Lưu trữ điện tử lâu dài với công nghệ ký số nâng cao, ký số xác thực lâu dài LTV
Công nghệ ký số nâng cao, ký số xác thực lâu dài LTV giúp đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn thông tin của tài liệu điện tử, đáp ứng những yêu cầu trong lưu trữ điện tử lâu dài 10 năm, 20 năm, 50 năm hoặc vĩnh viễn. 1.Rủi ro khi lưu trữ tài liệu điện tử Ký số đang được sử dụng phổ biến trong xác thực và đảm bảo tính toàn vẹn, chống chối bỏ của tài liệu điện tử. Với các phương thức ký số cơ bản thông thường, thời hạn chứng thư số gắn liền với giá trị bằng chứng, chứng cứ của tài liệu. Chứng thư số thường chỉ có giá trị trong khoảng từ 3 – 5 năm. Sau thời gian này, nếu không được ký lại thì tài liệu sẽ không thể xác thực được và trở thành file rác. Trong trường hợp yêu cầu lưu trữ dài hạn, toàn vẹn dữ liệu, tra cứu xác thực lâu dài thì việc triển khai chữ ký số cơ bản sẽ ko đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật. Đồng thời, đối với ký số thông thường, thời gian ký số hiển thị là thời gian của thiết bị hoặc server ký số, có thể dễ dàng bị thay đổi bởi những công cụ đơn giản, khiến những tài liệu, chứng từ nhạy cảm về thời gian như giao dịch tài chính, ngân hàng, chứng khoán, hợp đồng mua – bán, bệnh án điện tử, văn bằng chứng nhận sở hữu trí tuệ, bản quyền tác giả… có khả năng dễ bị giả mạo, gian lận, dẫn đến việc không chứng minh được mốc thời gian tài liệu chính xác về hiệu lực chữ ký số khi xảy ra tranh chấp bất cứ vấn đề gì về pháp luật. Trong trường hợp chứng thư số bị hết hạn thì việc xác minh thời gian ký số và tính toàn vẹn của tài liệu điện tử là không thể thực hiện được. Văn bản, tài liệu điện tử khi đó không những mất giá trị về mặt pháp lý mà còn mất khả năng trở thành bằng chứng, chứng cứ. Ngoài ra, văn bản điện tử thường được lưu về các định dạng phổ biến như: PDF, JPG, PNG,… Các định dạng này không đáp ứng tiêu chuẩn định dạng tài liệu trong lưu trữ tài liệu lâu dài nên không đảm bảo tính toàn vẹn và pháp lý cho các tài liệu điện tử cần lưu trữ dài hạn, lưu trữ vĩnh viễn. 2.Công nghệ xác thực lâu dài LTV trong lưu trữ điện tử Long-term Validation (LTV) là một thành phần quan trọng trong tiêu chuẩn ký số nâng cao dành cho định dạng văn bản điện tử PDF như CAdES, PadES, XadES,…. Tiêu chuẩn ký số nâng cao được thiết lập dựa trên tiêu chí cho phép các tài liệu điện tử đã ký số có thể lưu trữ, tra cứu và hữu hiệu trong vòng 20 năm, 50 năm hoặc vĩnh viễn. Trong bất cứ thời điểm nào ở tương lai, vượt qua những thay đổi của công nghệ, người dùng vẫn có thể xác thực được tài liệu điện tử và hiệu lực của chữ ký số trên tài liệu tại thời điểm ký mà không phụ thuộc vào thời hạn chứng thư số. Đặc biệt, công nghệ LTV cùng với ký số đóng dấu thời gian Timestamp xác thực cao nhất sự tồn tại của dữ liệu tại một mốc thời gian nhất định và đảm bảo sự toàn vẹn dữ liệu trong quá trình vận chuyển, lưu trữ cũng như chống gian lận, giả mạo cao nhất khi giao dịch điện tử. 3.SAVIS eArchive – Giải pháp số hóa, lưu trữ điện tử đầu tiên tích hợp công nghệ ký số nâng cao, ký số xác thực lâu dài LTV SAVIS eArchive là giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tích hợp công nghệ ký số nâng cao, ký số xác thực lâu dài LTV, ký số đóng dấu thời gian timestamp, đồng thời tuân thủ khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – ISO 14721:2012 và đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào, yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Thêm vào đó, tài liệu điện tử lưu trữ trên SAVIS eArchive được chuyển đổi và lưu trữ dưới các định dạng chuẩn cho lưu trữ lâu dài như PDF/A, XML đảm bảo khả năng truy cập, xác thực, toàn vẹn và chống chối bỏ trong dài hạn, không phải chuyển đổi định dạng, không phải ký lại khi chứng thư số hết hạn. Từ đây, các tổ chức có thể xây dựng môi trường làm việc số không giấy tờ, không phải in ấn chứng từ cuối ngày để lưu trữ tại các kho vật lý. Nhờ đó, SAVIS eArchive đã giải quyết triệt để bất cập lớn nhất trong tổ chức là xây dựng các kho lưu trữ số tiêu chuẩn phục vụ nhu cầu lưu ngày càng lớn đối với tài liệu điện tử sinh ra trong quá trình làm việc, giao dịch số. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu TẠI ĐÂY! —————- Chuyên gia về ký số và lưu trữ điện tử Nhà cung cấp số 1 về cung cấp giải pháp – dịch vụ ký số Nhà cung cấp dịch vụ ký số từ xa Remote Signing đầu tiên cung cấp đầy đủ các dịch vụ từ ký số cơ bản, ký số nâng cao, ký số xác thực lâu dài SAVIS eArchive – Giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tuân thủ khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – ISO 14721:2012 TrustCA Timestamp – Dịch vụ chứng thực điện tử cấp dấu thời gian đầu tiên và duy nhất tại
Lưu trữ điện tử – Hệ thống quan trọng của quy trình số
Lưu trữ điện tử có khả năng kết nối toàn bộ những công cụ làm việc số như phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, quản lý khách hàng CRM, quản lý doanh nghiệp ERP… để tạo thành một hệ thống số hóa hoàn thiện từ khởi tạo, ký số, truyền gửi đến lưu trữ lâu dài trong tổ chức, doanh nghiệp. Đây là một trong những hệ thống quan trọng nhất của quy trình làm việc số. 1. Lưu trữ điện tử là một trong những hệ thống quan trọng nhất của quy trình làm việc số, tại sao? Một tổ chức hay doanh nghiệp với đầy đủ các công cụ quản lý, quy trình tự động hóa, ký điện tử, ký số, nhưng lại thiếu hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử như một hệ thống lưu trữ tài liệu thiếu tủ cất giữ, lưu trữ tài liệu giấy vậy. Điều này dẫn đến việc tài liệu lưu trữ bị rời rạc, cát cứ, thiếu tập trung, dễ thất lạc, không bảo mật, gặp khó khăn trong quản lý, tìm kiếm, truy xuất, kiểm tra… Trước sự phát triển của công nghệ, các công cụ số thay thế dần giấy tờ truyền thống. Hệ thống hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, sao kê ngân hàng, thỏa thuận bảo mật thông tin, đơn đặt hàng, đề nghị mua bán, thanh toán,… đang ngày càng trở nên phổ biến. Vì thế, lưu trữ tài liệu điện tử sẽ là nhu cầu tất yếu, là hệ thống quan trọng trong một quy trình số hóa hoàn chỉnh của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, hệ thống lưu trữ điện tử trong tổ chức thường thiếu sự đồng bộ và không đáp ứng tiêu chuẩn lưu trữ cần thiết. Những định dạng file lưu trữ phổ biến như PDF hay PNG, JPG không phải là những định dạng chuẩn cho lưu trữ lâu dài, khiến tài liệu đứng trước nguy cơ không thể đọc hay truy cập được bởi sự thay đổi của công nghệ trong tương lai. Nếu không thận trọng với vấn đề này ngay từ đầu, các tổ chức sẽ mất nhiều thời gian và chi phí để chuyển đổi sang đúng định dạng chuẩn, đi kèm với đó là những rủi ro bị rò rỉ, đánh cắp thông tin. 2. Trusted Archive – Giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tuân thủ theo tiêu chuẩn quốc tế tại Việt Nam Việc xây dựng kho lưu trữ số cần được ưu tiên đầu tư và xây dựng đúng tiêu chuẩn về lưu trữ điện tử là đặc biệt quan trọng. Bởi khi tổ chức, doanh nghiệp sử dụng hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử không đạt chuẩn, các file tài liệu điện tử sẽ trở thành file rác do phương thức xác thực điện tử như ký số, ký điện tử chỉ có giá trị tối đa trong vòng 3 năm – 5 năm nếu không được gia hạn thêm thời gian hiệu lực. Với những công nghệ hiện đại cùng sự thấu hiểu nhu cầu khách hàng, giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử tin cậy – Trusted Archive là giải pháp giúp giải quyết triệt để bài toán lưu trữ tài liệu điện tử lâu dài, quản lý, phân quyền, truy xuất tài nguyên trong mọi tổ chức từ nhiều lĩnh vực: Tài chính – Ngân hàng, Bảo hiểm, Y tế, Chăm sóc sức khỏe, Giáo dục, Chính phủ – Nhà nước, … Tại Việt Nam, Trusted Archive là giải pháp đầu tiên và duy nhất tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế theo khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS và ký số xác thực lâu dài LTV, LTANS phục vụ lưu trữ lâu dài, đồng thời đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. 3. Công nghệ Big Data – Lợi thế công nghệ Với lợi thế mang lại từ công nghệ Big Data và Elasticsearch,Trusted Archive có khả năng lưu trữ hàng triệu tài liệu với nhiều định dạng khác nhau và truy tìm chính xác trong vài giây. Trusted Archive đảm bảo tính toàn vẹn, tính pháp lý, xác thực của tài liệu điện tử được lưu trữ nhờ khả năng hỗ trợ các chuẩn ký số nâng cao lâu dài như CadES, PadES, XadES; dấu thời gian TrustCA Timestamp; công nghệ xác thực lâu dài LTV, LTANS cho phép lưu trữ, quản lý tài liệu chất lượng cao từ 10 năm, 20 năm, 50 năm hoặc vĩnh viễn. Đồng thời, Trusted Archive còn có khả năng mở rộng linh hoạt, tích hợp không giới hạn với các hệ thống thông tin sẵn có của tổ chức thông qua API, từ đó người dùng có thể xây dựng một hệ thống làm việc số kết nối, xuyên suốt, quản lý tập trung, thống nhất và theo thời gian thực. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn TẠI ĐÂY!
SAVIS phối hợp tổ chức Hội thảo “Chữ ký số và Lưu trữ điện tử tập trung – Nền tảng xây dựng Chính quyền số và Công dân số”
Hội thảo Chữ ký số và Lưu trữ điện tử tập trung – Nền tảng xây dựng Chính quyền số và Công dân số tổ chức tại Hải Phòng ngày 24/02/2022. Sự kiện nhằm thúc đẩy công cuộc chuyển đổi số, xây dựng dữ liệu số toàn diện, liên thông trong toàn bộ hệ thống chính trị, phục vụ người dân, doanh nghiệp trên địa bàn Hải Phòng. Hội thảo được tổ chức bởi Sở Thông tin và Truyền thông Hải Phòng, Viện Sáng tạo và Chuyển đổi số cùng Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS với sự tham gia của đại diện Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Nội vụ, Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo cùng lãnh đạo thành phố Hải Phòng. Chuyển đổi số là động lực trong phát triển thành phố Hải Phòng, là nhiệm vụ trọng tâm, xuyên suốt trong lãnh đạo của các cấp ủy đảng, trong toàn bộ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, người dân và doanh nghiệp nhằm phục vụ tốt nhất nhiệm vụ phát triển kinh tế – xã hội thành phố. Trong đó, dữ liệu số là nguồn tài nguyên, kết quả quan trọng của quá trình làm việc số, cần được xây dựng, lưu trữ, thống nhất, chia sẻ trên toàn bộ hệ thống, đồng thời bảo đảm tính bảo mật, xác thực lâu dài. Công tác lưu trữ đang ở thời khắc chuyển đổi vô cùng quan trọng mang tính cách mạng. Khác biệt với việc lưu trữ văn bản giấy, lưu trữ văn bản điện tử cần đảm bảo hạ tầng kỹ thuật và đặc biệt là yêu cầu định danh, xác thực người dùng thông qua hệ thống chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật và giá trị pháp lý khi thực hiện trên môi trường điện tử. Chữ ký số và lưu trữ tài liệu điện tử giúp hình thành những kho lưu trữ số đáp ứng tiêu chuẩn sẽ tạo nền tảng xây dựng Chính quyền số, công dân số. Tại Hội thảo, các diễn giả từ Bộ Nội vụ, Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Hậu Giang, Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS chia sẻ về các vấn đề nền tảng xây dựng Chính quyền số, Công dân số như: Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước; Thời cơ, thách thức và định