Bài toán về lưu trữ điện tử đang là mối quan tâm hàng đầu của các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay. Vậy tại sao lưu trữ điện tử lại quan trọng? Tổ chức phải lựa chọn giải pháp như thế nào để giải quyết một cách triệt để, khoa học, đảm bảo tính tin cậy và xác thực toàn vẹn cho dữ liệu lưu trữ? Cùng SAVIS tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Lưu trữ điện tử – Nền tảng cốt lõi nhưng còn nhiều rào cản
Số hoá là bước đầu tiên của quy trình chuyển đổi số. Các tổ chức, doanh nghiệp đang dần chuyển hệ thống văn bản, tài liệu sang hình thức điện tử. Vì thế, lưu trữ tài liệu điện tử sẽ là nhu cầu tất yếu, là hệ thống quan trọng trong một quy trình số hóa hoàn chỉnh của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào.
Tuy nhiên, hiện nay nhiều tổ chức, doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp với mô hình vận hành. Nhiều giải pháp công nghệ trong nước chưa tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật của thế giới và quy định quy chuẩn chung về kho lưu trữ số tin cậy theo ISO 14A21:2012 và ISO 16363:2012, trong khi các giải pháp từ nước ngoài giá thành cao và khó chỉnh sửa để phù hợp với yêu cầu của các đơn vị tại Việt Nam.
Bên cạnh đó, các trở ngại về kỹ thuật như xác thực ký số trong thời hạn lâu dài cũng là lý do khiến nhiều tổ chức, doanh nghiệp đắn đo. Bởi trong lưu trữ điện tử thông thường, phương thức xác thực điện tử như ký số chỉ có giá trị trong vòng 3 – 5 năm. Điều này đồng nghĩa với việc tất cả các file điện tử sẽ trở thành file rác nếu không được gia hạn hoặc có những giải pháp cho lưu trữ lâu dài, lưu trữ vĩnh viễn.
Giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử tin cậy – Trusted Archive
Trusted Archive được SAVIS nghiên cứu và phát triển, nhằm giải quyết nhu cầu lưu trữ dữ liệu, tài liệu điện tử lớn của các doanh nghiệp, giúp tối ưu nguồn lực, xây dựng, triển khai, vận hành các hệ thống xử lý dữ liệu dựa trên cơ sở nền tảng chung hợp nhất.
Trusted Archive sở hữu những tính năng, ưu điểm nổi bật so với các giải pháp khác trên thị trường hiện nay, được nhiều tổ chức và doanh nghiệp lựa chọn cho quy trình số. Cùng điểm qua TOP 5 lý do nên lựa chọn Trusted Archive.
1. Là giải pháp đầu tiên và duy nhất tuân thủ OAIS – ISO 14721:2012 và Thông tư 02/2019/TT-BNV
Trusted Archive được phát triển dựa trên nền tảng hệ thống thông tin lưu trữ mở OAIS – theo tiêu chuẩn ISO 14721:2012 được các lưu trữ quốc gia lớn trên thế giới như NARA Mỹ, NAA Úc, Canada, Hoàng gia Anh… áp dụng từ năm 2003. Mô hình tham chiếu OAIS quy định đầy đủ các công tác liên quan đến lưu trữ thông tin, từ thu nộp, tổ chức lưu trữ, quản trị dữ liệu, truy cập khai thác đến tiêu hủy.
2. Tìm kiếm nhanh Elastic Search trên dữ liệu lớn Big Data
Giải pháp hỗ trợ tìm kiếm nhanh trên nền dữ liệu lớn Big Data, quản lý dữ liệu theo thời gian thực, mã hóa kết nối, cung cấp các API dùng cho việc phát triển nâng cấp dịch vụ, tích hợp với hệ thống nghiệp vụ để lưu trữ dữ liệu.
3. Sao lưu dữ liệu, nhận dạng AI Smart OCR và báo cáo thông minh
Trusted Archive sử dụng công nghệ bóc tách chữ viết từ hình ảnh OCR cho độ chính xác tuyệt đối. Bên cạnh đó giải pháp còn cho phép sao lưu dữ liệu không phụ thuộc vào bất cứ hệ thống bên thứ ba nào, đảm bảo an toàn tuyệt đối.
4. Định dạng tài liệu chuẩn lưu trữ
Tất cả tài liệu được đưa vào hệ thống Trusted Archive đều được chuyển đổi định dạng theo định dạng lưu trữ như PDF/A, XML,… thay vì các định dạng quen thuộc như PDF, Office, nhằm đảm bảo khả năng truy cập và tính toàn vẹn về nội dung của tài liệu trong thời gian lưu trữ trước những thay đổi liên tục của công nghệ.
5. Ký số bảo mật, lưu trữ lâu dài
Giải pháp hỗ trợ các chuẩn ký số điện tử nâng cao, kết hợp ký đóng dấu thời gian Timestamp và chuẩn ký số xác thực lưu trữ lâu dài LTV, LTANS. Nhờ đó, tài liệu có thể được quản lý, xác thực tin cậy trong 5 năm, 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn.
6. An toàn bảo mật
Với Trusted Archive, hoàn toàn có thể kiểm soát tính bảo mật của kho lưu trữ bằng cách kiểm soát thông tin trao đổi giữa các phần mềm, mã hoá dữ liệu và ký số.
Kết luận
Sở hữu hệ thống lưu trữ điện tử là bước đầu tiên cần thiết cho số hoá tài liệu, cũng chính là bước cuối cùng trong quy trình chuyển đổi số. Để chuyển đổi số vững chắc, tổ chức cần có hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử tin cậy, an toàn, xác thực và toàn vẹn lâu dài. Và đầu tư xây dựng một hệ thống ký số đạt tiêu chuẩn ngay bây giờ sẽ giúp tổ chức tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí chuyển đổi, chuẩn hóa tài liệu sau này.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn TẠI ĐÂY!
