Lưu trữ điện tử là một trong những hệ thống quan trọng nhất trong bất kỳ quy trình số hóa nào. Tuy nhiên, làm thế nào để đảm bảo tính pháp lý, bằng chứng chứng cứ của tài liệu khi lưu trữ phát sinh những vấn đề mới so với hệ thống lưu trữ giấy truyền thống.
1. Những rủi ro khi lưu trữ tài liệu điện tử
Đối với lưu trữ giấy truyền thống, tài liệu được ký, đóng dấu là có thể yên tâm đưa vào lưu trữ 5 năm, 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn mà vẫn đảm bảo tuân thủ tính pháp lý và có giá trị bằng chứng, chứng cứ theo quy định hiện hành.
Trong khi, nếu chuyển sang lưu trữ điện tử, bài toán về giá trị pháp lý của tài liệu phát sinh những vấn đề rủi ro mới. Phương thức xác thực như ký số thường chỉ có giá trị tối đa trong 3 – 5 năm. Điều này đồng nghĩa rằng sau khoảng thời gian này nếu không được ký lại hoặc áp dụng những giải pháp lưu trữ lâu dài thì các file điện tử sẽ mất hoàn toàn giá trị và trở thành file rác.
Chữ ký số cơ bản sẽ có vòng đời phụ thuộc vào thời hạn chứng thư số và chỉ đáp ứng giao dịch điện tử cơ bản, có thời hạn lưu trữ ngắn hạn. Trong trường hợp yêu cầu lưu trữ dài hạn, toàn vẹn dữ liệu, tra cứu xác thực lâu dài thì việc triển khai chữ ký số cơ bản sẽ ko đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật.
Đồng thời, phần lớn chữ ký số, chữ ký điện tử cơ bản hiện nay đang sử dụng nguồn thời gian là nguồn thời gian của máy tính, máy chủ ký số, máy chủ ứng dụng chữ ký số có thể can thiệp sửa đổi, gây rủi ro về tính bằng chứng, chứng cứ của tài liệu, thông điệp điện tử.
Bên cạnh vấn đề về tính xác thực, định danh thì bảo vệ tính toàn vẹn về nội dung đối với tài liệu lưu trữ điện tử cũng là một vấn đề cần phải đặc biệt quan tâm. Những định dạng lưu trữ phổ biến như PDF không phải định dạng dành cho lưu trữ và có thể gây ra rủi ro tài liệu không thể truy cập được sau thời gian dài do công nghệ thay đổi.
2. Những giải pháp quan trọng trong lưu trữ điện tử lâu dài
Thông điệp dữ liệu gắn kèm dấu thời gian Timestamp theo quy định tại Điều 30, Nghị định 130/2018/NĐ-CP là điều kiện đảm bảo tính tin cậy, chống chối bỏ cao nhất trong giao dịch điện tử. Việc triển khai, áp dụng thiếu triệt để các quy định pháp luật của người dùng và các đơn vị cung cấp dịch vụ đã gây ra những bất lợi trong lưu trữ điện tử lâu dài khi tài liệu không thể xác thực trong dài hạn, không thể chứng minh được giá trị pháp lý khi chứng thư số hết hạn hoặc bị thu hồi.
Trong trường hợp áp dụng ký số đóng dấu thời gian timestamp từ nguồn thời gian tin cậy đáp ứng Thông tư 06/2015/TT-BTTTT, tài liệu điện tử sẽ có thể đưa vào lưu trữ dài hạn trong 5 năm, 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn, dễ dàng kiểm tra trạng thái chứng thư số tại thời điểm ký mà không phụ thuộc vào thời hạn chứng thư số. Cùng với các chuẩn ký nâng cao như CAdES, PadES, XadES,… cũng như gắn đóng dấu thời gian TrustCA Timestamp, công nghệ xác thực lâu dài LTV, LTANS cho phép lưu trữ, quản lý tài liệu chất lượng cao lâu dài.
Là một chuyên gia về ký số và lưu trữ điện tử, SAVIS đã phát triển thành công Giải pháp số hoá, lưu trữ điện tử tập trung trên nền tảng Big Data – SAVIS eArchive. Đây là giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tuân thủ khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – ISO 14721:2012, ký số xác thực lâu dài LTV, LTANS phục vụ lưu trữ lâu dài theo tiêu chuẩn quốc tế, đồng thời đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Đặc biệt, SAVIS là tổ chức đầu tiên và duy nhất có khả năng cung cấp đồng thời cả hai dịch vụ quan trọng nhất trong ký số đó là: Dịch vụ chứng thực điện tử cấp dấu thời gian TrustCA Timestamp và Dịch vụ ký số, con dấu điện tử đảm bảo từ mô hình ký số từ xa Remote Signing theo tiêu chuẩn EU eIDAS QTSP – TrustCA Qualified Remote Signing.
Năng lực công nghệ và hạ tầng do SAVIS nghiên cứu và triển khai có khả năng đáp ứng mọi tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình quản lý, vận hành, an ninh hệ thống theo các điều khoản khắt khe nhất của Quy định eIDAS, ISO/IEC 27001 cũng như các quy định của Việt Nam tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP và Thông tư 16/2019/TT-BTTTT đã giúp SAVIS có được lợi thế dẫn đầu thị trường, từ đó phát triển hệ giải pháp ký số toàn diện nhất, đảm bảo khả năng xác thực và lưu trữ lâu dài cho tài liệu điện tử.
Tham khảo thêm hệ giải pháp của chúng tôi TẠI ĐÂY!
TrustCA Timestamp – Dịch vụ chứng thực điện tử cấp dấu thời gian đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam
TrustCA Qualified Remote Signing – Dịch vụ ký số từ xa đáp ứng tiêu chuẩn EU eIDAS QTSP đầu tiên tại Việt Nam
SAVIS eContract – Giải pháp hợp đồng điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam
Đồng hành cùng #SAVIS trong các giải pháp Chuyển đổi số
Website: https://savis.vn
Hotline: 1900 636 156
Zalo: 076 201 6898/035 690 6662
Email: dichvuso@savis.vn
#kyso#kysotuxa#remotesigning#trustca#chukyso#chungthuso#condaudientu#eIDAS#chauAu#evfta#giaodichdientu#hopdongdientu#hoadondientu#chungtudientu#lamviectuxa
