Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai các sản phẩm công nghệ ứng dụng cho ngành lưu trữ tại Việt Nam, SAVIS là một trong hai đại biểu duy nhất đến từ Việt Nam được mời tham dự Hội nghị lưu trữ quốc tế cấp cao (CISA) diễn ra vào tháng 10 năm 2018 tại thủ đô Paris, Pháp.  

CISA là sự kiện thường niên được tổ chức dành cho các chuyên gia lưu trữ trên thế giới. Sự kiện năm nay tập trung vào chủ đề lưu trữ số trong kỷ nguyên số thế kỷ 21. Chủ đề này phản ánh tới các vấn đề liên quan đến thu thập, đánh giá, lưu trữ lâu dài của tài liệu điện tử và các vấn đề trong việc tái sử dụng dữ liệu…

Tại sự kiện, ông Hoàng Nguyên Vân – Tổng Giám đốc của SAVIS đã chia sẻ về hiện trạng và thách thức của lưu trữ số tại Lưu trữ Quốc gia Việt Nam để cùng thảo luận và tham khảo kinh nghiệm của các chuyên gia lưu trữ trên thế giới.   

Theo ông Vân, thách thức lớn nhất của Việt Nam vẫn là khung pháp lý về lưu trữ còn lỏng lẻo. Hệ thống văn bản pháp luật hiện hành về quản lý, lưu trữ văn bản, tài liệu điện tử trong các cơ quan quản lý nhà nước chưa được hoàn thiện. Cụ thể, chưa có quy định rõ ràng về tiêu chuẩn “Số hóa và Lưu trữ điện tử” đồng bộ các hệ thống phần mềm quản lý nghiệp vụ hình thành các tài liệu điện tử đầu vào trong các cơ quan khác nhau; các quy định về việc ký số đối với các tài liệu lưu trữ điện tử, về thời hạn hiệu lực của chữ ký số trên tài liệu điện tử; các quy định về siêu dữ liệu cần quản lý của từng loại tài liệu lưu trữ điện tử.

Điều này dẫn đến hầu hết các đơn vị được kiểm tra, khảo sát đều chưa thực hiện được việc lập và quản lý hồ sơ điện tử. Khối lượng tài liệu điện tử khá lớn hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước không được xử lý, lựa chọn để bảo quản và khai thác sử dụng hiệu quả. Từ đó ảnh hưởng rất lớn đến quản lý điều hành trong các cơ quan nhà nước và phục vụ nhu cầu của người dân và doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, ông Vân cho biết ứng dụng CNTT của các cơ quan tổ chức còn mang tính tự phát theo nhu cầu quản lý của từng đơn vị. Việc lưu trữ, quản lý hồ sơ của công dân, doanh nghiệp cũng như các cơ quan quản lý nhà nước trên nhiều phần mềm độc lập khác nhau không theo các quy chuẩn chung bị trùng lặp gây lãng phí tốn kém tài nguyên; tăng chi phí đầu tư thiết bị lưu trữ riêng cho các phần mềm; tăng nhu cầu nhân lực để quản lý và theo dõi các tài liệu lưu trữ cho từng phần mềm; tăng dung lượng lưu trữ do một loại tài liệu được luân chuyển qua các phần mềm khác nhau phải lưu trữ riêng trên từng phần mềm…

Để giải quyết những vấn đề tương tự, các lưu trữ quốc gia trên thế giới đã áp dụng các tiêu chuẩn cho lưu trữ điện tử như: ISO 19005-1 quy định định dạng tài liệu điện tử đầu vào cho lưu trữ lâu dài sử dụng PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3; ISO 14721:2012 định nghĩa mô hình tham chiếu cho một hệ thống thông tin lưu trữ mở;  ISO 16363:2012 hướng dẫn các phương pháp để đánh giá độ tin cậy của kho lưu trữ điện tử; ISO 23081-1:2017 về siêu dữ liệu cần quản lý của từng loại tài liệu lưu trữ điện tử; Luật chữ ký điện tử trên toàn thế giới bao gồm Đạo luật esign Hoa Kỳ và Quy chế Liên minh châu Âu eIDAS….

Không nằm ngoài xu hướng của thế giới, SAVIS cũng đã nghiên cứu và phát triển Giải pháp “Lưu trữ số hoá điện tử tập trung trên nền tảng Big Data” theo tiêu chuẩn ISO 14721:2012 – Tiêu chuẩn đặc tả kiến trúc hệ thống thông tin lưu trữ mở được các lưu trữ quốc gia lớn trên thế giới như NARA Mỹ, NAA Úc, Canada, Hoàng gia Anh…áp dụng từ năm 2003. Là sản phẩm được trao Danh hiệu Sao Khuê 2018, “Lưu trữ số hoá điện tử tập trung trên nền tảng Big Data” sẽ giải quyết bài toán về nhu cầu lưu trữ dữ liệu lớn của các cơ quan, tổ chức; giúp tối ưu nguồn lực xây dựng, triển khai, vận hành các hệ thống xử lý dữ liệu; hỗ trợ việc đầu tư ứng dụng CNTT hiệu quả, triển khai nhanh và giảm rủi ro có thể phát sinh trong nghiệp vụ lưu trữ.