Khi lưu trữ tài liệu điện tử trở thành xu thế trong kỷ nguyên Dữ liệu số, vấn đề về bảo mật cũng được đặt lên hàng đầu. Tuy nhiên, vẫn còn những lỗ hổng trong bảo mật lưu trữ tài liệu điện tử, nếu doanh nghiệp chủ quan, sẽ ảnh hưởng đến tính toàn vẹn và an toàn của dữ liệu.
Lỗ hổng trong bảo mật lưu trữ tài liệu điện tử
Với khối lượng tài liệu khổng lồ, sở hữu hệ thống lưu trữ điện tử an toàn trở thành điều kiện tiên quyết để bảo vệ giá trị pháp lý, tính toàn vẹn và tính bảo mật của dữ liệu. Nhưng thực tế cho thấy, nhiều hệ thống lưu trữ hiện nay vẫn chưa đáp ứng đầy đủ các tiêu chí bảo mật, tiềm ẩn những rủi ro nghiêm trọng, có thể gây ra những nguy hại cho dữ liệu – tài sản của doanh nghiệp.
Rủi ro về kỹ thuật
Một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến mất an toàn trong lưu trữ tài liệu số là do hệ thống kỹ thuật chưa đảm bảo tiêu chuẩn bảo mật cao, có thể kể đến một số rủi ro như:
- Không mã hóa dữ liệu: Nhiều hệ thống không thực hiện mã hóa toàn bộ dữ liệu lưu trữ hoặc chỉ mã hóa ở mức sơ sài, khiến tài liệu có thể bị chỉnh sửa hoặc truy cập trái phép.
- Không kiểm soát truy cập chặt chẽ: Việc phân quyền chưa rõ ràng, thiếu lớp xác thực đa yếu tố (MFA) khiến tài liệu quan trọng dễ bị rò rỉ qua tài khoản nội bộ.
- Sao lưu và phục hồi dữ liệu kém: Thiếu các phương án sao lưu, hoặc có sao lưu nhưng không kiểm tra khả năng phục hồi, dẫn đến nguy cơ mất dữ liệu vĩnh viễn.
Rủi ro về hạ tầng
Hạ tầng công nghệ thông tin đóng vai trò nền tảng cho việc lưu trữ tài liệu an toàn. Tuy nhiên, nhiều tổ chức hiện nay vẫn đối mặt với các vấn đề như:
- Thiếu nền tảng lưu trữ tập trung: Lưu trữ rải rác trên nhiều thiết bị cá nhân như máy tính, USB, ổ cứng di động… gây khó khăn trong việc kiểm soát và đồng bộ bảo mật.
- Hạ tầng cũ, không tương thích: Hệ thống máy chủ và phần mềm đã lỗi thời, không còn được hỗ trợ cập nhật bảo mật.
- Thiếu tích hợp với các hệ thống hiện tại: Không có khả năng kết nối với các hệ thống nội bộ, gây gián đoạn, sai sót.
Rủi ro về pháp lý
Dù Việt Nam đã ban hành nhiều quy định liên quan đến lưu trữ tài liệu điện tử, nhưng việc triển khai tuân thủ vẫn còn khá hạn chế:
- Thiếu tuân thủ Thông tư, quy định của nhà nước: Nhiều tổ chức chưa có chuẩn dữ liệu đầu vào hoặc chưa đảm bảo khả năng bảo quản lâu dài theo quy định.
- Tài liệu lưu trữ không có giá trị pháp lý: Dữ liệu lưu ở các dịch vụ nước ngoài hoặc không được chứng thực bởi tổ chức có thẩm quyền khiến tài liệu không có giá trị khi có tranh chấp.
Đứng trước những lỗ hồng bảo mật này, một giải pháp lưu trữ điện tử toàn diện, bảo mật cao, tuân thủ đầy đủ quy định pháp lý trở thành ưu tiên hàng đầu của nhiều tổ chức.
Trusted Archive BOX: Bước tiến mới trong bảo mật lưu trữ tài liệu điện tử
Trusted Archive BOX là giải pháp lưu trữ điện tử toàn diện tất cả trong một, do SAVIS nghiên cứu và phát triển, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về bảo mật, tuân thủ và hiệu quả vận hành trong lưu trữ tài liệu số.
Với mục tiêu giúp các tổ chức, doanh nghiệp xây dựng hệ thống lưu trữ độc lập trong vận hành và tích hợp, Trusted Archive BOX đánh dấu một bước tiến đột phá trong việc thiết lập hạ tầng lưu trữ an toàn và bền vững với kiến trúc bảo mật đa tầng, gồm trọn bộ:
- Máy chủ
- Phần mềm hệ điều hành
- Phần mềm cơ sở dữ liệu
- Tích hợp với tính năng ký số, chuyển đổi tài liệu phục vụ lưu trữ lâu dài
Trusted Archive BOX được trang bị toàn diện chức năng để giải quyết trọn vẹn các bài toán về rủi ro bảo mật lưu trữ điện tử:
- Giải pháp đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế theo khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – theo tiêu chuẩn ISO 14721:2012, tiêu chuẩn ISO 16363:2012
- Đảm bảo tuân thủ Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Quyết định số 458/QĐ-TTg về công tác văn thư và lưu trữ điện tử, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.
- Sử dụng các thuật toán mã hóa mạnh mẽ: AES, RSA, ECDSA, DES để bảo vệ nội dung tài liệu, đặc biệt những tài liệu nhạy cảm như hợp đồng hoặc hồ sơ hành chính.
- Tích hợp xác thực hai yếu tố 2FA – OTP, đảm bảo chỉ người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập dữ liệu.
- Hỗ trợ nhiều phương thức ký số: USB token, HSM, remote signing và mobile signing.
- Hỗ trợ các chuẩn ký nâng cao như CAdES, PAdES, XAdES, cùng ký đóng dấu thời gian Timestamp, đáp ứng cao nhất về chống gian lận, giả mạo trong giao dịch điện tử và đảm bảo giá trị pháp lý khi lưu trữ điện tử đối với hợp tài liệu điện tử nói chung và hợp đồng điện tử nói riêng
- Tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như eIDAS của Liên minh châu Âu, FIPS 140-2 Level 3 và GDPR, đảm bảo dữ liệu được xử lý và lưu trữ theo các quy định nghiêm ngặt về bảo mật và quyền riêng tư.
- Hỗ trợ tích hợp với hệ thống lưu trữ lâu dài, có thể quản lý hàng tỷ trang tài liệu chất lượng cao với chi phí đầu tư thấp có tuổi thọ từ 25 – 50 năm hoặc vĩnh viễn
Không chỉ nâng tầm bảo mật lưu trữ tài liệu điện tử, Trusted Archive BOX còn được đánh giá cao bởi trang bị các công nghệ hàng đầu hiện nay:
- Tích hợp Chatbot AI thông minh trợ giúp người dùng trong quản lý, lưu trữ, tìm kiếm, khai thác dữ liệu, với khả năng phân tích, tổng hợp, tóm tắt nội dung nhanh chóng.
- Tích hợp Search Engine – Elastic Search: Tìm kiếm nhanh trên dữ liệu lớn.
- Tích hợp không giới hạn với hệ thống phần mềm hiện có của doanh nghiệp như: Kế toán, Quản lý nhân sự, quản lý văn bản và các hệ thống quản lý thư mục trên nền tảng điện toán đám mây khác.
Với Trusted Archive BOX, SAVIS không chỉ cung cấp một nền tảng công nghệ, mà còn mang đến một giải pháp tổng thể giúp doanh nghiệp chủ động bảo vệ tài liệu và tối ưu khai thác dữ liệu.
Kết nối ngay với các chuyên gia của SAVIS để tăng cường bảo mật lưu trữ điện tử ngay hôm nay.
