7 tiêu chí lựa chọn giải pháp lưu trữ tài liệu hiệu quả

Trong quá trình chuyển đổi số, quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong mọi tổ chức, ở mọi quy mô. Sử dụng một giải pháp lưu trữ chuyên nghiệp, tuân thủ các quy tắc về an toàn và pháp lý giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, truy xuất tài liệu và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Dưới đây là 07 tiêu chí dựa trên các chức năng quan trọng được coi là chìa khoá của một giải pháp lưu trữ hiệu quả mà mọi doanh nghiệp nên biết.

Giao diện thân thiện

Giao diện thân thiện ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và năng suất làm việc của người sử dụng, bởi khi một nhân sự sử dụng phần mềm một cách dễ dàng, sẽ giúp giảm thiểu thời gian tiếp cận, làm quen với phần mềm mới, giảm sai sót và cải thiện độ chính xác khi lưu trữ, tìm kiếm dữ liệu.

Có rất nhiều cách để tạo nên một giao diện thân thiện:

Kéo và thả (Drag-and-Drop): Một trong những tính năng được mong đợi nhất trong các phần mềm lưu trữ tài liệu là khả năng kéo và thả, cho phép người dùng dễ dàng đăng tải, di chuyển tệp và thư mục trong hệ thống, giúp ắp xếp và lưu trữ tài liệu nhanh chóng, ít tốn thời gian. Cách quản lý tệp này khá trực quan và dễ sử dụng, ai cũng có thể thao tác.

Menu điều hướng rõ ràng: Cấu trúc của menu điều hướng cũng là một phần của giao diện thân thiện. Menu cần được đặt tên rõ ràng và tổ chức một cách khoa học, cho phép người dùng nhanh chóng tìm thấy các tính năng họ cần mà không phải tìm trong các menu phụ phức tạp.

Thiết kế giao diện tương thích với mọi thiết bị (Responsive Design): Số lượng người dùng làm việc trên các thiết bị di động ngày càng tăng. Vì vậy, một phần mềm được thiết kế có thể hiển thị tối ưu theo các kích thước màn hình di động là vô cùng cần thiết, đảm bảo người dùng có thể truy cập và quản lý tài liệu hiệu quả trên nhiều thiết bị.

Khả năng tìm kiếm và truy xuất mạnh mẽ

Các công cụ tìm kiếm nâng cao là yếu tố cần có của mọi giải pháp lưu trữ tài liệu vì ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả truy xuất dữ liệu, đặc biệt trong trường hợp cần tạo báo cáo nhanh, kiểm toán hay truy xuất thông tin kịp thời theo yêu cầu của khách hàng. Tìm kiếm nâng cao cho phép người dùng tìm kiếm chính xác tài liệu trong số hàng ngàn hoặc thậm chí hàng triệu tệp.

Các kiểu tìm kiếm thường thấy

Tìm kiếm toàn văn bản: Đây là tính năng cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu dựa trên từ hoặc cụm từ trong nội dung của một văn bản bất kỳ. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi làm việc với khối lượng lớn dữ liệu không phân loại như email hoặc tài liệu văn bản. Tìm kiếm toàn văn bản giúp người dùng có thể tìm thấy tài liệu ngay cả khi chỉ nhớ một phần nội dung, giúp việc tìm kiếm trở nên nhanh chóng và dễ dàng.

Tìm kiếm dựa trên siêu dữ liệu: Tìm kiếm dựa trên siêu dữ liệu liên quan đến việc tìm kiếm dựa trên các thuộc tính siêu dữ liệu như ngày tạo, tác giả, loại tài liệu, thẻ và các dữ liệu mô tả khác. Cách tìm kiếm này hữu ích khi người dùng cần thu hẹp kết quả tìm kiếm theo các tài liệu cụ thể hoặc những tài liệu đáp ứng các tiêu chí nhất định.

Kết hợp nhiều phương pháp tìm kiếm: Để tối ưu kết quả tìm kiếm, các hệ thống lưu trữ tài liệu thường kết hợp nhiều phương pháp tìm kiếm với nhau. Ví dụ, người dùng có thể bắt đầu với tìm kiếm toàn văn bản và sau đó thu hẹp kết quả bằng các bộ lọc siêu dữ liệu. Phương pháp tìm kiếm theo nhiều lớp này giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy chính xác tài liệu, bất kể quy mô hay độ phức tạp của kho lưu trữ.

Bảo mật và tuân thủ theo các quy định pháp luật

Tuân thủ các luật bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư như Quy định Chung về Bảo vệ Dữ liệu tại châu Âu (GDPR), Đạo luật Bảo vệ Thông tin Y tế Mỹ (HIPAA) hay tại Việt Nam là nghị định số 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân… là yếu tố quan trọng đảm bảo các tài liệu được lưu trữ theo tiêu chuẩn và đúng pháp luật.

