Trong bối cảnh dữ liệu số bùng nổ, xây dựng một kho lưu trữ điện tử an toàn, tuân thủ pháp luật trở thành nhiệm vụ tất yếu với mọi doanh nghiệp, tổ chức. Lựa chọn một giải pháp lưu trữ điện tử chất lượng chính là một chiến lược quản trị dữ liệu hiệu quả mà doanh nghiệp nào cũng nên cân nhắc kỹ càng.
Lưu trữ điện tử là quá trình lưu giữ, bảo quản và khai thác các nội dung số (tài liệu, hình ảnh, video, bản ghi âm, tin nhắn…) trong một khoảng thời gian nhất định. Một hệ thống lưu trữ điện tử hiện đại không chỉ có chức năng lưu trữ, mà còn tích hợp thêm các công nghệ giúp quản lý, tra cứu dữ liệu, đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn trong dài hạn với khối lượng dữ liệu đồ sộ.
Lợi ích khi sở hữu hệ thống lưu trữ điện tử
Một hệ thống lưu trữ điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp “giải phóng” không gian vật lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:
- Tiết kiệm chi phí và không gian lưu trữ vật lý: Với kho lưu trữ điện tử, doanh nghiệp có thể lưu trữ hàng tỷ trang tài liệu, kể cả multimedia mà không cần bất kỳ một kho lưu trữ vật lí nào. Tận dụng lưu trữ đám mây còn giúp mở rộng không gian lưu trữ không giới hạn, mang lại hiệu quả đầu tư cao.
- Truy xuất thông tin nhanh chóng: Các hệ thống lưu trữ điện tử hiện đại không chỉ “lưu giữ” thông tin mà còn sắp xếp, tổ chức và phân loại thông tin khoa học, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin thông qua những thao tác đơn giản, rút ngắn 90% thời gian tìm kiếm theo phương thức thủ công truyền thống. Tìm kiếm tài liệu tức thì cũng giúp các tổ chức nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng hiệu quả vận hành cho đội ngũ nhân viên.
- Phòng tránh thất thoát dữ liệu: Một kho lưu trữ điện tử đạt chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp tránh khỏi rủi ro mất mát, thất thoát dữ liệu do lỗi phần cứng, tấn công mạng hay thiên tai. Tất cả dữ liệu số sẽ được sao lưu tự động, đảm bảo an toàn tuyệt đối.
- Hỗ trợ tuân thủ pháp lý: Lưu trữ dữ liệu hỗ trợ tuân các quy định pháp lý bằng cách lưu trữ dữ liệu theo thời gian lưu trữ bắt buộc từ 5-7 năm hoặc lâu hơn. Hệ thống lưu trữ điện tử giúp doanh nghiệp đơn giản hóa bài toán tuân thủ, lưu giữ mọi hồ sơ quan trọng ở một nơi, có tổ chức, dễ dàng tra cứu khi cần phục vụ kiểm toán, thanh tra.
Vì vậy, lựa chọn một giải pháp lưu trữ điện tử chất lượng là cách giúp doanh nghiệp bảo vệ chính đáng tài sản dữ liệu số, tăng hiệu quả đầu tư và vận hành doanh nghiệp. Trước vô vàn lựa chọn trên thị trường hiện nay, doanh nghiệp có thể tham khảo 5 tiêu chí cốt lõi dưới đây để tìm ra giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
5 tiêu chí quan trọng doanh nghiệp, tổ chức nên cân nhắc khi lựa chọn giải pháp lưu trữ điện tử
Một giải pháp lưu trữ dữ liệu điện tử hiệu quả cần có sự kết hợp linh hoạt giữa nhiều yếu tố như dung lượng lưu trữ, tốc độ truy xuất, đảm bảo tính toàn vẹn, khả dụng và tuân thủ của dữ liệu trong dài hạn,… Dưới đây là 5 tiêu chí quan trong mà các doanh nghiệp và tổ chức nên cân nhắc để lựa chọn một giải pháp lưu trữ điện tử chất lượng và hiệu quả cao.