hướng chuyển đổi số trong lĩnh vực Y tế, Giáo dục; Ký số, lưu trữ điện tử lâu dài và xác thực tài liệu điện tử; Ứng dụng chữ ký số trong dịch vụ công trực tuyến, giao dịch điện tử. Theo đó, các ý kiến tại Hội thảo tập trung chia sẻ về những quan điểm mới, mục tiêu về lưu trữ lịch sử, lưu trữ chuyên ngành, trách nhiệm của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; chia sẻ về các vấn đề phát triển chính phủ số, kinh tế số, xã hội số trong y tế; chuyển đổi số trong chăm sóc sức khỏe và phòng bệnh; chuyển đổi số bệnh viện; đồng thời đưa ra một số khuyến nghị trong công tác chuyển đổi số ngành giáo dục và đào tạo Hải Phòng. Về lưu trữ điện tử, ông Hoàng Nguyên Vân – Phó viện trưởng Viện Sáng tạo và Chuyển đổi số, Chủ tịch HĐQT công ty SAVIS nhấn mạnh: “Ký số, lưu trữ điện tử lâu dài và xác thực tài liệu điện tử – Nền tảng xây dựng Chính quyền số, Doanh nghiệp số và Công dân số”. Ông khẳng định: “Để xây dựng kho lưu trữ số tập trung cần đồng thời hoàn thiện hai vấn đề cốt lõi: khung pháp lý và khung kỹ thuật. Hiện nay, luật lưu trữ và các nghị định, thông tư liên quan chưa theo kịp các nhu cầu về hình thành, quản lý văn bản điện tử trong thực tiễn. Khung kỹ thuật chưa đầy đủ, chưa có quy định khung kiến trúc cho lưu trữ điện tử. Ký số và ký điện tử trên tài liệu gặp rủi ro: làm sao xác thực được nếu thời hạn chữ ký số hết hiệu lực (do bị thu hồi hay hết hạn), làm sao xác minh được tài liệu điện tử gốc không bị giả mạo sau 5 năm, 15 năm, 20 năm hoặc lâu hơn nữa”. Với quá trình nghiên cứu và tham khảo mô hình lưu trữ của châu Âu, Mỹ, ông đề xuất xây dựng Khung kiến trúc lưu trữ số Việt Nam áp dụng mô hình OAIS – ISO 14721:2012 và ISO 14721:2012. Lưu trữ điện tử là một ngành đặc thù. Lưu trữ điện tử luôn song hành với hệ thống chứng thực điện tử, ký số đóng dấu thời gian Timestamp, ký số lưu trữ lâu dài LTANS, LTV,.. đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và khả năng truy cập phục vụ lưu trữ lâu dài, lưu trữ vĩnh viễn.” Hội thảo cũng chia sẻ kinh nghiệm thực tế đã triển khai tại tỉnh Hậu Giang, tính pháp lý của hồ sơ nộp trực tuyến, khó khăn, vướng mắc và những giải pháp. Để ứng dụng chữ ký số hiệu quả trong thực tế, địa phương đã kết hợp hai giải pháp ký số truyền thống USB token và ký số từ xa, đề xuất doanh nghiệp công nghệ hỗ trợ giải pháp ký số trong giai đoạn thí điểm, tài trợ chi phí cho người dân sử dụng chữ ký số giúp hình thành thói quen, triển khai ký số hồ sơ dịch vụ công trực tuyến trên điện thoại thông minh. Hội thảo được tổ chức tại Hải Phòng là cơ hội để các Sở, ngành, quận, huyện và các đơn vị liên quan trên địa bàn thành phố được nghe và chia sẻ
Đảm bảo tính pháp lý, bằng chứng chứng cứ cho tài liệu trong lưu trữ điện tử
Lưu trữ điện tử là một trong những hệ thống quan trọng nhất trong bất kỳ quy trình số hóa nào. Tuy nhiên, làm thế nào để đảm bảo tính pháp lý, bằng chứng chứng cứ của tài liệu khi lưu trữ phát sinh những vấn đề mới so với hệ thống lưu trữ giấy truyền thống. 1. Những rủi ro khi lưu trữ tài liệu điện tử Đối với lưu trữ giấy truyền thống, tài liệu được ký, đóng dấu là có thể yên tâm đưa vào lưu trữ 5 năm, 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn mà vẫn đảm bảo tuân thủ tính pháp lý và có giá trị bằng chứng, chứng cứ theo quy định hiện hành. Trong khi, nếu chuyển sang lưu trữ điện tử, bài toán về giá trị pháp lý của tài liệu phát sinh những vấn đề rủi ro mới. Phương thức xác thực như ký số thường chỉ có giá trị tối đa trong 3 – 5 năm. Điều này đồng nghĩa rằng sau khoảng thời gian này nếu không được ký lại hoặc áp dụng những giải pháp lưu trữ lâu dài thì các file điện tử sẽ mất hoàn toàn giá trị và trở thành file rác. Chữ ký số cơ bản sẽ có vòng đời phụ thuộc vào thời hạn chứng thư số và chỉ đáp ứng giao dịch điện tử cơ bản, có thời hạn lưu trữ ngắn hạn. Trong trường hợp yêu cầu lưu trữ dài hạn, toàn vẹn dữ liệu, tra cứu xác thực lâu dài thì việc triển khai chữ ký số cơ bản sẽ ko đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật. Đồng thời, phần lớn chữ ký số, chữ ký điện tử cơ bản hiện nay đang sử dụng nguồn thời gian là nguồn thời gian của máy tính, máy chủ ký số, máy chủ ứng dụng chữ ký số có thể can thiệp sửa đổi, gây rủi ro về tính bằng chứng, chứng cứ của tài liệu, thông điệp điện tử. Bên cạnh vấn đề về tính xác thực, định danh thì bảo vệ tính toàn vẹn về nội dung đối với tài liệu lưu trữ điện tử cũng là một vấn đề cần phải đặc biệt quan tâm. Những định dạng lưu trữ phổ biến như PDF không phải định dạng dành cho lưu trữ và có thể gây ra rủi ro tài liệu không thể truy cập được sau thời gian dài do công nghệ thay đổi. 2. Những giải pháp quan trọng trong lưu trữ điện tử lâu dài Thông điệp dữ liệu gắn kèm dấu thời gian Timestamp theo quy định tại Điều 30, Nghị định 130/2018/NĐ-CP là điều kiện đảm bảo tính tin cậy, chống chối bỏ cao nhất trong giao dịch điện tử. Việc triển khai, áp dụng thiếu triệt để các quy định pháp luật của người dùng và các đơn vị cung cấp dịch vụ đã gây ra những bất lợi trong lưu trữ điện tử lâu dài khi tài liệu không thể xác thực trong dài hạn, không thể chứng minh được giá trị pháp lý khi chứng thư số hết hạn hoặc bị thu hồi. Trong trường hợp áp dụng ký số đóng dấu thời gian timestamp từ nguồn thời gian tin cậy đáp ứng Thông tư 06/2015/TT-BTTTT, tài liệu điện tử sẽ có thể đưa vào lưu trữ dài hạn trong 5 năm, 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn, dễ dàng kiểm tra trạng thái chứng thư số tại thời điểm ký mà không phụ thuộc vào thời hạn chứng thư số. Cùng với các chuẩn ký nâng cao như CAdES, PadES, XadES,… cũng như gắn đóng dấu thời gian TrustCA Timestamp, công nghệ xác thực lâu dài LTV, LTANS cho phép lưu trữ, quản lý tài liệu chất lượng cao lâu dài. Là một chuyên gia về ký số và lưu trữ điện tử, SAVIS đã phát triển thành công Giải pháp số hoá, lưu trữ điện tử tập trung trên nền tảng Big Data – SAVIS eArchive. Đây là giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tuân thủ khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – ISO 14721:2012, ký số xác thực lâu dài LTV, LTANS phục vụ lưu trữ lâu dài theo tiêu chuẩn quốc tế, đồng thời đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Đặc biệt, SAVIS là tổ chức đầu tiên và duy nhất có khả năng cung cấp đồng thời cả hai dịch vụ quan trọng nhất trong ký số đó là: Dịch vụ chứng thực điện tử cấp dấu thời gian TrustCA Timestamp và Dịch vụ ký số, con dấu điện tử đảm bảo từ mô hình ký số từ xa Remote Signing theo tiêu chuẩn EU eIDAS QTSP – TrustCA Qualified Remote Signing. Năng lực công nghệ và hạ tầng do SAVIS nghiên cứu và triển khai có khả năng đáp ứng mọi tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình quản lý, vận hành, an ninh hệ thống theo các điều khoản khắt khe nhất của Quy định eIDAS, ISO/IEC 27001 cũng như các quy định của Việt Nam tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP và Thông tư 16/2019/TT-BTTTT đã giúp SAVIS có được lợi thế dẫn đầu thị trường, từ đó phát triển hệ giải pháp ký số toàn diện nhất, đảm bảo khả năng xác thực và lưu trữ lâu dài cho tài liệu điện tử. Tham khảo thêm hệ giải pháp của chúng tôi TẠI ĐÂY! SAVIS eArchive – Giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tuân thủ khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – ISO 14721:2012 TrustCA Timestamp – Dịch vụ chứng thực điện tử cấp dấu thời gian đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam TrustCA Qualified Remote Signing – Dịch