GDPR áp dụng cho mọi tổ chức xử lý dữ liệu của công dân ở châu Âu yêu cầu các biện pháp xử lý và bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt.

HIPAA lại đặt ra các tiêu chuẩn cho việc bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của bệnh nhân trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe.

Tại Việt Nam, nghị định số 13/2023/NĐ-CP nhằm bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam, giảm thiểu tối đa những nguy cơ và hệ quả của các hành vi xâm phạm dữ liệu cá nhân.

Không tuân thủ các quy định này là hành vi vi phạm pháp luật cũng như giảm uy tín của doanh nghiệp.

*Bảo mật và tuân thủ theo các quy định pháp luật là tiêu chí quan trọng của một giải pháp lưu trữ chất lượng*

Vì vậy, các giải pháp lưu trữ chất lượng cần thực sự tuân thủ và đảm bảo thực hiện theo luật pháp, giúp các tổ chức đáp ứng các yêu cầu pháp lý về quyền riêng tư, đảm bảo lưu trữ và truyền tải an toàn, chia sẻ, truy cập, xóa dữ liệu phù hợp với các quy định pháp luật.

Khả năng mở rộng và quản lý lưu trữ

Càng phát triển, kho dữ liệu của tổ chức, doanh nghiệp càng tăng. Một giải pháp lưu trữ lý tưởng không chỉ đáp ứng mở rộng dung lượng, mà còn cần thích ứng với số lượng người dùng lớn hơn và không làm giảm chất lượng dịch vụ. Tính năng này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tài nguyên và nhân sự, không tốn thêm nguồn lực chuyển sang một hệ thống khác.

Các hình thức mở rộng và quản lý lưu trữ

Lưu trữ đám mây

Lưu trữ đám mây ngày càng được đón nhận nhờ sự linh hoạt cũng như hiệu quả về chi phí; cho phép dễ dàng mở rộng, tăng dung lượng lưu trữ theo nhu cầu mà không cần đầu tư nhiều vào cơ sở hạ tầng vật lý, đáp ứng truy cập mọi lúc, mọi nơi.

Lưu trữ tại chỗ (On-Premises Storage Solutions)

Đây là phương pháp lưu trữ dữ liệu trên máy chủ hoặc trung tâm dữ liệu cục bộ, thường được sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu bảo mật cao hoặc những cần xử lý thông tin nhạy cảm. Bên cạnh nhược điểm về chi phí cho phần cứng, ưu điểm của lưu trữ tại chỗ là tốc độ truy cập dữ liệu nhanh và có thể được tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu cụ thể.

Lưu trữ kết hợp

Phương pháp này kết hợp ưu điểm của cả lưu trữ đám mây và tại chỗ, cho phép các doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu nhạy cảm tại chỗ để đảm bảo bảo mật, trong khi tận dụng công nghệ đám mây để lưu trữ thông tin ít nhạy cảm hơn và có thể truy cập thường xuyên hơn. Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp muốn nâng cao bảo mật bằng cách lưu trữ tại chỗ và có thể khả dụng mở rộng dung lượng khi lưu trữ đám mây.

Quản lý và tối ưu hóa dữ liệu

Không chỉ đơn thuần lưu trữ dữ liệu thông thường, quản lý lưu trữ hiệu quả còn cần tối ưu hóa dữ liệu như loại bỏ dữ liệu trùng lặp, quét virus, nén dữ liệu và phân cấp tự động giúp quản lý chi phí lưu trữ và cải thiện hiệu suất. Bên cạnh đó, tích hợp thêm các công cụ để giám sát và quản lý việc sử dụng dữ liệu cũng sẽ giúp doanh nghiệp nắm được tình trạng lưu trữ của mình.

Tích hợp với các hệ thống hiện có

Tích hợp liền mạch với các phần mềm khác trong hệ thống cũng là một yếu tố quan trọng để tạo ra một quy trình làm việc thống nhất và hiệu quả, cho phép các hệ thống khác nhau có thể “nói chuyện” với nhau, nâng cao năng suất tổng thể, giảm nhập liệu thủ công và lỗi của người dùng do các dữ liệu riêng lẻ.

Tích hợp có nghĩa là hệ thống lưu trữ có thể dễ dàng kết nối với các phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng mà không cần tuỳ chỉnh phức tạp hay phải can thiệp thủ công, cho phép dữ liệu tự động luân chuyển giữa các hệ thống, nâng cao hiệu quả vận hành.

Sao lưu và khôi phục dữ liệu sau thảm họa (Disaster Recovery)

Giải pháp lưu trữ tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ dữ liệu không bị mất, thất lạc do lỗi hệ thống, tấn công mạng hay do các thảm họa thiên nhiên. Các giải pháp lưu trữ hiệu quả không chỉ chịu trách nhiệm lưu trữ mà còn đảm bảo tính khả dụng và tính toàn vẹn của tài liệu, đáp ứng các yêu cầu quy định về bảo tồn dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố không lường trước, giúp quá trình làm việc được ổn định.