Nhu cầu lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp
Trước khi tìm đến bất kỳ nhà cung cấp nào, bước đầu tiên và quan trọng nhất là phải hiểu rõ nhu cầu nội tại của doanh nghiệp, đây sẽ là kim chỉ nam để doanh nghiệp chọn được một giải pháp phù hợp với nhu cầu.
Đầu tiên, hãy phân loại các loại dữ liệu mà doanh nghiệp cần lưu trữ, bao gồm dữ liệu có cấu trúc như email, tài liệu văn bản (Word, Excel), hợp đồng, hồ sơ nhân sự,… và dữ liệu không có cấu trúc như tệp đa phương tiện (hình ảnh, video),…
Sau đó, hãy ước tính sự tăng trưởng của lượng dữ liệu này. Liệu trong 5-10 năm nữa, sẽ có bao nhiêu tài liệu cần lưu trữ. Tiếp theo, tần suất truy cập có nhiều không? Nếu truy cập nhiều, đòi hỏi các giải pháp lưu trữ cho phép truy xuất nhanh, tình trạng sẵn sàng cao.
Hiểu được nhu cầu về loại dữ liệu, khối lượng và tần suất truy cập, doanh nghiệp sẽ có câu trả lời cho việc có cần một giải pháp có khả năng mở rộng không, có thể lưu trữ nhiều dạng tài liệu không.
Mô hình lưu trữ điện tử
Hiện nay, có hai mô hình lưu trữ điện tử đang được cung cấp phổ biến trên thị trường là lưu trữ tại chỗ on-premises và lưu trữ đám mây.
Ưu điểm của mô hình lưu trữ điện tử tại chỗ on-premises là doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát hạ tầng và dữ liệu. Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ tại doanh nghiệp, cho phép truy cập dữ liệu nhanh chóng, phù hợp với doanh nghiệp có yêu cầu cao về bảo mật dữ liệu.
Mô hình lưu trữ đám mây là hình thức dữ liệu được lưu trữ trên các máy chủ từ xa, vận hành và bảo trì bởi đơn vị cung cấp. Ưu điểm của mô hình này là khả năng mở rộng, có thể tăng dung lượng lưu trữ mà không cần đầu tư hạ tầng nhiều.
Ngoài ra, còn một mô hình khá mới nữa là hybrid – kết hợp của hai mô hình trên, dữ liệu nhạy cảm, cần bảo mật được lưu trữ tại chỗ, trong khi đó, dữ liệu ít nhạy cảm hơn, sẽ được lưu trữ trên đám mây để tối ưu chi phí và hiệu suất. Từ việc cân nhắc mô hình, doanh nghiệp sẽ có quyết định chắc chắn hơn về lựa chọn triển khai một giải pháp lưu trữ điện tử hiệu quả, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.
Bảo mật và an toàn thông tin
Trong bối cảnh các mối đe dọa an ninh mạng ngày càng tinh vi, việc bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp khỏi các nguy cơ như tấn công mạng, mã độc, thất thoát hoặc mất mát do lỗi phần cứng hay thiên tai là vô cùng cấp thiết. Một hệ thống lưu trữ điện tử chuyên nghiệp cần đảm bảo dữ liệu được mã hóa toàn diện, tính toàn vẹn và giá trị pháp lý của tài liệu không chỉ khi lưu trữ mà cả trong quá trình truyền tải. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc đến tính năng phân quyền theo nhóm người dùng và cơ chế sao lưu tự động để giảm thiểu rủi ro, sai sót với tài liệu.
Tuân thủ quy định lưu trữ dữ liệu
Cùng với yếu tố bảo mật, tuân thủ pháp lý và tiêu chuẩn quốc tế cũng giữ vai trò then chốt. Giải pháp lưu trữ hiện tại cần đáp ứng tối thiểu theo các quy định hiện hành như Thông tư 02/2019/TT-BNV, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Nghị định 45/2020/NĐ-CP, Luật Lưu trữ điện tử 2024… Điều này không chỉ đảm bảo giá trị pháp lý của tài liệu số hóa, mà còn giúp doanh nghiệp thuận lợi trong kiểm toán, thanh tra cũng như trong quá trình tích hợp với các hệ thống và đối tác quốc tế.