So sánh ký số thông thường với ký số kèm đóng dấu thời gian
Ký số trên tài liệu điện tử giúp định danh, xác thực người ký, đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ của tài liệu. Vậy nếu ký số kèm đóng dấu thời gian Timestamp kết hợp công nghệ LTV thì tài liệu có thêm những giá trị gì và ứng dụng trong những trường hợp nào? Ký số đảm bảo tính định danh, xác thực, toàn vẹn và chống chối bỏ tài liệu Hình thức văn bản giấy với chữ ký tay và con dấu đỏ đang dần trở nên lạc hậu khi đứng trước những yêu cầu, thách thức mới của xã hội. Văn bản giấy có hiệu năng hoạt động thấp bởi bị phụ thuộc, giới hạn nhiều yếu tố: tốc độ in ấn, scan, máy in, mực in hay thời gian chuyển phát tài liệu… Chữ ký tay của cùng một người có thể khác nhau giữa các văn bản và dễ bị giả mạo, lừa đảo, khiến việc xác minh, công chứng khó khăn. Hơn nữa, tài liệu giấy dễ bị rách, sửa xóa, khó đảm bảo tính toàn vẹn. Vì thế, việc chuyển đổi, trang bị hệ thống ký số cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp là yêu cầu tiên quyết, là mắt xích đầu tiên để chuyển đổi số toàn diện. Về tính pháp lý, chữ ký số có giá trị tương đương chữ ký tay và con dấu đỏ Tài liệu điện tử được ký số theo đúng quy định sẽ giúp định danh, xác thực chính xác người ký, đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ: chữ ký số được chủ sở hữu tạo lập có chủ đích, không bị giả mạo hay được tạo do một tai nạn ngẫu nhiên nào đó thông qua những phương thức kỹ thuật từ nhà cung cấp dịch vụ tin cậy và giải pháp ký số. Chữ ký số là cơ sở tin cậy trong số hóa tài liệu, hình thành tài liệu điện tử. So sánh Ký số thông thường và Ký số kèm đóng dấu thời gian Timestamp LTV Đối với ký số thông thường, thời gian ký số hiển thị là thời gian của thiết bị hoặc server ký số, có thể dễ dàng bị thay đổi bởi những công cụ đơn giản, khiến những tài liệu, chứng từ nhạy cảm về thời gian như giao dịch tài chính, ngân hàng, chứng khoán, hợp đồng mua – bán, bệnh án điện tử, văn bằng chứng nhận sở hữu trí tuệ, bản quyền tác giả… có thể bị giả mạo, gian lận, dẫn đến việc không chứng minh được mốc thời gian tài liệu có hiệu lực khi ký số nếu xảy ra tranh chấp. Đặc biệt, đối với trường hợp chứng thư số đã hết hạn thì việc xác minh thời gian ký số và tính toàn vẹn của tài liệu là không thể thực hiện được. Tài liệu khi đó không những mất giá trị pháp lý (do chứng thư số hết hạn) mà còn mất khả năng trở thành chứng cứ. Đây chính là rủi ro cho tổ chức nếu chỉ sử dụng ký số thông thường, đặc biệt là những tài liệu nhạy cảm cần chứng minh mốc thời gian và tính hợp lệ của chữ ký số tại thời điểm ký. Ký số kèm đóng dấu thời gian Timestamp LTV sẽ mang lại sự bảo vệ toàn vẹn cho tài liệu điện tử của bạn. Bao gồm: Tính định danh, xác thực người ký Tính chống chối bỏ tài liệu Tính toàn vẹn, tin cậy dữ liệu Tính xác thực, chống chối bỏ về thời gian, thời điểm ký Những tài liệu đặc biệt nhạy cảm về tính hợp pháp của chữ ký số tại thời điểm ký cần thiết có ký đóng dấu thời gian Timestamp có thể kể đến như: Giao dịch điện tử, giao dịch tài chính Hợp đồng điện tử, hợp đồng tín dụng Các loại chứng từ điện tử Hồ sơ, bệnh án điện tử Tờ khai thuế GTGT theo tháng/quý Tờ khai thuế nhà thầu, tờ khai hải quan… Giấy chứng nhận bảo hiểm Báo cáo tài chính Giấy đăng ký cấp phép hành nghề Giấy chứng nhận bản quyền tác giả Giấy chứng nhận sở hữu trí tuệ … Tham khảo ngay dịch vụ ký số từ SAVIS TrustCA Timestamp – Dịch vụ chứng thực điện tử cấp dấu thời gian được cấp phép Đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tại đây.
