Ký hợp đồng điện tử: Làm thế nào để giảm rủi ro pháp lý cho cả hai bên?

Ký hợp đồng điện tử: Làm thế nào để giảm rủi ro pháp lý cho cả hai bên?

Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số đang ngày càng được áp dụng rộng rãi nhằm giảm thời gian chờ đợi, chuyển phát, giảm tiếp xúc và khả năng lây lan dịch bệnh. Nhưng hợp đồng điện tử vẫn là một loại hình văn bản còn khá mới mẻ và vẫn tồn tại những rủi ro nếu như các phương thức ký số đi kèm không thực sự tối ưu. 

1. Hợp đồng điện tử là xu hướng không thể đổi chiều

Bối cảnh dịch bệnh kéo dài khiến cho mọi tổ chức doanh nghiệp đều đang đẩy nhanh việc xây dựng môi trường làm việc số, làm việc từ xa, tự động hóa quy trình, không giấy tờ, không tiếp xúc. 

Điều này muốn thực hiện được thì việc số hóa giấy tờ, hồ sơ, chuyển đổi từ bản giấy sang bản điện tử, sử dụng chứng thư số, chữ ký số trong ký kết sẽ là điều kiện đầu tiên và bắt buộc để hình thành môi trường làm việc số hoàn chỉnh. Hợp đồng là một tài liệu quan trọng bậc nhất trong quá trình kinh doanh. Vì thế hợp đồng điện tử sẽ là tài liệu xếp thứ tự ưu tiên số 1 khi số hoá quy trình. 

Đây chắc chắn không phải là biện pháp thay thế tạm thời và chỉ chuyển đổi mạnh mẽ trong thời kỳ dịch bệnh mà sẽ là xu hướng phát triển tương lai trong mọi ngành nghề. Bởi công nghệ, công cụ làm việc online và thói quen người dùng đang hỗ trợ tối đa cho sự phát triển của hồ sơ điện tử, hợp đồng điện tử. Đây sẽ là xu hướng không thể đổi chiều. 

>>> Tìm hiểu Giải pháp hợp đồng điện tử và số hóa quy trình phù hợp nhất

>>> Giải pháp Hợp đồng điện tử đầu tiên tích hợp ký số từ xa Remote Signing tại Việt Nam

Ký hợp đồng điện tử: Làm thế nào để giảm rủi ro pháp lý cho cả hai bên? SAVIS eContract

2. Sử dụng hợp đồng điện tử có an toàn không?

Sử dụng chữ ký điện tử, chữ ký số, chứng thư số trong ký kết hợp đồng điện tử để thay thế chữ ký tay và con dấu đỏ giúp tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí, giảm thiểu những gián đoạn do quá trình chuyển phát. Bên cạnh những ưu điểm vượt trội của hợp đồng điện tử có thể nhìn thấy rõ đó thì hình thức này vẫn đang tồn tại nhiều rủi ro pháp lý cho cả hai bên.

Không thể chứng minh tính hợp lệ của tài liệu trong dài hạn

Hầu hết các chứng thư số hiện này có thời hạn tối đa là 03 năm, chứng thư số 24h sẽ hết hạn sau 1 ngày. Với những phương thức ký số, phần mềm ký số thông thường được sử dụng phổ biến hiện nay, các cá nhân, hợp đồng sẽ không thể chứng minh tính hợp lệ sau khi chứng thư số hết hạn. Tài liệu khi không thể chứng minh được tính hợp lệ, tức là không còn giá trị sử dụng, không có giá trị bằng chứng, chứng cứ. 

>>> Chứng thư số hết hạn thì tài liệu còn giá trị pháp lý không? 

Không thể loại bỏ giấy tờ ra khỏi quy trình

Ký số thông thường, không bao gồm những tính năng nâng cao khác khiến hợp đồng không thể xác thực, không đảm bảo tính toàn vẹn, chống chối bỏ sau khi chứng thư số hết hạn khiến hợp đồng điện tử không đủ tiêu chuẩn để đưa vào lưu trữ lâu dài, lưu trữ vĩnh viễn. Để tránh rủi ro này, các tổ chức vẫn phải in chứng từ, tài liệu cuối ngày, vẫn phải lưu kho, bảo quản tài liệu giấy gây tổn kém chi phí và nguồn lực.

Nguy cơ gian lận, giả mạo

Nếu chỉ ký số thông thường, không kèm đóng dấu thời gian Timestamp, LTV, hợp đồng điện tử có thể dễ dàng bị làm giả, thay đổi thời gian ký. Điều này có thể dẫn đến những cuộc chiến pháp lý tốn kém trong giải quyết tranh chấp kéo dài khi các bên nỗ lực phủ nhận bằng chứng của nhau. 

>>> Ký số đóng dấu thời gian Timestamp là gì?

Đánh mất khách hàng vào tay đối thủ

Khi hợp đồng không đảm bảo tin cậy, dễ dàng bị thao túng, chỉnh sửa; khách hàng sẽ không thể tin tưởng thực hiện những giao dịch có giá trị lớn với các tổ chức, doanh nghiệp. Điều này đặt các tổ chức trước rủi ro đánh mất khách hàng vào tay đối thủ.

Ký hợp đồng điện tử: Làm thế nào để giảm rủi ro pháp lý cho cả hai bên? SAVIS eContract

3. Giải pháp giúp giảm rủi ro pháp lý đối với hợp đồng điện tử

Câu hỏi làm thế nào để giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể gặp phải khi sử dụng hợp đồng điện tử là một vấn đề quan trọng với mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Hiện nay, ký số đóng dấu thời gian timestamp cùng với công nghệ xác thực lâu dài LTV được đánh giá là giải pháp công nghệ đáp ứng cao nhất về chống gian lận, giả mạo trong giao dịch điện tử và đảm bảo giá trị pháp lý khi lưu trữ điện tử đối với hợp tài liệu điện tử nói chung và hợp đồng điện tử nói riêng. 

-Không phục thuộc vào thời hạn chứng thư số, có thể xác thực được kể cả khi chứng thư số/chữ ký số hết hạn

-Ký số xác thực lâu dài LTV giúp gia hạn thời gian lưu trữ, xác thực tài liệu điện tử trong 5 năm, 10 năm, 20 năm, 50 năm hoặc vĩnh viễn

-Xác thực tin cậy thời gian hiệu lực của văn bản, tài liệu, hợp đồng, giao dịch điện tử

-Tích hợp tính năng ký số đóng dấu thời gian timestamp, ký số nâng cao AdES, công nghệ xác thực lâu dài LTV, chống gian lận, giả mạo và đảm bảo giá trị bằng chứng, chứng cứ của hợp đồng trong dài hạn. 

-Đáp ứng cao nhất theo Thông tư số 16/2019/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông và tiêu chuẩn quốc tế eIDAS, trước mọi thay đổi công nghệ 

4. So sánh ký số thông thường với ký số kèm đóng dấu thời gian

Hiện tại, Giải pháp Hợp đồng điện tử SAVIS e-Contract là giải pháp ký hợp đồng điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam được tích hợp tính năng ký số đóng dấu thời gian timestamp, ký số nâng cao AdES, công nghệ xác thực lâu dài LTV, chống gian lận, giả mạo và đảm bảo giá trị bằng chứng, chứng cứ của hợp đồng trong dài hạn. 

>>> Giải pháp hợp đồng điện tử an toàn, bảo mật

Với ký số đóng dấu thời gian, SAVIS/TrustCA đang là tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử cấp dấu thời gian đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam. Dịch vụ chứng thực điện tử cấp dấu thời gian – TrustCA Timestamp của SAVIS được xây dựng dựa trên nền tảng PKI tiên tiến nhất hiện nay, bất cứ thay đổi, sửa xóa đối với dữ liệu được đóng dấu thời gian đều bị phát hiện, đồng thời được kết nối trực tiếp với đồng hồ Nguyên tử quốc gia của Viện đo lường, đảm bảo tuyệt đối trong chống chối bỏ, phủ nhận giá trị thời gian. Tháng 10/2021, SAVIS đã được cấp phép cung cấp dịch vụ ký số từ xa Remote Signing và trở thành đơn vị đầu tiên tại Việt Nam chính thức cung cấp dịch vụ này. Điều này giúp SAVIS sở hữu hệ sinh thái sản phẩm, dịch vụ ký số toàn diện nhất trên thị trường. 

Liên hệ ngay, tư vấn liền tay TẠI ĐÂY!

  • Chuyên gia về ký số và lưu trữ điện tử
  • Nhà cung cấp số 1 về cung cấp giải pháp – dịch vụ ký số
  • Nhà cung cấp dịch vụ ký số từ xa Remote Signing đầu tiên cung cấp đầy đủ các dịch vụ từ ký số cơ bản, ký số nâng cao, ký số xác thực lâu dài
  • SAVIS eContract  – Giải pháp hợp đồng điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam
  • TrustCA Timestamp – Dịch vụ chứng thực điện tử cấp dấu thời gian đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam
  • TrustCA Qualified Remote Signing – Dịch vụ ký số từ xa đáp ứng tiêu chuẩn EU eIDAS QTSP đầu tiên tại Việt Nam

—————-

Đồng hành cùng SAVIS trong các giải pháp Ký số toàn diện

FBpage: https://www.facebook.com/SavisTechnologyGroup

Hotline: 1900 636 156

Zalo: 076 201 6898/035 690 6662

Email: dichvuso@savis.vn

#Savis#kysotuxa#remotesigning#kysonangcao#ades#kysoxacthuc#chungthucdientu#luutrudientu

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn