Hợp đồng điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các loại hợp đồng phổ biến như hợp đồng thương mại, hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng lao động… nhờ sự linh hoạt, thao tác dễ dàng, tối ưu thời gian và chi phí.
1. Hợp đồng điện tử là gì?
Luật giao dịch điện tử 2023 (có hiệu lực từ 1/7/2024) đã có những quy định cụ thể về hợp đồng điện tử. Theo đó, hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Cụ thể các thông tin được tạo ra (thiết lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ trong hợp đồng giữa các bên tham gia) được gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử như:
- Phần cứng, phần mềm, hệ thống thông tin hoặc phương tiện khác hoạt động dựa trên công nghệ thông tin
- Công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hay các công nghệ tương tự
Đặc biệt, luật Giao dịch điện tử 2023 nhấn mạnh: Hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện.
Nghĩa là, giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử được pháp luật công nhận và bảo vệ.
2. Ưu điểm của hợp đồng điện tử so với hợp đồng truyền thống
Hợp đồng điện tử ra đời giúp khắc phục hoàn toàn những hạn chế của hợp đồng giấy truyền thống.
- Tiết kiệm thời gian
Thời gian ký kết, theo dõi hợp đồng được rút ngắn theo tuần xuống theo phút khi hai bên không phải chờ in ấn, chuyển phát giấy tờ hay phụ thuộc vào lịch công tác, làm việc của người có thẩm quyền ký.
- Tiết kiệm chi phí
Với hợp đồng điện tử, mọi thao tác được thực hiện hoàn toàn trên phần mềm và trực tuyến. Nhờ đó, các tổ chức, doanh nghiệp có thể giảm tới 90% các chi phí vận hành, in ấn, vận chuyển hay lưu trữ các văn bản giấy tờ truyền thống.
- Ký kết giao dịch an toàn
Kết hợp với chữ ký số, hợp đồng điện tử tạo nên môi trường giao dịch an toàn, thuận tiện, nhanh chóng, mang lại niềm tin cho các bên thực hiện giao kết hợp đồng.
- Hiện đại hoá hệ thống lưu trữ, quản lý hồ sơ, dữ liệu hợp đồng
Tất cả các dữ liệu, nội dung hợp đồng được thể hiện bằng văn bản điện tử và lưu trữ trên hệ thống điện tử của doanh nghiệp, giúp quá trình quản lý, tra cứu tài liệu trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn, đồng thời khắc phục những rủi ro thất lạc, cháy nổ…
3. Quy trình ký hợp đồng điện tử
Quy trình ký kết hợp đồng điện tử rất đơn giản. Quy trình được tạo dựng tự động từ khi khởi tạo hợp đồng. Người ký chỉ cần mở hợp đồng và ký ở bất kỳ đâu, trên bất kỳ thiết bị di động nào.
- Bước 1: Khởi tạo và trình ký
Lựa chọn tài liệu cần ký và thiết lập quy trình ký, vùng ký cho người ký sau. Tự động gửi tài liệu điện tử theo quy trình định sẵn qua email để yêu cầu ký.
- Bước 2: Ký nháy và ký duyệt
Người ký có thể tạo mẫu chữ ký và tùy biến chữ ký theo yêu cầu. Trước khi ký, các bên tham gia đọc và duyệt nội dung nội dung. Thực hiện việc ký nháy và ký duyệt theo quy trình đã thiết lập.
- Bước 3: Lưu trữ và quản lý
Hệ thống sẽ thông báo hoàn thành sau khi đủ chữ ký của các bên liên quan. Tài liệu sẽ được quản lý và lưu trữ trên cloud hoặc tích hợp với các phần mềm nghiệp vụ khác để đảm bảo an toàn và dễ dàng truy cập khi cần.
4. Hợp đồng điện tử thông minh Smart eContract – sự lựa chọn tin cậy của các tổ chức, doanh nghiệp
4.1. Về Smart eContract
Smart eContract là giải pháp Hợp đồng điện tử thông minh do SAVIS trực tiếp nghiên cứu và phát triển nhằm phục vụ nhu cầu số hóa, tự động hóa quy trình ký hợp đồng điện tử của các tổ chức, doanh nghiệp trên đa nền tảng (phần mềm, app, web…).
Hơn thế, Smart eContract còn cung cấp hợp đồng điện tử có tích xanh được chứng thực bởi các Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử (CeCA), đảm bảo tính pháp lý, bảo mật, toàn vẹn và chống chối bỏ của hợp đồng điện tử.
4.2. Tính năng nổi bật của Smart eContract
- Tự động hóa quy trình
Chỉ với một phần mềm duy nhất, doanh nghiệp có thể khởi tạo văn bản, tùy chỉnh quy trình xét duyệt, ký số hợp đồng điện tử, gửi, nhận và lưu trữ điện tử, đảm bảo tính thông suốt, tự động và 100% không giấy tờ.
- Dễ dàng chỉnh sửa và ký mọi lúc, mọi nơi
Smart eContract cho phép sử dụng trên nhiều thiết bị di động (laptop, máy tính bảng, điện thoại di động,…), hỗ trợ nhiều hình thức ký số như USB token, ký số từ xa, ký số trên thiết bị di động,… giúp tổ chức, doanh nghiệp thao tác dễ dàng; xử lý tài liệu, ký kết hợp đồng mọi lúc, mọi nơi chỉ trong vài phút.
- Đảm bảo an toàn, bảo mật, chống chối bỏ
Smart eContract hỗ trợ các chuẩn ký nâng cao như: CAdES, PadES, XadES…, tích hợp ký số đóng dấu thời gian TrustCA Timestamp và công nghệ xác thực lâu dài chuẩn LTV, LTANS phục vụ lưu trữ lâu dài và chứng thực tài liệu điện tử, đảm bảo tính tin cậy và toàn vẹn của chứng từ điện tử được ký.
- Tích hợp với các hệ thống nội bộ của tổ chức doanh nghiệp
Smart eContract có thể kết nối với hệ thống thông tin doanh nghiệp qua API như phần mềm CRM, HRM…
- Áp dụng với mọi loại hợp đồng
Smart eContract phù hợp sử dụng trong mọi loại hợp đồng như hợp đồng mua hàng, cung cấp dịch vụ, lao động, e-form, PO/CO form,…
Có thể nói, Smart eContract được thiết kế phù hợp với nhu cầu số hóa – tự động hóa quy trình ký hợp đồng điện tử của mọi tổ chức, doanh nghiệp; tự tin đáp ứng cao nhất về tiêu chuẩn kỹ thuật, pháp lý theo Nghị định và Thông tư của nhà nước và tiêu chuẩn quốc tế eIDAS của Liên minh châu Âu.
Smart eContract hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp xây dựng một môi trường làm việc điện tử không giấy tờ một cách nhanh chóng nhất, tiết kiệm, an toàn và bảo mật tối đa.
Kết nối ngay với chuyên gia của SAVIS để tìm hiểu thêm về Smart eContract ngay hôm nay!