Ký số cấp dấu thời gian Timestamp – Chứng cứ độc lập về mốc thời gian và xác thực lâu dài tài liệu điện tử
Một yếu tố quan trọng trong quá trình khởi tạo cũng như xác thực tài liệu điện tử là ký số cấp dấu thời gian Timestamp. Từ khái niệm tới những lý giải tại sao cần cấp dấu thời gian lại là phương thức hiệu quả đối với việc duy trì hiệu lực và tính pháp lý của chữ ký số sẽ được trình bày cụ thể trong bài viết này. Dấu thời gian là gì? Ghi vết thời gian, gắn thông tin về ngày, tháng, năm và thời gian vào thông điệp dữ liệu, xác định chính xác và không thể chỉnh sửa mốc thời gian là khái niệm cơ bản về ký số cấp dấu thời gian. Dấu thời gian đang được ứng dụng rộng rãi trong các ngành nghề sáng tạo hay trên những tài liệu nhạy cảm về thời gian như bản quyền tác giả, bản quyền sáng chế, sở hữu trí tuệ, giao dịch tài chính, ngân hàng, chứng khoán, hợp đồng mua – bán, bệnh án điện tử,… Ký số cấp dấu thời gian timestamp nhằm chứng minh mốc thời gian tài liệu được ký kết hay thời gian tài liệu có hiệu lực là chính xác, độc lập và không thể chối bỏ. RFC 3161 và RFC 5816 là các tiêu chuẩn đối với ký số cấp dấu thời gian. Các dấu thời gian là bằng chứng về nguồn thời gian tin cậy, giá trị thời gian tin cậy và định danh duy nhất đối với từng dấu thời gian được ban hành. Với dấu thời gian, việc tự động thay đổi giờ hệ thống của thiết bị để giả mạo thời gian khởi tạo, chỉnh sửa và truy cập tài liệu điện tử là không thể thực hiện được. Dấu thời gian giữ vai trò quan trọng đối với hoạt động lưu vết, xác thực tin cậy thời điểm các thông tin, thông điệp dữ liệu được khởi tạo, phát hành thậm chí thay đổi trên môi trường điện tử. Để tăng cường tính bảo mật, lưu trữ lâu dài và tính pháp lý của các tài liệu điện tử, dấu thời gian sẽ là giải pháp tối ưu, giúp người dùng ghi vết, lưu vết mọi nỗ lực chỉnh sửa, bảo đảm sự toàn vẹn dữ liệu và quan trọng là xác định tin cậy mốc thời gian. Tại sao cần phải ký số cấp dấu thời gian? Như đã đề cập, dấu thời gian là một phương thức hiệu quả để chứng minh rằng tài liệu không bị thay đổi kể từ khi được ký số cấp dấu thời gian. Nếu một tài liệu là một bằng chứng quan trọng trong tranh chấp tố tụng, sẽ rất khó để chứng minh rằng chữ ký số trên tài liệu này có hiệu lực tại thời điểm ký nếu không có dấu thời gian. Bởi các chứng thư số thường sẽ hết hạn sau 3 năm, gây khó khăn cho việc chứng minh tính hợp lệ của tài liệu trong dài hạn. Nếu không có ký số cấp dấu thời gian, các tài liệu điện tử, đặc biệt là đối với các tài liệu có ràng buộc pháp lý như: hợp đồng kinh doanh, hợp đồng tín dụng, hợp đồng mua bán, sao kê ngân hàng, bản quyền tác giả, sở hữu trí tuệ… có thể dễ dàng bị làm giả, thay đổi thời gian ký. Điều này có thể dẫn đến những cuộc chiến pháp lý tốn kém trong giải quyết tranh chấp khi các bên nỗ lực phủ nhận bằng chứng của nhau. Dấu thời gian được coi là một nhân chứng độc lập – cung cấp bằng chứng cần thiết để chứng minh rằng tài liệu không bị thay đổi, mốc thời gian ký số là đáng tin cậy kể từ khi được ký số cấp dấu thời gian. Dấu thời gian có thực sự tin tưởng và cơ quan nào chịu trách nhiệm ban hành dấu thời gian? Tại Việt Nam, theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP, dịch vụ cấp dấu thời gian được cung cấp bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA). Việc cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian phải tuân theo các quy chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng đối với dịch vụ cấp dấu thời gian. Cụ thể là tuân thủ theo Điều 7 – Tiêu chuẩn dịch vụ cấp dấu thời gian của Thông tư số 06/2015/TT-BTTTT, đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế như RFC 3161 hay RFC nâng cao mới nhất 5816, tuân thủ tương thích với ISO/IEC 18014 về dịch vụ cấp dấu thời gian TimeStamp Service, yêu cầu an ninh đối với hệ thống quản lý chứng thư số và chữ ký số CWA 14167-1. Vì vậy, các dấu thời gian này không bị người dùng trên các thiết bị cục bộ thao túng, sửa đổi. Dấu thời gian là đáng tin cậy và người dùng hoàn toàn chắc chắn rằng mốc thời gian trên dấu thời gian timestamp là chính xác và không thể bị giả mạo. Dấu thời gian – Chứng cứ độc lập về mốc thời gian và xác thực lâu dài tài liệu điện tử Việc bổ sung cấp dấu thời gian bên cạnh chữ ký số giúp người nhận không những định danh, xác thực người ký, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, chống chối bỏ mà còn xác thực được thời điểm ký hay kéo dài hiệu lực pháp lý của tài liệu được ký (khi kết hợp cùng công nghệ xác thực lâu dài LTV), từ đó cho phép hỗ trợ lưu trữ điện tử, lưu trữ lâu dài 10 năm, 20 năm, 50 năm hoặc vĩnh viễn mà không bị ràng buộc bởi hiệu lực của Chứng thư số công cộng. Chữ ký số bao gồm dấu thời gian Timestamp đáp ứng tiêu chuẩn
Ký số đóng dấu thời gian là gì? Tại sao cần ký số đóng dấu thời gian?
