Lưu trữ điện tử có khả năng kết nối toàn bộ những công cụ làm việc số như phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, quản lý khách hàng CRM, quản lý doanh nghiệp ERP… để tạo thành một hệ thống số hóa hoàn thiện từ khởi tạo, ký số, truyền gửi đến lưu trữ lâu dài trong tổ chức, doanh nghiệp. Đây là một trong những hệ thống quan trọng nhất của quy trình làm việc số.
1. Lưu trữ điện tử là một trong những hệ thống quan trọng nhất của quy trình làm việc số, tại sao?
Một tổ chức hay doanh nghiệp với đầy đủ các công cụ quản lý, quy trình tự động hóa, ký điện tử, ký số, nhưng lại thiếu hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử như một hệ thống lưu trữ tài liệu thiếu tủ cất giữ, lưu trữ tài liệu giấy vậy. Điều này dẫn đến việc tài liệu lưu trữ bị rời rạc, cát cứ, thiếu tập trung, dễ thất lạc, không bảo mật, gặp khó khăn trong quản lý, tìm kiếm, truy xuất, kiểm tra…
Trước sự phát triển của công nghệ, các công cụ số thay thế dần giấy tờ truyền thống. Hệ thống hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, sao kê ngân hàng, thỏa thuận bảo mật thông tin, đơn đặt hàng, đề nghị mua bán, thanh toán,… đang ngày càng trở nên phổ biến. Vì thế, lưu trữ tài liệu điện tử sẽ là nhu cầu tất yếu, là hệ thống quan trọng trong một quy trình số hóa hoàn chỉnh của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào.
Tuy nhiên, hệ thống lưu trữ điện tử trong tổ chức thường thiếu sự đồng bộ và không đáp ứng tiêu chuẩn lưu trữ cần thiết. Những định dạng file lưu trữ phổ biến như PDF hay PNG, JPG không phải là những định dạng chuẩn cho lưu trữ lâu dài, khiến tài liệu đứng trước nguy cơ không thể đọc hay truy cập được bởi sự thay đổi của công nghệ trong tương lai. Nếu không thận trọng với vấn đề này ngay từ đầu, các tổ chức sẽ mất nhiều thời gian và chi phí để chuyển đổi sang đúng định dạng chuẩn, đi kèm với đó là những rủi ro bị rò rỉ, đánh cắp thông tin.
2. Trusted Archive – Giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tuân thủ theo tiêu chuẩn quốc tế tại Việt Nam
Việc xây dựng kho lưu trữ số cần được ưu tiên đầu tư và xây dựng đúng tiêu chuẩn về lưu trữ điện tử là đặc biệt quan trọng. Bởi khi tổ chức, doanh nghiệp sử dụng hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử không đạt chuẩn, các file tài liệu điện tử sẽ trở thành file rác do phương thức xác thực điện tử như ký số, ký điện tử chỉ có giá trị tối đa trong vòng 3 năm – 5 năm nếu không được gia hạn thêm thời gian hiệu lực.
Với những công nghệ hiện đại cùng sự thấu hiểu nhu cầu khách hàng, giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử tin cậy – Trusted Archive là giải pháp giúp giải quyết triệt để bài toán lưu trữ tài liệu điện tử lâu dài, quản lý, phân quyền, truy xuất tài nguyên trong mọi tổ chức từ nhiều lĩnh vực: Tài chính – Ngân hàng, Bảo hiểm, Y tế, Chăm sóc sức khỏe, Giáo dục, Chính phủ – Nhà nước, …
Tại Việt Nam, Trusted Archive là giải pháp đầu tiên và duy nhất tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế theo khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS và ký số xác thực lâu dài LTV, LTANS phục vụ lưu trữ lâu dài, đồng thời đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
3. Công nghệ Big Data – Lợi thế công nghệ
Với lợi thế mang lại từ công nghệ Big Data và Elasticsearch,Trusted Archive có khả năng lưu trữ hàng triệu tài liệu với nhiều định dạng khác nhau và truy tìm chính xác trong vài giây. Trusted Archive đảm bảo tính toàn vẹn, tính pháp lý, xác thực của tài liệu điện tử được lưu trữ nhờ khả năng hỗ trợ các chuẩn ký số nâng cao lâu dài như CadES, PadES, XadES; dấu thời gian TrustCA Timestamp; công nghệ xác thực lâu dài LTV, LTANS cho phép lưu trữ, quản lý tài liệu chất lượng cao từ 10 năm, 20 năm, 50 năm hoặc vĩnh viễn.
Đồng thời, Trusted Archive còn có khả năng mở rộng linh hoạt, tích hợp không giới hạn với các hệ thống thông tin sẵn có của tổ chức thông qua API, từ đó người dùng có thể xây dựng một hệ thống làm việc số kết nối, xuyên suốt, quản lý tập trung, thống nhất và theo thời gian thực.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn TẠI ĐÂY!
