Chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử giúp việc ký kết trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn bao giờ hết, đồng thời giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và tăng tối đa hiệu quả hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
Trung bình, một doanh nghiệp thường lưu trữ hàng nghìn hợp đồng khác nhau, trong đó bao gồm các loại hợp đồng như hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán, hợp đồng hợp tác, hợp đồng, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng tài trợ… Song, thời đại của những hợp đồng giấy này sắp khép lại khi xu hướng chuyển đổi số bùng nổ trên toàn cầu. Các giải pháp hợp đồng điện tử xuất hiện giúp doanh nghiệp số hoá quy trình ký kết, tăng hiệu quả làm việc mà vẫn đảm bảo tính pháp lý và an toàn, bảo mật.
Hợp đồng điện tử tăng cường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả hoạt động nhờ tự động hoá quy trình, giảm thiểu sai sót, quản lý tình trạng hợp đồng và thúc đẩy các bên cùng tuân thủ theo thoả thuận hợp tác.
Tự động và tối ưu hóa quy trình ký kết hợp đồng
Hợp đồng điện tử cho phép doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quá trình ký kết và xử lý hợp đồng. Thay vì phải gặp mặt trực tiếp hoặc gửi hợp đồng qua đường bưu điện, tất cả đều được xử lý trên môi trường mạng, chỉ với vài cú nhấp chuột, giúp giảm thời gian xử lý, tránh các bước thủ công rườm rà, và đồng thời tăng tốc độ hoàn thành công việc. Doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các hoạt động kinh doanh chính thay vì phải xử lý giấy tờ như phương thức truyền thống.
Quản lý hợp đồng dễ dàng, nhanh chóng
Doanh nghiệp có thể lưu trữ, tìm kiếm và theo dõi tình trạng của từng hợp đồng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Các chức năng thông minh giúp hệ thống hóa các hợp đồng theo từng tiêu chí, giúp doanh nghiệp nắm rõ tiến độ, trạng thái của từng hợp đồng, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình làm việc.
Tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác
Các giải pháp hợp đồng điện tử hiện nay được thiết kế với giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng, ngay cả những người không am hiểu công nghệ cũng có thể dễ dàng sử dụng. Ngoài việc tùy chỉnh giao diện, các giải pháp hợp đồng điện tử cũng có thể dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý khác giúp trải nghiệm liền mạch và thông suốt, tối ưu hoá quá trình làm việc.
Cải thiện tính tuân thủ và bảo vệ dữ liệu
Sử dụng hợp đồng điện tử giúp các bên tham gia tuân thủ các nghĩa vụ trong hợp đồng, nắm được thời gian hiệu lực của hợp đồng và tránh các vấn đề pháp lý liên quan. Bên cạnh đó, sử dụng công nghệ ký số, ký số nâng cao trong hợp đồng điện tử đảm bảo tất cả dữ liệu được lưu trữ an toàn, toàn vẹn, bởi mọi sự thay đổi sau thời điểm ký đều sẽ được phát hiện.
Tăng cường bảo mật, xác thực an toàn
Hiện nay, các giải pháp hợp đồng điện tử đã ứng dụng xác thực đa yếu tố (MFA), yêu cầu người dùng phải xác nhận danh tính qua nhiều bước bảo mật, như mã OTP hoặc xác thực sinh trắc học.
Đồng thời, dữ liệu hợp đồng điện tử được mã hóa ngay từ khi tạo lập và trong suốt quá trình trao đổi và lưu trữ, giúp ngăn chặn các truy cập trái phép hoặc các cuộc tấn công mạng. Công nghệ mã hóa tiên tiến như mã hóa AES (Advanced Encryption Standard) và RSA đảm bảo chỉ các bên được ủy quyền mới có thể giải mã và truy cập vào nội dung của hợp đồng, giúp bảo vệ thông tin quan trọng và giữ cho dữ liệu của doanh nghiệp luôn an toàn trước các mối đe dọa bảo mật.
Bằng cách kết hợp nhiều lớp bảo vệ trong hợp đồng điện tử, các doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu nội bộ mà còn xây dựng lòng tin vững chắc với đối tác và khách hàng.
Về Smart eContract – Giải pháp hợp đồng điện tử thông minh tối ưu hiệu quả, tiết kiệm chi phí
Smart eContract là giải pháp Hợp đồng điện tử thông minh được phát triển bởi SAVIS GROUP nhằm giải quyết bài toán số hóa quy trình ký kết tài liệu của các tổ chức, doanh nghiệp trên đa nền tảng.
Smart eContract còn cung cấp hợp đồng điện tử có tích xanh được chứng thực bởi các Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử (CeCA), doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về tính an toàn, bảo mật và pháp lý khi giao kết và vận hành kinh doanh từ xa.
- Tự động hóa quy trình
Chỉ với một phần mềm duy nhất, doanh nghiệp có thể khởi tạo văn bản, tùy chỉnh quy trình xét duyệt, ký số hợp đồng điện tử, gửi, nhận và lưu trữ điện tử, đảm bảo tính thông suốt, tự động và 100% không giấy tờ.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí đến 90%
So với hợp đồng truyền thống, Smart eContract giúp tổ chức, doanh nghiệp giảm tối đa chi phí vận hành, in ấn, vận chuyển, lưu trữ hợp đồng bản giấy. Đặc biệt, nhờ quy trình động, mọi thao tác đều có thể thực hiện trên môi trường điện tử, nhờ đó, quá trình ký kết hợp đồng không bị gián đoạn, hay rủi ro gây ra bởi quá trình chuyển phát thông thường, rút ngắn thời gian xử lý tối đa cho tổ chức, doanh nghiệp.
- Đảm bảo tính pháp lý trong nước và quốc tế
Smart eContract giúp ghi vết và đảm bảo sự toàn vẹn của nội dung, xác định chính xác danh tính các bên và lưu trữ an toàn, tuân thủ nghiêm ngặt theo Luật, Thông tư và Nghị định của chính phủ Việt Nam cũng như các tiêu chuẩn quốc tế như Luật giao dịch điện tử 2023, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Thông tư 16/2019/TT-BTTTT, thông tư 22/2020/TT-BTTTT hay Quy định eIDAS của Liên minh châu Âu,…
- An toàn, bảo mật và chống chối bỏ
Smart eContract hỗ trợ các chuẩn ký nâng cao như: CAdES, PadES, XadES…, tích hợp ký số đóng dấu thời gian TrustCA Timestamp và công nghệ xác thực lâu dài chuẩn LTV, LTANS phục vụ lưu trữ lâu dài và chứng thực tài liệu điện tử, đảm bảo tính tin cậy và toàn vẹn của chứng từ điện tử được ký.
Smart eContract hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp xây dựng một môi trường làm việc điện tử không giấy tờ tối ưu, khoa học và đảm bảo an toàn, pháp lý.
Kết nối ngay với chuyên gia của SAVIS để bắt kịp xu hướng văn phòng không giấy ngay hôm nay cùng Smart eContract!