Hiệu quả về chi phí và tỷ suất hoàn vốn (ROI)

Khi lựa chọn phần mềm lưu trữ tài liệu, việc hiểu và phân tích tổng chi phí sở hữu (TCO) cũng khá quan trọng bởi TCO không chỉ dừng lại ở giá mua ban đầu hoặc phí đăng ký, mà còn bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến giải pháp trong suốt vòng đời sử dụng như chi phí triển khai, đào tạo, bảo trì, nâng cấp, và các dịch vụ hỗ trợ hay phần cứng bổ sung nếu cần.

Phân tích TCO toàn diện giúp các doanh nghiệp nắm được tổng quan chi phí trong dài hạn, từ đó, có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn, đảm bảo các giải pháp lưu trữ không chỉ phù hợp với ngân sách mà còn đáp ứng kế hoạch tài chính lâu dài.

Đầu tư vào giải pháp lưu trữ tài liệu phù hợp có thể mang lại tỷ suất hoàn vốn (ROI) đáng kể cho doanh nghiệp, thể hiện qua nhiều lợi ích trực tiếp và gián tiếp như:

Tăng hiệu quả và năng suất: Bằng cách tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu, một giải pháp phù hợp có thể giảm đáng kể thời gian và công sức trong lưu trữ, tìm kiếm và truy xuất tài liệu.
Giảm chi phí lưu trữ: Giải pháp lưu trữ hiệu quả giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ bằng cách nén dữ liệu và loại bỏ dữ liệu trùng lặp, tiết kiệm đáng kể chi phí lưu trữ, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có một lượng dữ liệu lớn.

Tuân thủ và quản lý rủi ro: Giải pháp lưu trữ chất lượng luôn đi cùng những cam kết đảm bảo tuân thủ theo các thông tư, nghị định và luật về quản lý dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân,… Ngoài ra, nhờ ứng dụng các công nghệ đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, giải pháp cũng giúp giảm rủi ro liên quan đến vi phạm dữ liệu và các chi phí liên quan.

*Đầu tư vào giải pháp lưu trữ tài liệu phù hợp có thể mang lại tỷ suất hoàn vốn (ROI) đáng kể cho doanh nghiệp*

Kết luận

Một giải pháp lưu trữ tài liệu phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dữ liệu hiệu quả, an toàn cũng như đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật. Bên cạnh các tính năng quan trọng như giao diện thân thiện, khả năng tìm kiếm nâng cao, bảo mật mạnh mẽ, khả năng mở rộng và tích hợp mượt mà thì việc đảm bảo sao lưu và khôi phục dữ liệu cũng là những yếu tố không thể bỏ qua ở một giải pháp lưu trữ chất lượng. Lựa chọn giải pháp có những chức năng trên không chỉ giúp quản lý dữ liệu dễ dàng mà còn góp phần quan trọng trong cải thiện hiệu suất, đáp ứng nhu cầu mở rộng lâu dài doanh nghiệp trong môi trường số hóa.

Source: https://sharearchiver.com/document-archiving-software-features/

Về giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử tin cậy – Trusted Archive

Trusted Archive là giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử tin cậy được SAVIS GROUP nghiên cứu và phát triển, nhằm giải quyết nhu cầu lưu trữ dữ liệu, tài liệu điện tử lớn của các doanh nghiệp, giúp tối ưu nguồn lực, xây dựng, triển khai, vận hành các hệ thống xử lý dữ liệu trên một nền tảng chung thống nhất.

Trusted Archive cũng là giải pháp đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế theo khung kiến trúc lưu trữ mở OAIS – theo tiêu chuẩn ISO 14721:2012, đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, Thông tư 22/2020/TT-BTTTT quy định về yêu cầu kỹ thuật đối với phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ số.

Trusted Archive sở hữu các tính năng vượt trội như:

Bảo vệ dữ liệu và mã hoá dữ liệu nhạy cảm

Cấu hình quy định về lập kế hoạch bảo quản và tiêu hủy dữ liệu

Hỗ trợ tìm kiếm nhanh, tìm kiếm toàn văn bản trên dữ liệu lớn Search Engine – Elastic Search;

Ứng dụng AI trong tìm kiếm, tra cứu và OCR để sát với ngữ nghĩa của Việt Nam với độ chính xác tới 99%

Chuyển đổi và lưu trữ dưới các định dạng chuẩn cho lưu trữ lâu dài như PDF/A, XML đảm bảo khả năng truy cập, xác thực, toàn vẹn và chống chối bỏ tài liệu trong dài hạn

Hỗ trợ các chuẩn ký số nâng cao, ký đóng dấu thời gian Timestamp, chuẩn ký số xác thực lưu trữ lâu dài LTV, LTANS giúp lưu trữ 5 năm, 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn.