Trusted Archive BOX – Giải pháp lưu trữ điện tử tất cả trong một cho mọi tổ chức
Trong kỷ nguyên mới, dữ liệu được xem là “dầu mỏ” của nền kinh tế số, lưu trữ tài liệu không chỉ dừng lại ở bảo quản thông tin mà còn là một mắt xích trong chiến lược vận hành của mọi tổ chức. Một giải pháp lưu trữ điện tử hiệu quả sẽ giúp tổ chức xây dựng hạ tầng lưu trữ điện tử vững chắc – từ số hóa, bảo mật đến khai thác thông minh. Thực trạng lưu trữ tại các tổ chức, doanh nghiệp Hiện nay, dù đã quan tâm đến lưu trữ tài liệu số nhưng phần lớn các cơ quan, tổ chức cơ bản chưa có hệ thống số hoá và quản lý lưu trữ điện tử. Thay vào đó, việc lưu trữ vẫn diễn ra theo cách thức truyền thống như in các văn bản giấy tờ rồi lưu kho hoặc lưu trữ rải rác trong các ổ cứng cá nhân, USB,… đơn lẻ. Lưu trữ thiếu đồng bộ khiến việc quản lý tài liệu trở nên rời rạc, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều rủi ro như: Bên cạnh rủi ro về lưu trữ theo cách truyền thống, lưu trữ điện tử nhỏ lẻ,… các tổ chức còn gặp khó khăn khi triển khai các giải pháp lưu trữ điện tử. Trong khi các giải pháp lưu trữ quốc tế được đánh giá là mạnh mẽ, nhưng chi phí cao, không thể chỉnh sửa phù hợp với nghiệp vụ tại Việt Nam, thì các giải pháp trong nước lại chưa tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật theo ISO cũng như kiến trúc nền tảng được khuyến nghị cho lĩnh vực số hóa lưu trữ điện tử. Chính vì vậy, nhu cầu về một giải pháp lưu trữ điện tử toàn diện, đạt chuẩn, dễ vận hành, dễ triển khai ngày càng gia tăng ở nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Trusted Archive BOX – Giải pháp lưu trữ điện tử tất cả trong một cho mọi tổ chức Là nhà cung cấp giải pháp lưu trữ hàng đầu tại Việt Nam, SAVIS cũng là đơn vị đầu tiên và duy nhất cho ra mắt Trusted Archive BOX tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế theo khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – theo tiêu chuẩn ISO 14721:2012 và đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Trusted Archive BOX gồm trọn bộ: máy chủ, các phần mềm hệ điều hành, phần mềm cơ sở dữ liệu, tích hợp với tính năng ký số, chuyển đổi tài liệu phục vụ lưu trữ lâu dài, giúp các tổ chức, doanh nghiệp dễ dàng xây dựng một hệ thống lưu trữ độc lập để vận hành và tích hợp. Lưu trữ an toàn – Bảo quản lâu dài – Khai thác hiệu quả Trusted Archive BOX được trang bị, tích hợp nhiều tính năng hiện đại nhằm đảm bảo toàn diện 3 mục tiêu: a. Lưu trữ an toàn b. Bảo quản lâu dài c. Khai thác hiệu quả Đa dạng phiên bản, phù hợp với mọi nhu cầu Trusted Archive BOX cung cấp ba phiên bản linh hoạt, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp từ quy mô nhỏ tới lớn cũng như cơ quan nhà nước, tổ chức tài chính ngân hàng khắt khe về tuân thủ và bảo mật. Standard Advanced Premium Dung lượng lưu trữ 5TB 7 – 10 TB 10TB++ Tài khoản cán bộ văn thư lưu trữ Free 5 tài khoản cho cán bộ văn thư lưu trữ Free 6 – 10 tài khoản cho cán bộ văn thư Free 10+++ tài khoản cho cán bộ văn thư Chứng thư số kèm theo Free 5 chứng thư số cá nhân và 1 chứng