Bên cạnh những phần mềm quản trị công việc, tự động hóa quy trình, phần mềm ký số thì xây dựng những kho lưu trữ điện tử, lưu trữ số sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp hoàn thiện quy trình số, môi trường làm việc số của mình.
1. Lưu trữ điện tử – Hệ thống quan trọng trong mọi lĩnh vực
Tương tự như quy trình giấy tờ truyền thống, sau bước tạo lập sẽ đến trình ký, ký – đóng dấu, hoàn thiện và đưa vào kho lưu trữ, thì khi chuyển đổi thành quy trình điện tử cũng bao gồm những bước cơ bản: tạo lập văn bản, ký số theo quy trình, đưa vào kho lưu trữ điện tử. Một tổ chức với đầy đủ các công cụ quản lý công việc, quy trình tự động, ký điện tử, ký số nhưng lại thiếu một hệ thống lưu trữ điện tử chuyên biệt sẽ giống như thiếu những tủ lưu trữ, kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu giấy. Hệ quả có thể nhìn thấy rõ là tài liệu lưu trữ rời rạc, cát cứ, thiếu tập trung, thống nhất, dễ thất lạc, đánh cắp, gây khó khăn trong quản lý, tìm kiếm, truy xuất, thanh tra, kiểm tra…
>>> Xác thực tài liệu điện tử lưu trữ lâu dài như thế nào?
Hiện nay, mọi thứ đều đang hướng tới môi trường số, những tài liệu quan trọng của doanh nghiệp như hoá đơn, hợp đồng, sao kê ngân hàng, đề nghị mua bán… đang dần chuyển sang dạng thức điện tử. Hợp đồng điện tử, hoá đơn điện tử, sao kê điện tử, chứng từ điện tử đã trở nên quen thuộc với mỗi tổ chức và sẽ còn phổ biến mạnh mẽ hơn trong tương lai gần.
Những hệ thống lưu trữ điện tử, kho lưu trữ số, theo đó, cũng sẽ đóng vai trò ngày càng quan trọng, giúp hoàn thiện quy trình số không giấy tờ, thay thế những kho lưu trữ vật lý tốn kém và khó kiểm soát. Dần dần, lưu trữ điện tử sẽ là công cụ số bắt buộc trong mọi tổ chức, mọi lĩnh vực, từ các tổ chức Tài chính – Ngân hàng, các bệnh viện, phòng khám, trường học, cơ sở giáo dục, cơ quan Chính phủ đến các doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề,…
2. Rủi ro khi sử dụng những hệ thống lưu trữ điện tử không đạt chuẩn
Khác với tài liệu giấy, sau khi ký đóng dấu có thể đưa vào lưu trữ 10 năm, 50 năm, 100 năm hoặc vĩnh viễn mà vẫn đảm bảo tính pháp lý thì theo quy định pháp luật hiện hành, các phương thức xác thực điện tử như ký số có giá trị tối đa trong vòng 3 năm đến 5 năm, nghĩa là sau khoảng thời gian đó tất cả các file điện tử nếu không được gia hạn hoặc có những giải pháp cho lưu trữ lâu dài, lưu trữ vĩnh viễn thì sẽ trở thành file rác.
>>> Chứng thư số hết hạn thì tài liệu còn giá trị pháp lý không?
Đồng thời, với lưu trữ điện tử, rủi ro lạc hậu công nghệ cũng hiện hữu khi những định dạng file phổ biến như PDF không phải là những định dạng cho lưu trữ lâu dài. Tổ chức không chú ý điều này ngay từ đầu sẽ mất rất nhiều thời gian và chi phí để chuyển đổi trong tương lai. Thêm nữa, lưu trữ điện tử cũng đi kèm với vấn đề bảo mật thông tin, dữ liệu, tổ chức sẽ phải trả giá trước nguy cơ rò rỉ, đánh cắp dữ liệu trên môi trường điện tử nếu không quan tâm đến vấn đề an ninh thông.
>>>Định dạng lưu trữ điện tử lâu dài như thế nào?
3. Trusted Archive – Giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tuân thủ theo tiêu chuẩn quốc tế
Với vai trò quan trọng của mình, xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử cần được đầu tư xây dựng chuẩn chỉnh ngày từ đầu nhằm tránh những rủi ro hay chi phí nâng cấp, chuyển đổi tốn kém.
Là một chuyên gia về ký số và lưu trữ điện tử, SAVIS đã phát triển thành công Giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử Trusted Archive. Đây là giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tuân thủ khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – ISO 14721:2012, ký số xác thực lâu dài LTV, LTANS phục vụ lưu trữ lâu dài theo tiêu chuẩn quốc tế, đồng thời đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
>>> SAVIS eArchive giành Giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam 2020
Tổ chức sử dụng giải pháp này sẽ không phải lo lắng về tính pháp lý, xác thực của tài liệu điện tử nhờ được hỗ trợ các chuẩn ký nâng cao như CAdES, PadES, XadES,… cũng như gắn đóng dấu thời gian TrustCA Timestamp, công nghệ xác thực lâu dài LTV, LTANS cho phép lưu trữ, quản lý tài liệu chất lượng cao từ 10 năm, 20 năm, 50 năm hoặc vĩnh viễn.
>>> Dấu thời gian Timestamp là gì? Tại sao cần sử dụng dấu thời gian?
Ngoài ra, Trusted Archive còn có khả năng tích hợp không giới hạn với các hệ thống thông tin sẵn có của tổ chức qua API, khả năng mở rộng linh hoạt. Với quy trình động được hỗ trợ cài đặt sẵn, người dùng có thể dễ dàng xây dựng luồng quy trình làm việc, phân quyền truy cập, quản lý và theo dõi tình trạng của tài liệu theo thời gian thực từ khi hình thành đến quá trình lưu trữ.
Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ TẠI ĐÂY!
TrustCA Timestamp – Dịch vụ chứng thực điện tử cấp dấu thời gian đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam
TrustCA Qualified Remote Signing – Dịch vụ ký số từ xa đáp ứng tiêu chuẩn EU eIDAS QTSP đầu tiên tại Việt Nam
Trusted Archive – Giải pháp lưu trữ điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tuân thủ khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – ISO 14721:2012
SAVIS eContract – Giải pháp hợp đồng điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam
