Phần mềm Quản trị Quy trình nghiệp vụ (BPM)
Thách thức

Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) mang lại hiệu quả cho việc quản lý điều hành các công ty ngày càng nhiều hơn và thông dụng hơn. Trong mỗi doanh nghiệp đều tồn tại một hoặc nhiều phân hệ phần mềm khác nhau như hệ chương trình phần mềm kế toán dùng cho bộ phận kế toán; Hệ chương trình phần mềm kho dùng cho bộ phận kho; Hệ chương trình phần mềm nhân sự dùng cho bộ phận nhân sự; Hệ chương trình phần mềm quản lý văn bản dùng cho bộ phận văn thư, v.v … Các hệ chương trình phần mềm này thiếu sự liên kết, thiếu sự tích hợp dữ liệu mang tính hệ thống. Một vấn đề đặc biệt quan trọng khác là mỗi khi có phát sinh nhu cầu cập nhật điều chỉnh thay đổi về quy trình nghiệp vụ quản lý, điều chỉnh thay đổi về cách thức thu thập, phân tích, xử lý dữ liệu …

Giải pháp

Nhằm khắc phục các vấn đề như trên, SAVIS đã cho ra đời giải pháp quản trị quy trình nghiệp vụ động (BPM), cho phép các doanh nghiệp mô hình hóa, triển khai và quản lý các quy trình nghiệp vụ quan trọng, có liên quan tới nhiều ứng dụng trong doanh nghiệp, nhiều phòng ban và các đối tác kinh doanh.

Bằng cách sử dụng các công cụ mô hình hóa, các tổ chức có thể dễ dàng tiến hành mô tả các quy trình một cách trực quan và chi tiết thông qua các biểu đồ, sơ đồ thích hợp. Dựa vào hệ thống quy trình nghiệp vụ đã mô hình hoá, các nhà quản lý có thể phân tích, đánh giá tính hiệu quả của chúng; loại bỏ hoặc tự động hóa các công việc để có được các quy trình hoạt động tối ưu.

BPM cung cấp chức năng giám sát mọi hoạt động trong một quy trình nghiệp vụ. Người quản lý quy trình có thể nhìn thấy các thống kê về hiệu suất hoạt động của quy trình như: thời gian thực hiện trung bình của mỗi bước, thời gian chờ người dùng thực hiện, chi phí về mặt dữ liệu v.v…. Chức năng theo dõi các hoạt động nghiệp vụ này cho phép người quản lý quy trình dễ dàng phát hiện ra những điểm bất thường trong quá trình thực thi một quy trình.

Chức năng của Giải pháp quản trị Quy trình động:

  • Quản lý quy tắc nghiệp vụ (Business Rule).
  • Cung cấp các công cụ để phối hợp, cộng tác.
  • Hỗ trợ thiết kế giao diện đồ họa trực quan.
  • Mô phỏng lại quy trình nghiệp vụ.
  • Triển khai dễ dàng, nhanh chóng.
  • Tích hợp với các Hệ thống nghiệp vụ, trục chia sẻ và trao đổi dữ liệu.
  • Giám sát hoạt động quy trình nghiệp vụ (BAM – Business Activity Monitoring).
  • Phân tích dữ liệu liên quan tới quy trình nghiệp vụ.
Lợi ích
  • Biến các quy trình nghiệp vụ được thực hiện trên giấy tờ thành các quy trình điện tử. Giảm thiểu các bước thủ công, hạn chế sai lầm, đồng thời nâng cao tính hiệu quả và năng suất lao động.
  • Nâng cao khả năng điều khiển, trách nhiệm giải trình và tính linh hoạt của nghiệp vụ.
  • Hợp lý hóa quy trình nghiệp vụ bên trong và bên ngoài, hạn chế sự dư thừa và tăng tính tự động hóa.
  • Tạo nền tảng cho việc chia sẻ các quy trình nghiệp vụ đầu cuối tương tự như cách thức mà DBMS chia sẻ dữ liệu giữa các ứng dụng và các đối tác kinh doanh.
  • Tạo nền tảng xây dựng các thế hệ ứng dụng nghiệp vụ tiếp theo.
  • Tạo ra các mẫu quy trình có thể được tái sử dụng.
  • Thay đổi quy trình nghiệp vụ một cách nhanh chóng tùy theo chu trình của nghiệp vụ đó (có thể theo từng ngày, từng tuần hoặc từng quý).
  • Cung cấp thông tin phản hồi về tình trạng của quy trình theo cơ chế thời gian thực.
  • Đánh giá thời gian và chi phí của quy trình, từ đó đưa ra phương án nhằm tối ưu hóa quy trình.
  • Các quy trình BPM có tính trong suốt và liên tục và bao gồm tất cả các thông tin về các thành phần trong vòng đời của một quy trình.
  • BPM hỗ trợ các hoạt động thường xuyên phải thay đổi, giám sát và quản lý công việc giữa các công ty. Nó giúp cho việc củng cố và nâng cao các mắt xích liên kết trong toàn bộ quy trình.
  • BPM hỗ trợ môi trường cộng tác cho các đối tác và cung cấp phương tiện để đánh giá, phân tích các quy trình.