thư số tổ chức, doanh nghiệp trong 3 năm Free 10 chứng thư số cá nhân và 1 chứng thư số tổ chức, doanh nghiệp trong 3 năm Free 10++ chứng thư số cá nhân và 1 chứng thư số tổ chức, doanh nghiệp trong 3 năm Tài khoản truy cập, khai thác hệ thống Không giới hạn Không giới hạn Không giới hạn Phần mềm ký số Ký điện tử, ký số sử dụng USB token. Hỗ trợ tích hợp HSM Ký điện tử, ký số sử dụng USB token. Hỗ trợ tích hợp HSM Bao gồm ký số sử dụng USB token, HSM, remote signing, mobile signing. Hỗ trợ các chuẩn ký nâng cao, đóng dấu thời gian, chứng thực điện tử phục vụ lưu trữ lâu dài Công cụ chuyển đổi tài liệu Tích hợp sẵn công cụ chuyển đổi từ tài liệu office, PDF sang định dạng phục vụ lưu trữ, lưu trữ lâu dài PDF/A, TIFF,… Hướng dẫn, đào tạo Hướng dẫn số hóa, khởi tạo, chuẩn hóa dữ liệu, tạo lập loại hình dữ liệu, chuyển giao công nghệ,… Mỗi phiên bản đều được thiết kế để thiết lập nhanh chóng, phân quyền rõ ràng và dễ dàng sử dụng, đồng thời được bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật trọn đời, đảm bảo các tổ chức có thể triển khai hệ thống lưu trữ điện tử mà không gặp phải bất kỳ khó khăn nào. Kết nối ngay với chuyên gia của SAVIS để đưa doanh nghiệp tiến gần hơn với mục tiêu số hoá lưu trữ, văn phòng không giấy cùng Trusted Archive BOX!
5 tiêu chí lựa chọn một giải pháp lưu trữ điện tử chất lượng cho doanh nghiệp, tổ chức
Trong bối cảnh dữ liệu số bùng nổ, xây dựng một kho lưu trữ điện tử an toàn, tuân thủ pháp luật trở thành nhiệm vụ tất yếu với mọi doanh nghiệp, tổ chức. Lựa chọn một giải pháp lưu trữ điện tử chất lượng chính là một chiến lược quản trị dữ liệu hiệu quả mà doanh nghiệp nào cũng nên cân nhắc kỹ càng. Lưu trữ điện tử là quá trình lưu giữ, bảo quản và khai thác các nội dung số (tài liệu, hình ảnh, video, bản ghi âm, tin nhắn…) trong một khoảng thời gian nhất định. Một hệ thống lưu trữ điện tử hiện đại không chỉ có chức năng lưu trữ, mà còn tích hợp thêm các công nghệ giúp quản lý, tra cứu dữ liệu, đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn trong dài hạn với khối lượng dữ liệu đồ sộ. Lợi ích khi sở hữu hệ thống lưu trữ điện tử Một hệ thống lưu trữ điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp “giải phóng” không gian vật lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực như: Vì vậy, lựa chọn một giải pháp lưu trữ điện tử chất lượng là cách giúp doanh nghiệp bảo vệ chính đáng tài sản dữ liệu số, tăng hiệu quả đầu tư và vận hành doanh nghiệp. Trước vô vàn lựa chọn trên thị trường hiện nay, doanh nghiệp có thể tham khảo 5 tiêu chí cốt lõi dưới đây để tìm ra giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của mình. 5 tiêu chí quan trọng doanh nghiệp, tổ chức nên cân nhắc khi lựa chọn giải pháp lưu trữ điện tử Một giải pháp lưu trữ dữ liệu điện tử hiệu quả cần có sự kết hợp linh hoạt giữa nhiều yếu tố như dung lượng lưu trữ, tốc độ truy xuất, đảm bảo tính toàn vẹn, khả dụng và tuân thủ của dữ liệu trong dài hạn,… Dưới đây là 5 tiêu chí quan trong mà các doanh nghiệp và tổ chức nên cân nhắc để lựa chọn một giải pháp lưu trữ điện tử chất lượng và hiệu quả cao. Nhu cầu lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp Trước khi tìm đến bất kỳ nhà cung cấp nào, bước đầu tiên và quan trọng nhất là phải hiểu rõ nhu cầu nội tại của doanh nghiệp, đây sẽ là kim chỉ nam để doanh nghiệp chọn được một giải pháp phù hợp với nhu cầu. Đầu tiên, hãy phân loại các loại dữ liệu mà doanh nghiệp cần lưu trữ, bao gồm dữ liệu có cấu trúc như email, tài liệu văn bản (Word, Excel), hợp đồng, hồ sơ nhân sự,… và dữ liệu không có cấu trúc như tệp đa phương tiện (hình ảnh, video),… Sau đó, hãy ước tính sự tăng trưởng của lượng dữ liệu này. Liệu trong 5-10 năm nữa, sẽ có bao nhiêu tài liệu cần lưu trữ. Tiếp theo, tần suất truy cập có nhiều không? Nếu truy cập nhiều, đòi hỏi các giải pháp lưu trữ cho phép truy xuất nhanh, tình trạng sẵn sàng cao. Hiểu được nhu cầu về loại dữ liệu, khối lượng và tần suất truy cập, doanh nghiệp sẽ có câu trả lời cho việc có cần một giải pháp có khả năng mở rộng không, có thể lưu trữ nhiều dạng tài liệu không. Mô hình lưu trữ điện tử Hiện nay, có hai mô hình lưu trữ điện tử đang được cung cấp phổ biến trên thị trường là lưu trữ tại chỗ on-premises và lưu trữ đám mây. Ưu điểm của mô hình lưu trữ điện tử tại chỗ on-premises là doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát hạ tầng và dữ liệu. Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ tại doanh nghiệp, cho phép truy cập dữ liệu nhanh chóng, phù hợp với doanh nghiệp có yêu cầu cao về bảo mật dữ liệu. Mô hình lưu trữ đám mây là hình thức dữ liệu được lưu trữ trên các máy chủ từ xa, vận hành và bảo trì bởi đơn vị cung cấp. Ưu điểm của mô hình này là khả năng mở rộng, có thể tăng dung lượng lưu trữ mà không cần đầu tư hạ tầng nhiều. Ngoài ra, còn một mô hình khá mới nữa là hybrid – kết hợp của hai mô hình trên, dữ liệu nhạy cảm, cần bảo mật được lưu trữ tại chỗ, trong khi đó, dữ liệu ít nhạy cảm hơn, sẽ được lưu trữ trên đám mây để tối ưu chi phí và hiệu suất. Từ việc cân nhắc mô hình, doanh nghiệp sẽ có quyết định chắc chắn hơn về lựa chọn triển khai một giải pháp lưu trữ điện tử hiệu quả, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình. Bảo mật và an toàn thông tin Trong bối cảnh các mối đe dọa an ninh mạng ngày càng tinh vi, việc bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp khỏi các nguy cơ như tấn công mạng, mã độc, thất thoát hoặc mất mát do lỗi phần cứng hay thiên tai là vô cùng cấp thiết. Một hệ thống lưu trữ điện tử chuyên nghiệp cần đảm bảo dữ liệu được mã hóa toàn diện, tính toàn vẹn và giá trị pháp lý của tài liệu không chỉ khi lưu trữ mà cả trong quá trình truyền tải. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc đến tính năng phân quyền theo nhóm người dùng và cơ chế sao lưu tự động để giảm thiểu rủi ro, sai sót với tài liệu. Tuân thủ quy định lưu trữ dữ liệu Cùng với yếu tố bảo mật, tuân thủ pháp lý và tiêu chuẩn quốc tế cũng giữ vai trò then chốt. Giải pháp lưu trữ hiện tại cần đáp ứng tối thiểu theo các quy định hiện hành như Thông tư 02/2019/TT-BNV, Nghị định
