Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ 4.0, việc ký kết hợp đồng trở nên dễ dàng, nhanh chóng và tiện ích hơn bao giờ hết nhờ sự có mặt của hợp đồng điện tử. Tuy nhiên, loại hình hợp đồng này cũng có những ưu – nhược điểm nhất định. Cùng tìm hiểu đó là gì qua bài viết dưới đây nhé.
Hợp đồng điện tử cần đáp ứng những điều kiện gì?
Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, thực hiện trên các phương tiện thiết bị điện tử, từ tính, công nghệ điện toán đám mây, kỹ thuật số. Loại hợp đồng này cần đáp ứng đầy đủ những điều kiện sau:
- Toàn vẹn về nội dung: hợp đồng điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn về mặt nội dung, không thể thay đổi, sửa xóa thông tin (đảm bảo mọi thay đổi sau khi ký đều có thể bị phát hiện)
- Xác thực tài liệu: có thể xác thực thông tin người ký, thời gian ký trong dài hạn, đáp ứng yêu cầu lưu trữ với từng loại hợp đồng, chứng từ
- Khả năng truy cập: hợp đồng điện tử có thể đọc và truy cập được bằng phương pháp mã hóa hợp pháp mà hai bên thỏa thuận với nhau
Ưu điểm của hợp đồng điện tử so với hợp đồng giấy thông thường
- Sự tiện lợi, nhanh chóng, minh bạch
Hợp đồng điện tử có thể được ký kết mọi lúc mọi nơi mà không cần phải gặp mặt trực tiếp, không làm gián đoạn công việc của doanh nghiệp. Với quy trình tự động hóa 100% không giấy tờ, hợp đồng điện tử cung cấp giải pháp nhanh chóng, chính xác và minh bạch, giúp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, góp phần bảo vệ môi trường.
- Dễ dàng quản lý, lưu trữ và tìm kiếm
Các hệ thống, phần mềm Hợp đồng điện tử cho phép người dùng có thể truy cập, tra cứu dễ dàng các hợp đồng đã ký, hợp đồng chờ ký, hợp đồng ký thất bại nhờ vào chức năng tìm kiếm và lọc; đồng thời có thể tích hợp với phần mềm lưu trữ điện tử phục vụ nhu cầu lưu trữ hợp đồng điện tử lâu dài hay vĩnh viễn trong tổ chức.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí
Với hợp đồng điện tử, doanh nghiệp không cần trả phí chuyển phát giấy tờ, in ấn, lưu kho vật lý. Người ký có thể ký mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị, tiết kiệm thời gian và chi phí lên đến 90%.
Tuy nhiên, đâu là lý do khiến nhiều doanh nghiệp vẫn chưa muốn chuyển đổi sang hợp đồng điện tử?
Những ưu điểm của hợp đồng điện tử có thể nhìn rõ ràng nhưng nhiều tổ chức, doanh nghiệp vẫn ngần ngại khi quyết định chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử. Bởi với những giải pháp hợp đồng điện tử thông thường vẫn tồn tại những lỗ hổng lớn về bảo mật và giá trị pháp lý.
- Không thể xác thực thời gian ký kết hợp đồng
Hợp đồng điện tử thường sử dụng ký điện tử, ký số là phương thức xác thực phổ biến. Tuy nhiên, khi ký số thông thường, thời gian ký có thể bị chỉnh sửa dễ dàng bằng vài thao tác đổi giờ đơn giản trên thiết bị ký. Vì thế, việc chứng minh thời gian ký trên tài liệu rất khó khăn khi xảy ra tranh chấp.
- Không thể chứng minh tính hợp lệ của tài liệu trong dài hạn
Các chứng thư số hiện nay thường có thời hạn tối đa là 03 năm. Khi chứng thư số hết hạn, chữ ký số trên tài liệu sẽ không thể xác thực được. Vì thế, các cá nhân, tổ chức sẽ không thể chứng minh tính hợp lệ của hợp đồng điện tử, tức là hợp đồng điện tử không còn giá trị sử dụng, không có giá trị bằng chứng, chứng cứ.
- Lộ lọt thông tin
Các doanh nghiệp lo sợ bị lộ lọt thông tin khi ký kết, lưu trữ hay chứng thực hợp đồng điện tử trên một nền tảng công nghệ của bên thứ ba. Đây cũng là một rào cản lớn khiến các tổ chức, doanh nghiệp chưa muốn sử dụng hợp đồng điện tử.
Vậy, làm thế nào để khắc phục những vấn đề này?
=> SAVIS eContract – Giải pháp hợp đồng điện tử giúp giảm tối đa rủi ro trên khi ký kết hợp đồng điện tử
- Đáp ứng cao nhất về tiêu chuẩn chống gian lận, giả mạo trong giao dịch điện tử và đảm bảo giá trị pháp lý khi lưu trữ điện tử đối với hợp đồng điện tử.
- Giải pháp ký hợp đồng điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam được tích hợp ký số đóng dấu thời gian TrustCA Timestamp, giúp doanh nghiệp đảm bảo và xác thực người ký, thời gian ký kết ngay cả khi chứng thư số hết hạn, bị thu hồi hay nhà cung cấp ngừng hoạt động.
- Kết hợp cùng với công nghệ xác thực lâu dài LTV, LTANS, các chuẩn ký nâng cao CadES, PadES, XadES,… cho phép xác thực, quản lý, lưu trữ tài liệu dài hạn hoặc vĩnh viễn.
- Đáp ứng cao nhất tiêu chuẩn kỹ thuật được quy định tại Thông tư số 16/2019/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông và tiêu chuẩn châu Âu eIDAS.
Với vai trò là nhà cung cấp số 1 Việt Nam về ký số, SAVIS là đơn vị duy nhất đảm bảo đầy đủ hạ tầng kỹ thuật để cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử theo những tiêu chuẩn bảo mật chặt chẽ nhất.
Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn TẠI ĐÂY!
SAVIS eContract – NHANH CHÓNG, TIẾT KIỆM, BẢO MẬT!
- Chuyên gia về ký số và lưu trữ điện tử
- Nhà cung cấp số 1 về cung cấp giải pháp – dịch vụ ký số
- Nhà cung cấp dịch vụ ký số từ xa Remote Signing đầu tiên cung cấp đầy đủ các dịch vụ từ ký số cơ bản, ký số nâng cao, ký số xác thực lâu dài
- SAVIS eContract – Giải pháp hợp đồng điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam
- TrustCA Timestamp – Dịch vụ chứng thực điện tử cấp dấu thời gian đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam
- TrustCA Qualified Remote Signing – Dịch vụ ký số từ xa đáp ứng tiêu chuẩn EU eIDAS QTSP đầu tiên tại Việt Nam