Chi phí đầu tư và khả năng vận hành lâu dài
Cuối cùng, chi phí đầu tư và khả năng vận hành là một tiêu chí không thể bỏ qua khi lựa chọn đầu tư một giải pháp lưu trữ điện tử lâu dài. Từ việc lựa chọn mô hình triển khai, doanh nghiệp có cơ sở để cân nhắc tổng thể từ chi phí đầu tư ban đầu, bao gồm phần cứng, phần mềm, đến chi phí vận hành dài hạn như bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo nhân sự.
Một giải pháp tối ưu cần đảm bảo tính dễ triển khai, thân thiện với người dùng, đồng thời cho phép mở rộng linh hoạt khi nhu cầu của doanh nghiệp tăng trưởng mà không phát sinh chi phí đột biến hay làm giảm hiệu năng hệ thống. Bên cạnh đó, tự chủ công nghệ, tránh phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp ngoài cũng là điểm cần chú ý để đảm bảo sự bền vững trong vận hành lâu dài.
Trusted Archive BOX – Giải pháp lưu trữ điện tử All-in-one đầu tiên tại Việt Nam
Trusted Archive BOX là giải pháp lưu trữ điện tử All-in-one đầu tiên tại Việt Nam, do SAVIS nghiên cứu và phát triển gồm trọn bộ: máy chủ, các phần mềm hệ điều hành, phần mềm cơ sở dữ liệu, tích hợp với tính năng ký số, chuyển đổi tài liệu phục vụ lưu trữ lâu dài, giúp các tổ chức, doanh nghiệp muốn xây dựng một hệ thống lưu trữ độc lập để vận hành và tích hợp với mức chi phí đầu tư hợp lý, thiết lập nhanh chóng, sử dụng dễ dàng.
Trusted Archive BOX cũng là giải pháp đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế theo khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – theo tiêu chuẩn ISO 14721:2012, đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Trusted Archive BOX sở hữu các tính năng vượt trội như:
- Tích hợp Chatbot AI thông minh trợ giúp người dùng trong quản lý, lưu trữ, tìm kiếm, khai thác dữ liệu. Với khả năng phân tích, tổng hợp, tóm tắt nội dung nhanh chóng.
- Tích hợp công nghệ Search Engine – Elastic Search giúp tìm kiếm nhanh trên dữ liệu lớn
- Cho phép sao lưu dữ liệu dưới định dạng file có tính độc lập cao như XML, không phụ thuộc vào bất cứ hệ thống bên thứ ba nào
- Hỗ trợ tích hợp với hệ thống lưu trữ lâu dài, có thể quản lý hàng tỷ trang tài liệu chất lượng cao với chi phí đầu tư thấp có tuổi thọ từ 25 – 50 năm hoặc vĩnh viễn
- Cho phép kiểm soát tính bảo mật của kho lưu trữ bằng cách kiểm soát thông tin trao đổi giữa các phần mềm tích hợp hoặc các phần mềm nội bộ và hỗ trợ các công nghệ mã hóa dữ liệu, ký số
- Hỗ trợ các chuẩn ký nâng cao như: CAdES, PadES, XadES…, gắn ký đóng dấu thời gian và chuẩn LTANS cho lưu trữ lâu dài và chứng thực tài liệu điện tử.
- Hỗ trợ tích hợp không giới hạn với hệ thống phần mềm hiện có của doanh nghiệp như: Kế toán, Quản lý nhân sự, quản lý văn bản và các hệ thống quản lý thư mục trên nền tảng điện toán đám mây khác
Trusted Archive BOX có tới 3 phiên bản với nhiều lựa chọn dung lượng lưu trữ, phù hợp với đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp. Kết nối với chuyên gia của SAVIS ngay hôm nay để lưu trữ điện tử hiệu quả với Trusted Archive BOX.
