệu quả vận hành. Sao lưu và khôi phục dữ liệu sau thảm họa (Disaster Recovery) Giải pháp lưu trữ tài liệu đóng
Ứng dụng chữ ký số giúp ngành Giáo dục hoàn thiện cơ sở dữ liệu trong năm 2023
Quyết tâm hoàn thiện cơ sở dữ liệu trong năm 2023, Bộ Giáo dục và Đào tạo (Bộ GD – ĐT) đặt ra mục tiêu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong ngành giáo dục… Việc ứng dụng công nghệ số nói chung và chữ ký số nói riêng sẽ đem lại những kết quả giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý của ngành Giáo dục. Ngành Giáo dục đẩy mạnh hoàn thiện cơ sở dữ liệu trong năm 2023 Cũng như nhiều lĩnh vực khác, Giáo dục đang chuyển mình mạnh mẽ vào công cuộc chuyển đổi số của quốc gia, từ nhận thức rõ hơn về thực hiện dạy học trên môi trường số đến sử dụng các phần mềm quản trị nhà trường. Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, dạy và học cũng được chú trọng thực hiện. Bộ GD – ĐT đã xây dựng và từng bước hoàn thiện cơ sở dữ liệu toàn ngành, triển khai những phần mềm công cụ khác nhau như phần mềm quản lý cán bộ công chức, viên chức; phần mềm quản lý học sinh; phần mềm cơ sở dữ liệu; phần mềm quản lý bài dạy;… Hồ sơ sổ sách điện tử như sổ họp điện tử, học bạ điện tử, sổ điểm điện tử, sổ liên lạc điện tử, giáo án điện tử,…giúp giáo viên và cán bộ quản lý giảm bớt gánh nặng sổ sách, chủ động, linh hoạt hơn trong công việc của mình. Công tác quản lý, dạy học từ đó được tiến hành nhanh chóng, kịp thời, giảm trung gian, thời gian và chi phí. Ứng dụng ký số cho ngành Giáo dục và thách thức Để những tài liệu điện tử nêu trên có thể được thực hiện, trao đổi trên môi trường số thì cần có công cụ xác thực, bảo đảm tính đúng đắn chính xác, toàn vẹn của dữ liệu, sử dụng chữ ký số là phương án tối ưu nhất. Ký số giúp hình thành tài liệu điện tử, định danh người ký, đảm bảo tính tin cậy, toàn vẹn của tài liệu điện tử. Khi tích hợp ký số với những phần mềm quản lý khác của cơ sở giáo dục sẽ tạo thành quy trình số hoàn chỉnh, 100% không giấy tờ, không in ấn trong tổ chức. Tuy nhiên, chữ ký số thông thường lại tiềm ẩn nhiều rủi ro trong việc xác thực tài liệu lâu dài bởi chứng thư số chỉ có hạn tối đa 3 – 5 năm. Sau khi chứng thư số hết hạn hoặc nhà cung cấp ngừng hoạt động thì dữ liệu điện tử sẽ trở thành dữ liệu rác, không có giá trị. Đặc biệt với những tài liệu nhạy cảm như học bạ điện tử, sổ điểm điện tử nếu không được đảm bảo bảo mật tuyệt đối chống sửa xóa và lưu trữ lâu dài thì rất khó để thực hiện triệt để mục tiêu số hóa dữ liệu. Do đó, vấn đề lưu trữ dữ liệu lâu dài mà vẫn đảm bảo tính pháp lý là vướng mắc trong tiến trình hoàn thiện cơ sở dữ liệu của ngành giáo dục. Vì vậy, để đảm bảo hệ thống dữ liệu số mạnh với giá trị pháp lý lâu dài, ngành Giáo dục cần một giải pháp công nghệ toàn diện hơn giải pháp ký số thông thường đang được sử dụng rộng rãi. Giải pháp ký số toàn diện hỗ trợ lưu trữ lâu dài của SAVIS SAVIS là nhà cung cấp số 1 Việt Nam về giải pháp – dịch vụ ký số. Điều tạo nên sự khác biệt và trở thành thế mạnh của SAVIS khi so sánh với những nhà cung cấp khác đến từ giải pháp ký số nâng cao, xác thực lâu dài, phục vụ lưu trữ lâu dài trong 5 năm, 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn. Ký số nâng cao tích hợp dấu thời gian TrustCA Timestamp, công nghệ xác thực lâu dài LTV, LTANS, tuân thủ cao nhất tiêu chuẩn châu Âu và đáp ứng chặt chẽ quy định pháp luật Việt Nam. Điều này đem lại những giá trị lớn cho tài liệu điện tử: TrustCA Timestamp – Dịch vụ Chứng thực điện tử cấp dấu thời gian đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam của SAVIS đã đánh dấu một mốc quan trọng trong công cuộc chuyển đổi số