1. Ký số đóng dấu thời gian là gì? Dấu thời gian là dữ liệu điện tử gắn thông tin về ngày, tháng, năm và thời gian vào thông điệp dữ liệu, được cung cấp bởi một tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian tin cậy. Dấu thời gian sử dụng để làm bằng chứng và xác thực sự tồn tại của dữ liệu tại một mốc thời gian nhất định. Tài liệu, hồ sơ, thông điệp điện tử khi được đóng dấu thời gian sẽ đảm bảo tính chống chối bỏ về thời gian và tính toàn vẹn dữ liệu. 2. Tại sao cần đóng dấu thời gian Timestamp? Tài liệu điện tử được ký số theo đúng quy định sẽ giúp định danh, xác thực chính xác người ký, đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ: chữ ký số được chủ sở hữu tạo lập có chủ đích, không bị giả mạo hay được tạo do một tai nạn ngẫu nhiên nào đó thông qua những phương thức kỹ thuật từ nhà cung cấp dịch vụ tin cậy và giải pháp ký số. Tuy nhiên, đối với ký số thông thường, thời gian ký số hiển thị là thời gian của thiết bị hoặc server ký số, có thể dễ dàng bị thay đổi bởi những công cụ đơn giản, khiến những tài liệu, chứng từ nhạy cảm về thời gian như giao dịch tài chính, ngân hàng, chứng khoán, hợp đồng mua – bán, bệnh án điện tử, văn bằng chứng nhận sở hữu trí tuệ, bản quyền tác giả… có thể bị giả mạo, gian lận, dẫn đến việc không chứng minh được mốc thời gian tài liệu có hiệu lực khi ký số nếu xảy ra tranh chấp. Ngoài ra, theo quy định của pháp luật, rất nhiều tài liệu điện tử như hợp đồng điện tử, chứng từ điện tử, hồ sơ bệnh án điện tử, văn bằng điện tử… cần được lưu trữ lâu dài 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn. Lúc này, khi chứng thư số hết hạn thì việc xác minh thời gian ký số và tính toàn vẹn của tài liệu là không thể thực hiện được. Tài liệu khi đó không những mất giá trị pháp lý (do chứng thư số hết hạn) mà còn mất khả năng trở thành chứng cứ. Những vấn đề này đã dẫn đến nhu cầu cần một giải pháp giúp xác minh chính xác thời gian ký và tính toàn vẹn của tài liệu dài hạn hoặc vĩnh viễn, độc lập với thời hạn của chứng thư số, chính là ký đóng dấu thời gian Timestamp. 3. Giá trị của đóng dấu thời gian Timestamp trong quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử Việc bổ sung đóng dấu thời gian Timestamp kèm công nghệ xác thực lâu dài LTV bên cạnh chữ ký số giúp người nhận không những định danh, xác thực người ký, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, chống chối bỏ mà còn xác thực được thời điểm ký hay kéo dài hiệu lực pháp lý của tài liệu được ký, từ đó cho phép lưu trữ điện tử lâu dài 10 năm, 20 năm, 50 năm hoặc vĩnh viễn mà không bị ràng buộc bởi hiệu lực của Chứng thư số công cộng. Ký số đóng dấu thời gian Timestamp sẽ là phương thức hiệu quả giúp bảo vệ tài sản trí tuệ, tài sản kỹ thuật số của tổ chức, doanh nghiệp, xác thực tin cậy thời gian hiệu lực của văn bản, tài liệu, hợp đồng, giao dịch điện tử, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn về nội dung và hình thức của tài liệu điện tử. SAVIS TrustCA Timestamp là Nhà cung cấp dịch vụ ký số đóng dấu thời gian Timestamp được cấp phép đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam. Đăng ký sử dụng dịch vụ tại đây
Bảo mật và xác thực tài liệu điện tử lưu trữ lâu dài trong các cơ quan Đảng, Nhà nước
Chiều ngày 08/7/2020, tại Hà Nội, Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin, Ban Cơ yếu Chính phủ đã tổ chức Hội thảo “Bảo mật và xác thực tài liệu điện tử lưu trữ lâu dài trong các cơ quan Đảng, Nhà nước”.
