Trusted Archive BOX – Giải pháp lưu trữ điện tử tất cả trong một cho mọi tổ chức 

Trong kỷ nguyên mới, dữ liệu được xem là “dầu mỏ” của nền kinh tế số, lưu trữ tài liệu không chỉ dừng lại ở bảo quản thông tin mà còn là một mắt xích trong chiến lược vận hành của mọi tổ chức. Một giải pháp lưu trữ điện tử hiệu quả sẽ giúp tổ chức xây dựng hạ tầng lưu trữ điện tử vững chắc – từ số hóa, bảo mật đến khai thác thông minh. 

Thực trạng lưu trữ tại các tổ chức, doanh nghiệp 

Hiện nay, dù đã quan tâm đến lưu trữ tài liệu số nhưng phần lớn các cơ quan, tổ chức cơ bản chưa có hệ thống số hoá và quản lý lưu trữ điện tử. Thay vào đó, việc lưu trữ vẫn diễn ra theo cách thức truyền thống như in các văn bản giấy tờ rồi lưu kho hoặc lưu trữ rải rác trong các ổ cứng cá nhân, USB,… đơn lẻ. Lưu trữ thiếu đồng bộ khiến việc quản lý tài liệu trở nên rời rạc, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều rủi ro như:  

• Khó kiểm soát: Tài liệu bản cứng dễ thất lạc. Tài liệu số lưu trữ trên USB hoặc ổ cứng cá nhân cũng có nguy cơ mất mát khi thiết bị hỏng hoặc nhân viên nghỉ việc.  

• Tìm kiếm tài liệu khó khăn: Mất hàng giờ, thậm chí nhiều ngày để tìm kiếm một tài liệu cần thiết. Thời gian tìm kiếm kéo dài làm chậm trễ các quy trình, thủ tục, ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định và giảm năng suất tổng thể của tổ chức. 

• Bảo mật kém: Hồ sơ giấy không được bảo vệ bởi các lớp mã hóa, dễ bị xâm phạm, lợi dụng. Dữ liệu số trên các thiết bị cá nhân hoặc email càng dễ bị rò rỉ do không có cơ chế bảo mật phù hợp; chỉ cần thiết bị hỏng, bị tấn công mạng, hoặc lỗi từ con người có thể dẫn đến mất toàn bộ thông tin quan trọng. 

• Không đảm bảo giá trị pháp lý của tài liệu số, khiến tài liệu không có giá trị tương đương bản giấy, không thể làm căn cứ đối chiếu pháp lý.  

Bên cạnh rủi ro về lưu trữ theo cách truyền thống, lưu trữ điện tử nhỏ lẻ,… các tổ chức còn gặp khó khăn khi triển khai các giải pháp lưu trữ điện tử. Trong khi các giải pháp lưu trữ quốc tế được đánh giá là mạnh mẽ, nhưng chi phí cao, không thể chỉnh sửa phù hợp với nghiệp vụ tại Việt Nam, thì các giải pháp trong nước lại chưa tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật theo ISO cũng như kiến trúc nền tảng được khuyến nghị cho lĩnh vực số hóa lưu trữ điện tử.  Chính vì vậy, nhu cầu về một giải pháp lưu trữ điện tử toàn diện, đạt chuẩn, dễ vận hành, dễ triển khai ngày càng gia tăng ở nhiều doanh nghiệp, tổ chức.  

Trusted Archive BOX – Giải pháp lưu trữ điện tử tất cả trong một cho mọi tổ chức

Là nhà cung cấp giải pháp lưu trữ hàng đầu tại Việt Nam, SAVIS cũng là đơn vị đầu tiên và duy nhất cho ra mắt Trusted Archive BOX tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế theo khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – theo tiêu chuẩn ISO 14721:2012 và đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. 

Trusted Archive BOX gồm trọn bộ: máy chủ, các phần mềm hệ điều hành, phần mềm cơ sở dữ liệu, tích hợp với tính năng ký số, chuyển đổi tài liệu phục vụ lưu trữ lâu dài, giúp các tổ chức, doanh nghiệp dễ dàng xây dựng một hệ thống lưu trữ độc lập để vận hành và tích hợp.   

Lưu trữ an toàn – Bảo quản lâu dài – Khai thác hiệu quả 

Trusted Archive BOX được trang bị, tích hợp nhiều tính năng hiện đại nhằm đảm bảo toàn diện 3 mục tiêu:  

a. Lưu trữ an toàn 

• Tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ và quản lý tập trung, mã hóa bảo mật với tài liệu quan trọng, tạo cơ hội xây dựng kho lưu trữ điện tử nhằm tăng sự cộng tác giữa các bộ, cơ quan/tổ chức, đồng thời giảm rủi ro thất lạc văn bản và đảm bảo tuân thủ Thông tư số 02/2019/TT-BNV, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Quyết định số 458/QĐ-TTg về công tác văn thư và lưu trữ điện tử, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.   
• Sao lưu dữ liệu dưới định dạng file có tính độc lập cao như XML, không phụ thuộc vào bất cứ hệ thống bên thứ ba nào. 
• Kiểm soát tính bảo mật của kho lưu trữ bằng cách kiểm soát thông tin trao đổi giữa các phần mềm tích hợp hoặc các phần mềm nội bộ và hỗ trợ các công nghệ mã hóa dữ liệu, ký số.   
• Hỗ trợ các tính năng mã hóa tài liệu điện tử theo tiêu chuẩn GDPR, AES, RSA… 

b. Bảo quản lâu dài

• Hỗ trợ các chuẩn ký nâng cao như: CAdES, PadES, XadES…, gắn ký đóng dấu thời gian và chuẩn LTANS cho lưu trữ lâu dài và chứng thực tài liệu điện tử. 
• Tích hợp với hệ thống lưu trữ lâu dài, có thể quản lý hàng tỷ trang tài liệu chất lượng cao với chi phí đầu tư thấp có tuổi thọ từ 25 – 50 năm hoặc vĩnh viễn   

c. Khai thác hiệu quả  

• Tích hợp Chatbot AI thông minh trợ giúp người dùng trong quản lý, lưu trữ, tìm kiếm, khai thác dữ liệu, với khả năng phân tích, tổng hợp, tóm tắt nội dung nhanh chóng. 
• Tích hợp công nghệ Search Engine – Elastic Search: Tìm kiếm nhanh trên dữ liệu lớn. 
• Tích hợp không giới hạn với hệ thống phần mềm hiện có của doanh nghiệp như: Kế toán, Quản lý nhân sự, quản lý văn bản và các hệ thống quản lý thư mục trên nền tảng điện toán đám mây khác.    

Đa dạng phiên bản, phù hợp với mọi nhu cầu

Trusted Archive BOX cung cấp ba phiên bản linh hoạt, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp từ quy mô nhỏ tới lớn cũng như cơ quan nhà nước, tổ chức tài chính ngân hàng khắt khe về tuân thủ và bảo mật.  

Mỗi phiên bản đều được thiết kế để thiết lập nhanh chóng, phân quyền rõ ràng và dễ dàng sử dụng, đồng thời được bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật trọn đời, đảm bảo các tổ chức có thể triển khai hệ thống lưu trữ điện tử mà không gặp phải bất kỳ khó khăn nào.  

Kết nối ngay với chuyên gia của SAVIS để đưa doanh nghiệp tiến gần hơn với mục tiêu số hoá lưu trữ, văn phòng không giấy cùng Trusted Archive BOX!