quốc gia nói chung và sẽ đặt nền tảng quan trọng cho chuyển đổi số ngành giáo dục nói riêng. Ký số đóng dấu thời gian TrustCA Timestamp kết hợp cùng công nghệ LTV sẽ đáp ứng cao nhất cho bài toán lưu trữ tài liệu lâu dài. Đồng thời, SAVIS có thể triển khai đồng thời các giải pháp, dịch vụ ký số khác nhau, đáp ứng mọi nhu cầu của mọi khách hàng, bao gồm ký số từ xa, ký số HSM, Signing Server, ký số trên nền tảng cloud SigningHub, ký số all-in-one – SAM Appliance… SAVIS sẵn sàng hỗ trợ, đồng hành cùng ngành Giáo dục thực hiện mục tiêu hoàn thiện cơ sở dữ liệu trong năm 2023 và chuyển đổi số toàn diện. Liên hệ với chùng tôi để được tư vấn chi tiết TẠI ĐÂY! SAVIS – Dẫn đầu thị trường với Hệ giải pháp Chuyển đổi số toàn diện SAVIS/TrustCA – Nhà cung cấp số 1 Việt Nam về giải pháp – dịch vụ ký số SAVIS – Chuyên gia về ký số và lưu trữ điện tử
SAM Appliance là gì? Tại sao thiết bị này phù hợp với nhu cầu ký số của nhiều tổ chức?
Với sự phát triển của công nghệ, ký số cần đáp ứng nhu cầu về tốc độ, sự tiện lợi cũng như độ bảo mật cao. SAM Appliance ra đời với mục đích giúp tổ chức xây dựng hệ thống ký số độc lập, tiện lợi, bảo mật với quy trình ký tự động, tốc độ ký nhanh và loại bỏ sự phục thuộc vào các thiết bị ký số đã lỗi thời như USB token hay smart card. SAM Appliance là gì? SAM Appliance là thiết bị quản lý khóa và sinh chữ ký số theo tiêu chuẩn ký số từ xa, Blockchain, tiền số cryptocurrency, thanh toán trên di động mobile payment, ví điện tử, mã hóa dữ liệu – mã hóa giao dịch, timestamping… SAM Appliance bao gồm: máy chủ, thiết bị phần cứng mã hóa HSM, phần mềm ký số và quản lý chứng thư số, ứng dụng ký số, xác thực mạnh trên di động SAVIS Mobile mSign. Đối tượng sử dụng Tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu xây dựng hệ thống ký số độc lập, bảo mật tuyệt đối nhưng không muốn đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng phức tạp, chi phí cao cũng như nguồn nhân lực lớn để vận hành. Sam Appliance có thể đáp ứng nhu cầu ký số cao, ký nhiều giao dịch cùng lúc, ký theo lô, thiết lập và cài đặt quy trình ký tự động. Những ưu điểm vượt trội của SAM Appliance SAM Appliance chính là sự lựa chọn tối ưu về ký số dành cho các tổ chức , doanh nghiệp so với các giải pháp khác, bởi: SAM Appliance có khả năng đáp ứng nhu cầu ký số cao • Ký số tốc độ cao, hỗ trợ tốc độ ký lên đến hàng chục nghìn TPS. • Mở rộng không giới hạn theo quy mô doanh nghiệp: Từ 100, 200, 300, 500, 1000, 10000… đến không hạn chế số lượng người dùng. • Không giới hạn dung lượng lưu trữ chứng thư số trên HSM. • Ký mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị di động: Cho phép ký số HSM trên mọi thiết bị di động phổ biến như điện thoại di động, máy tính bảng, laptop,… Hạn chế tối đa lỗ hổng bảo mật, bảo vệ an toàn cho hệ thống thông tin • Cài đặt và sử dụng ngay lập tức nhờ tích hợp tất cả trên một thiết bị duy nhất, chủ động, tự vận hành và quản lý, bảo mật tuyệt đối mà không phụ thuộc vào bên thứ ba. • Timestamp: Tích hợp ký đóng dấu thời gian TrustCA Timestamp để xác thực thời gian ký và tính toàn vẹn, chống chối bỏ của tài liệu. • Lưu trữ điện tử: Tích hợp chứng thực điện tử phục vụ lưu trữ lâu dài LTV/LTANS cho phép lưu trữ, quản lý tài liệu chất lượng cao từ 10 năm, 20 năm, 50 năm hoặc vĩnh viễn. • Bao gồm các phương thức xác thực mạnh: SAML2, OIDC, OAuth…, xác thực đa yếu tố 2FA, email OTP/SMS OTP, Push OTP, OTP Token trên thiết bị di động Mobile App. Tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí đầu tư • Tiết kiệm thời gian triển khai: So với các giải pháp ký số khác, SAM Appliance chỉ mất 1 ngày thay vì 1 đến 2 tuần để triển khai. • Tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý nhờ tích hợp all-in-one gồm: máy chủ, thiết bị phần cứng mã hóa HSM, phần mềm ký số và quản lý chứng thư số, ứng dụng ký số, xác thực mạnh trên di động SAVIS Mobile mSign. • Giải phóng nhân sự và tăng năng suất lao động: Yêu cầu số lượng nhân sự triển khai nhỏ, có thể kiêm nhiệm và thời gian đào tạo chỉ 0,5 ngày. • Tiết kiệm chi phí và dung lượng lưu trữ tài liệu điện tử nhờ tích hợp hệ thống lưu trữ điện tử lâu dài chuẩn kiến trúc lưu trữ mở OAIS – ISO 14721:2012, ISO 16363:2012. SAVIS là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam cung cấp SAM Appliance đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn trong nước và quốc tế SAM Appliance thuộc hệ sinh thái ký số và định danh, xác thực điện tử do SAVIS phát triển đảm bảo đáp ứng Thông tư số 06/2015/TT-BTTTT, Thông tư số 22/2020/TT-BTTTT, Thông tư số 16/2019/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông về Quy định danh mục tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số, dịch vụ chứng thực chữ ký số theo mô hình ký số trên thiết bị di động và ký số từ xa. SAVIS là nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng với thương hiệu TrustCA, đồng thời là nhà cung cấp dịch vụ – giải pháp ký số bảo mật số 1 Việt Nam. Liên hệ để được tư vấn chi tiết TẠI ĐÂY!
04 tiêu chí lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử
Hợp đồng điện tử đang được phát triển rộng rãi để đáp ứng nhu cầu tăng cao của doanh nghiệp, tổ chức và dần thay thế hợp đồng truyền thống. Tuy nhiên, việc lựa chọn giải pháp hợp đồng phù hợp cho doanh nghiệp, tổ chức của mình không dễ dàng. Sau đây sẽ là 4 tiêu chí quan trọng để lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử. Những tiêu chí lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử Tuân thủ pháp luật Việt Nam về tiêu chuẩn lưu trữ điện tử/ký số bảo mật Tại Việt Nam, giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử được quy định tại Luật Giao dịch điện tử năm 2005 và Nghị định 52/2013/NĐ-CP. Theo đó, hợp đồng điện tử cần đáp ứng đầy đủ những yêu cầu sau: Đồng thời, chữ ký số ký trên hợp đồng điện tử phải đầy đủ những tiêu chuẩn kỹ thuật bắt buộc về dịch vụ chứng thực điện tử và chữ ký số quy định pháp luật Việt Nam như Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Thông tư 16/2019/TT-BTTTT, Thông tư 06/2015/TT-BTTTT về danh mục tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số, Thông tư số 22/2020/TT-BTTTT về yêu cầu kỹ thuật đối với phần mềm ký số. Năng lực nhà cung cấp Với hợp đồng điện tử, bên cạnh hai bên chủ thể thì cần có chủ thể thứ ba, là các nhà cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử. Do đó đơn vị cung cấp cần phải có đủ năng lực công nghệ và uy tín. Chất lượng phần mềm Chất lượng phần mềm là tiêu chí quan trọng khi lựa chọn hợp đồng điện tử. Một phần mềm tốt cần đảm bảo: Phù hợp với quy mô, nhu cầu của tổ chức Để lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử phù hợp cho một tổ chức đòi hỏi nhà quản lý phân tích, nhận định về yêu cầu và nhu cầu sử dụng thực tế. Tùy thuộc vào quy mô, tần suất sử dụng, chi phí, yêu cầu bảo mật, yêu cầu nghiệp vụ và tích hợp tổ chức, doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai theo mô hình on-premise hay sử dụng giải pháp/dịch vụ dùng chung được cung cấp trên nền tảng đám mây (Cloud-based solution). – Mô hình on-premise: Tổ chức có toàn quyền kiểm soát hoạt động, bảo mật hệ thống tối đa nhưng đòi hỏi năng lực vận hành hệ thống và đòi hỏi chi phí đầu tư cao. – Cloud-based solution: Giải pháp này phù hợp với những tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy mô và tấn suất sử dụng vừa phải, bởi chi phí đầu tư hợp lý, thời gian triển khai ngắn, quản lý dễ dàng, không cần đội ngũ nhân sự chuyên trách để vận hành hệ thống. Smart eContract – Giải pháp hợp đồng điện tử thông minh đáp ứng mọi tiêu chuẩn Smart eContract do SAVIS trực tiếp nghiên cứu và phát triển nhằm phục vụ nhu cầu số hóa, tự động hóa quy trình ký hợp đồng điện tử của mọi tổ chức, doanh nghiệp đáp ứng mọi tiêu chuẩn của một hợp đồng điện tử toàn diện. SAVIS là thương hiệu số một Việt Nam về cung cấp dịch vụ – giải pháp ký số Là nhà cung cấp hệ giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam, SAVIS luôn tiên phong nghiên cứu, phát triển công nghệ đột phá, tính năng sáng tạo, đáp ứng tiêu chuẩn kép: chất lượng quốc tế và giải quyết bài toán Việt Nam. Với Chứng nhận QTSP, Dịch vụ ký số từ xa – TrustCA Remote Signing, Dịch vụ chứng thực điện tử cấp dấu thời gian đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam – TrustCA Timestamp, SAVIS dần hoàn thiện hệ sinh thái về tài liệu điện tử, giao dịch điện tử, thương mại điện tử với những tính năng nổi bật tuân thủ cả quy định Việt Nam và tiêu chuẩn quốc tế mà không một nhà cung cấp nào tại Việt Nam có thể đáp ứng. Những giải pháp ký số như: Smart eContract – Hợp đồng điện tử thông minh, Signing Hub – Cổng ký điện tử xuyên biên giới đầu tiên tại Việt Nam, SAVIS eCertify – Giải pháp chứng chỉ, chứng nhận điện tử, SAM Appliance – Thiết bị quản lý khóa và sinh chữ ký số,… đã giúp SAVIS khẳng định vị thế số 01 của mình trên thị trường ký số. Smart eContract tuân thủ chặt chẽ pháp luật Việt Nam về hợp đồng điện tử và ký số, lưu trữ tài liệu điện tử Smart eContract đáp ứng các quy định về hợp đồng điện tử trong thương mại điện tử Nghị định 52/2013/NĐ-CP. Đồng thời, giải pháp tuân thủ đầy đủ những tiêu chuẩn kỹ thuật bắt buộc về dịch vụ chứng thực điện tử và chữ ký số quy định pháp luật Việt Nam gồm Luật Giao dịch điện tử, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Thông tư 16/2019/TT-BTTTT, Thông tư 06/2015/TT-BTTTT, Thông tư số 22/2020/TT-BTTTT. SAVIS là đơn vị duy nhất tuân thủ đầy đủ danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật bắt buộc và tiêu chuẩn kỹ thuật ký số nâng cao, ký số xác thực lâu dài (AdES) của Liên minh châu Âu. Smart eContract tích hợp nhiều tính năng nâng cao Smart eContract là giải pháp hợp đồng điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tích hợp tính năng ký số nâng cao AdES với ký đóng dấu thời gian Timestamp, ký số xác thực lâu dài LTV, LTANS, phục vụ lưu trữ trong 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn. Tiết kiệm thời gian và chi phí đến 90% So với hợp đồng truyền thống, Smart eContract giúp tổ chức, doanh nghiệp giảm tối đa chi phí vận hành, in ấn, vận chuyển, lưu trữ hợp đồng bản giấy. Đồng thời, với quy trình động, mọi thao tác đều có thể thực hiện trên
Lưu trữ tài liệu điện tử 5 năm, 10 năm, 50 năm hoặc vĩnh viễn
Lưu trữ điện tử là bước quan trọng của quy trình số hoá tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, lựa chọn giải pháp nào để lưu trữ tài liệu điện tử dài hạn đến vĩnh viễn vẫn là băn khoăn của nhiều đơn vị. Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây. Nhu cầu lưu trữ tài liệu điện tử lâu dài Trong thời đại 4.0, các tài liệu, văn bản giấy truyền thống dần được thay thế và chuyển sang dạng thức điện tử. Vì thế, lưu trữ tài liệu điện tử sẽ là nhu cầu tất yếu, là hệ thống quan trọng trong quy trình số hóa hoàn chỉnh của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Theo đó, hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử hiện nay đòi hỏi phải thỏa mãn các yêu cầu như: – Lưu trữ tài liệu lâu dài và có thể truy cập bất cứ khi nào cần – Nội dung của tài liệu điện tử phải được đảm bảo toàn vẹn, không bị sửa đổi kể từ khi được tạo ra – Đảm bảo lâu dài tính xác thực nguồn gốc của tài liệu – Đảm bảo tính bí mật của tài liệu điện tử và bằng chứng về thời điểm tồn tại của tài liệu Tuy nhiên, thực tế cho thấy có rất ít giải pháp có thể giải quyết được bài toán trên. Đối với tài liệu giấy truyền thống, đơn vị hoàn toàn có thể lưu trữ 10 năm, 20 năm hay vĩnh viễn theo quy định pháp luật hiện hành. Ngược lại, với lưu trữ điện tử, phương thức xác thực như ký số chỉ có giá trị tối đa từ 3 – 5 năm. Khi chứng thư số hết hạn, việc xác minh thời gian ký và tính toàn vẹn của tài liệu là không thể. Tài liệu khi đó sẽ mất giá trị pháp lý và trở thành file rác. Bên cạnh đó, công nghệ lưu trữ điện tử cũng là một thách thức đối với các tổ chức, đơn vị. Những định dạng file lưu trữ phổ biến như PDF không phải là định dạng lưu trữ lâu dài, gây rủi ro về bảo mật thông tin nếu tổ chức không có phương án bảo mật tốt. Lưu trữ tài liệu điện tử lâu dài với Trusted Archive Là một chuyên gia về ký số và lưu trữ điện tử, SAVIS đã triển khai giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử tin cậy Trusted Archive. Đây là giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tuân thủ khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – ISO 14721:2012, ký số xác thực lâu dài LTV, LTANS phục vụ lưu trữ lâu dài theo tiêu chuẩn quốc tế, đồng thời đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Tuỳ nhu cầu lưu trữ tài liệu điện tử của từng đơn vị, SAVIS sẽ có các phương án khác nhau. Giải pháp áp dụng chuẩn ký số nâng cao CAdES, PadES, XadES, gắn ký đóng dấu thời gian Timestamp và chuẩn LTV, LTANS phục vụ lưu trữ lâu dài và chứng thực tài liệu điện tử. Như vậy, vượt qua những thay đổi của công nghệ, người dùng vẫn có thể xác thực được tài liệu điện tử trong tương lai, cũng như chứng minh được hiệu lực của chữ ký số trên tài liệu mà hoàn toàn không phụ thuộc vào chứng thư số. Công nghệ LTV và Timestamp là công nghệ cao nhất giúp xác thực sự toàn vẹn của tài liệu, đảm bảo tính an toàn, chống giả mạo, gian lận khi giao dịch điện tử. Giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử tin cậy Trusted Archive đã giải quyết triệt để bất cập lưu trữ lớn nhất trong các tổ chức, doanh nghiệp. Với giải pháp, đơn vị có thể xây dựng kho lưu trữ số phục vụ nhu cầu lưu trữ ngày càng nhiều với thời hạn lâu dài, vĩnh viễn. Vui lòng liên hệ để được tư vấn bởi các chuyên gia SAVIS TẠI ĐÂY!
Tại sao lưu trữ điện tử là nền tảng cho chuyển đổi số? TOP 6 lý do nên chọn Trusted Archive
Bài toán về lưu trữ điện tử đang là mối quan tâm hàng đầu của các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay. Vậy tại sao lưu trữ điện tử lại quan trọng? Tổ chức phải lựa chọn giải pháp như thế nào để giải quyết một cách triệt để, khoa học, đảm bảo tính tin cậy và xác thực toàn vẹn cho dữ liệu lưu trữ? Cùng SAVIS tìm hiểu qua bài viết dưới đây. Lưu trữ điện tử – Nền tảng cốt lõi nhưng còn nhiều rào cản Số hoá là bước đầu tiên của quy trình chuyển đổi số. Các tổ chức, doanh nghiệp đang dần chuyển hệ thống văn bản, tài liệu sang hình thức điện tử. Vì thế, lưu trữ tài liệu điện tử sẽ là nhu cầu tất yếu, là hệ thống quan trọng trong một quy trình số hóa hoàn chỉnh của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, hiện nay nhiều tổ chức, doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp với mô hình vận hành. Nhiều giải pháp công nghệ trong nước chưa tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật của thế giới và quy định quy chuẩn chung về kho lưu trữ số tin cậy theo ISO 14A21:2012 và ISO 16363:2012, trong khi các giải pháp từ nước ngoài giá thành cao và khó chỉnh sửa để phù hợp với yêu cầu của các đơn vị tại Việt Nam. Bên cạnh đó, các trở ngại về kỹ thuật như xác thực ký số trong thời hạn lâu dài cũng là lý do khiến nhiều tổ chức, doanh nghiệp đắn đo. Bởi trong lưu trữ điện tử thông thường, phương thức xác thực điện tử như ký số chỉ có giá trị trong vòng 3 – 5 năm. Điều này đồng nghĩa với việc tất cả các file điện tử sẽ trở thành file rác nếu không được gia hạn hoặc có những giải pháp cho lưu trữ lâu dài, lưu trữ vĩnh viễn. Giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử tin cậy – Trusted Archive Trusted Archive được SAVIS nghiên cứu và phát triển, nhằm giải quyết nhu cầu lưu trữ dữ liệu, tài liệu điện tử lớn của các doanh nghiệp, giúp tối ưu nguồn lực, xây dựng, triển khai, vận hành các hệ thống xử lý dữ liệu dựa trên cơ sở nền tảng chung hợp nhất. Trusted Archive sở hữu những tính năng, ưu điểm nổi bật so với các giải pháp khác trên thị trường hiện nay, được nhiều tổ chức và doanh nghiệp lựa chọn cho quy trình số. Cùng điểm qua TOP 5 lý do nên lựa chọn Trusted Archive. 1. Là giải pháp đầu tiên và duy nhất tuân thủ OAIS – ISO 14721:2012 và Thông tư 02/2019/TT-BNV Trusted Archive được phát triển dựa trên nền tảng hệ thống thông tin lưu trữ mở OAIS – theo tiêu chuẩn ISO 14721:2012 được các lưu trữ quốc gia lớn trên thế giới như NARA Mỹ, NAA Úc, Canada, Hoàng gia Anh… áp dụng từ năm 2003. Mô hình tham chiếu OAIS quy định đầy đủ các công tác liên quan đến lưu trữ thông tin, từ thu nộp, tổ chức lưu trữ, quản trị dữ liệu, truy cập khai thác đến tiêu hủy. 2. Tìm kiếm nhanh Elastic Search trên dữ liệu lớn Big Data Giải pháp hỗ trợ tìm kiếm nhanh trên nền dữ liệu lớn Big Data, quản lý dữ liệu theo thời gian thực, mã hóa kết nối, cung cấp các API dùng cho việc phát triển nâng cấp dịch vụ, tích hợp với hệ thống nghiệp vụ để lưu trữ dữ liệu. 3. Sao lưu dữ liệu, nhận dạng AI Smart OCR và báo cáo thông minh Trusted Archive sử dụng công nghệ bóc tách chữ viết từ hình ảnh OCR cho độ chính xác tuyệt đối. Bên cạnh đó giải pháp còn cho phép sao lưu dữ liệu không phụ thuộc vào bất cứ hệ thống bên thứ ba nào, đảm bảo an toàn tuyệt đối. 4. Định dạng tài liệu chuẩn lưu trữ Tất cả tài liệu được đưa vào hệ thống Trusted Archive đều được chuyển đổi định dạng theo định dạng lưu trữ như PDF/A, XML,… thay vì các định dạng quen thuộc như PDF, Office, nhằm đảm bảo khả năng truy cập và tính toàn vẹn về nội dung của tài liệu trong thời gian lưu trữ trước những thay đổi liên tục của công nghệ. 5. Ký số bảo mật, lưu trữ lâu dài Giải pháp hỗ trợ các chuẩn ký số điện tử nâng cao, kết hợp ký đóng dấu thời gian Timestamp và chuẩn ký số xác thực lưu trữ lâu dài LTV, LTANS. Nhờ đó, tài liệu có thể được quản lý, xác thực tin cậy trong 5 năm, 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn. 6. An toàn bảo mật Với Trusted Archive, hoàn toàn có thể kiểm soát tính bảo mật của kho lưu trữ bằng cách kiểm soát thông tin trao đổi giữa các phần mềm, mã hoá dữ liệu và ký số. Kết luận Sở hữu hệ thống lưu trữ điện tử là bước đầu tiên cần thiết cho số hoá tài liệu, cũng chính là bước cuối cùng trong quy trình chuyển đổi số. Để chuyển đổi số vững chắc, tổ chức cần có hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử tin cậy, an toàn, xác thực và toàn vẹn lâu dài. Và đầu tư xây dựng một hệ thống ký số đạt tiêu chuẩn ngay bây giờ sẽ giúp tổ chức tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí chuyển đổi, chuẩn hóa tài liệu sau này. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn TẠI ĐÂY!
Quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử – Một phần tất yếu trong quy trình số của tổ chức
Những tài liệu quan trọng trong hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp như hóa đơn, hợp đồng, chứng chỉ, chứng nhận, văn bằng,… đang dần được chuyển đổi sang dạng điện tử. Theo đó, lưu trữ tài liệu điện tử dần trở thành một phần tất yếu trong quy trình số trong tổ chức. Những tồn tại trong lưu trữ điện tử tại Việt Nam Tại các tổ chức, doanh nghiệp, số lượng hồ sơ, tài liệu đang dần được chuyển sang hình thức điện tử, kéo theo đó là nhu cầu lưu trữ tài liệu điện tử cũng tăng cao nhằm chuyên nghiệp hóa việc quản lý tài liệu. Những hệ thống lưu trữ điện tử, kho lưu trữ số, theo đó, cũng sẽ đóng vai trò ngày càng quan trọng, giúp hoàn thiện quy trình số không giấy tờ, thay thế những kho lưu trữ vật lý tốn kém và khó kiểm soát. Tuy nhiên, lưu trữ điện tử tồn tại những rủi ro về xác thực tài liệu và sự rủi ro công nghệ. Thứ nhất, hầu hết các phần mềm ký số, quản lý văn bản điều hành hiện nay các sản phẩm đầu ra đều được lưu dưới dạng PDF thay vì PDF/A theo chuẩn lưu trữ lâu dài. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc lưu trữ tài liệu lâu dài và các tổ chức vẫn phải in lại tài liệu vào cuối ngày để lưu trữ gây tốn kém và lãng phí tài nguyên. Thứ hai, thời hạn của các phương thức xác thực điện tử như ký số cũng là một trở ngại về kỹ thuật khiến nhiều cơ quan và tổ chức đắn đo trong việc sử dụng hoàn toàn lưu trữ điện tử khi các phương thức này chỉ có giá trị tối đa trong vòng 3 năm đến 5 năm. Điều này đồng nghĩa với việc tất cả các file điện tử sẽ trở thành file rác nếu không được gia hạn hoặc có những giải pháp cho lưu trữ lâu dài, lưu trữ vĩnh viễn. Giải pháp lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử tin cậy: Trusted Archive Luôn tiên phong trong các giải pháp góp phần thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia cùng với quá trình nghiên cứu và tham khảo mô hình lưu trữ của châu Âu, Mỹ, SAVIS là đơn vị đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam cung cấp Giải pháp lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử tin cậy– Trusted Archive. Đây là giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tuân thủ khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – ISO 14721:2012, ký số xác thực lâu dài LTV, LTANS phục vụ lưu trữ lâu dài theo tiêu chuẩn quốc tế, đồng thời đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử giúp tối ưu nguồn lực, xây dựng, triển khai, vận hành các hệ thống xử lý dữ liệu dựa trên cơ sở nền tảng chung hợp nhất. Trusted Archive sử dụng công nghệ xác thực lâu dài LTV/LTANS, ký số đóng dấu thời gian Trusted Timestamp… cho khả năng chống gian lận cao nhất cho tài liệu, đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và khả năng truy cập trong dài hạn 5 năm, 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn. Ngoài ra, với những đặc điểm ưu việt khác như tích hợp hệ thống, tích hợp công nghệ Search Engine – Elastic Search: tìm kiếm trên dữ liệu lớn, sao lưu nhập và xuất dữ liệu ra XML, tương thích với thiết bị số hóa hiện đại, hỗ trợ qua nhiều nền tảng ứng dụng, an toàn và bảo mật,…, Trusted Archive khắc phục hoàn toàn hạn chế đang còn tồn tại của các hệ thống lưu trữ điện tử thông thường. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn TẠI ĐÂY!
Hợp đồng điện tử và những ưu – nhược điểm cần biết
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ 4.0, việc ký kết hợp đồng trở nên dễ dàng, nhanh chóng và tiện ích hơn bao giờ hết nhờ sự có mặt của hợp đồng điện tử. Tuy nhiên, loại hình hợp đồng này cũng có những ưu – nhược điểm nhất định. Cùng tìm hiểu đó là gì qua bài viết dưới đây nhé.
SAVIS phối hợp tổ chức Hội thảo ứng dụng chữ ký số, lưu trữ và liên thông điện tử trong chuyển đổi số lĩnh vực Y tế thành phố Hải Phòng
Sáng ngày 18/5, Hội thảo Ứng dụng chữ ký số, lưu trữ và liên thông điện tử trong chuyển đổi số lĩnh vực Y tế thành phố Hải Phòng được tổ chức và kết nối rộng rãi tới tận hơn 270 điểm tại các phòng, Trung tâm Y tế quận, huyện, các Trạm Y tế xã, phường. Sự kiện có sự tham gia, phát biểu của đại diện Bộ Y tế, Bộ Thông tin và Truyền thông, Ban Cơ yếu Chính phủ, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Y tế thành phố Hải Phòng. Hội thảo là một trong những hoạt động nhằm thúc đẩy chuyển đổi số sâu rộng ngành Y tế thành phố Hải Phòng. Ông Nguyễn Trường Nam – Phó Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Bộ Y tế chia sẻ về tầm nhìn cùng những nhiệm vụ trọng tâm trong Y tế: “Tầm nhìn của chuyển đổi số ngành y tế tới năm 2030 là việc ứng dụng công nghệ số trong hầu hết các hoạt động, dịch vụ của ngành y tế, hình thành nền y tế thông minh với ba nội dung chính là phòng bệnh thông minh, khám chữa bệnh thông minh và quản trị y tế thông minh. Cụ thể, Y tế hướng tới những giải pháp trọng tâm và toàn diện, bao gồm: phát triển nền tảng chuyển đổi số, phát triển chính phủ số trong Y tế, phát triển kinh tế số trong Y tế, phát triển xã hội số trong Y tế, chuyển đối số trong chăm sóc sức khỏe và phòng bệnh, chuyển đổi số bệnh viện. Trong đó đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số toàn diện (AI, Big Data, ký số, IoMT, điện toán đám mây…), xây dựng bệnh viện điện tử, không giấy tờ, y tế từ xa.” Các giao dịch điện tử ngày càng trở nên phổ biến. Và hạn chế lớn nhất trong các giao dịch điện tử chính là việc ràng buộc trách nhiệm của các bên liên quan cũng như đảm bảo tính xác thực của các giao dịch. Chữ ký điện tử, chữ ký số ra đời dùng để ký các văn bản điện tử nhằm thúc đẩy giao dịch điện tử. Để bệnh án điện tử, bảo hiểm y tế điện tử thực sự có thể trao đổi, giao dịch trên môi trường số hay lưu trữ điện tử trong tổ chức thì cần có công cụ xác thực, bảo đảm tính đúng đắn, chính xác, toàn vẹn của dữ liệu. Đó chính là vai trò của ký số. Vì vậy, chữ ký số, lưu trữ điện tử là những hệ thống chuyển đổi số quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào, giúp hình thành quy trình số hoàn chỉnh. Trong phần trình bày về Ứng dụng chữ ký số, lưu trữ và liên thông điện tử trong chuyển đổi số lĩnh vực Y tế, ông Hoàng Nguyên Vân – Chủ tịch Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS, ông nhấn mạnh:“Ký số thông thường không thể đáp ứng nhu cầu về lưu trữ tài liệu trong dài hạn bởi tài liệu sẽ không thể xác thực được sau thời điểm chứng thư số hết hạn, bị thu hồi hay nhà cung cấp ngừng dịch vụ. Tính toàn vẹn, chống chối bỏ về nội dung cũng không được đảm bảo. Những tài liệu nhạy cảm về thời gian trong Y tế như hồ sơ, bệnh án điện tử, hợp đồng điện tử, bảo hiểm y tế điện tử… đối mặt với những rủi ro về pháp lý và mất giá trị bằng chứng, chứng cứ.” Giải pháp trong trường hợp này là phát triển hệ thống ký số theo tiêu chuẩn ký số nâng cao AdES, công nghệ xác thực lâu dài LTV, LTANS, gắn ký đóng dấu thời gian Timestamp cho phép kéo dài hiệu lực xác thực, đảm bảo tính toàn vẹn lâu dài của tài liệu trong 10 năm, 20 năm hay vĩnh viễn với mức độ chống gian lận cao nhất. Kết hợp với những phương thức ký số mới như ký số từ xa, các tổ chức có thể ký số an toàn theo tiêu chuẩn châu Âu từ bất kỳ đâu, trên bất kỳ thiết bị di động nào mà không phải kết nối thủ công với USB token như trước. Đây sẽ là tương lai của ký số. Để Hội thảo có thêm những góc nhìn thực tế và đa chiều hơn, ông Nguyễn Văn Thường, Giám đốc Bệnh viện Đức Giang – một bệnh viện tuyến đầu tại Hà Nội chia sẻ mô hình chuyển đổi số và ứng dụng chữ ký số của Bệnh viện Đa khoa Đức Giang. Trong khuôn khổ sự kiện, những ý kiến trao đổi thẳng thắn, những thắc mắc từ các điểm cầu đã được các diễn giả, các chuyên gia giải đáp dưới góc nhìn đa chiều và phù hợp với thực tế triển khai tại mỗi cơ sở y tế.
